Opinie 21 februari 2019

Standaard in boekhoudsoftware lost controleprobleem op

Stel verplicht dat elke vorm van boekhouden een standaard dataset kan produceren en de kwaliteit van controles door accountant, Belastingdienst en andere toezichthouders vliegt omhoog. En de kosten ervan omlaag.

In het gemotoriseerde wegverkeer is het geregeld. Om aan emissie-eisen te voldoen moet elke motor de mogelijkheid hebben het motormanagementsysteem uit te lezen, onder meer om te kunnen vaststellen wat die emissies zijn. De techniek daarvoor (stekkers, computers) is wereldwijd uniform.

Het economisch verkeer verdient eenzelfde standaardisering. Alle 1,7 miljoen rechtspersonen die bij de Kamer van Koophandel staan ingeschreven, zijn verplicht een boekhouding bij te houden. De één doet dat met bedrijfsbrede software op maat en geeft daar miljoenen aan uit. De ander heeft genoeg aan de spreekwoordelijke achterkant van een sigarendoos. De wetgever maakt het in principe niet uit. Volgens de Hoge Raad gaat het er alleen om dat 'te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend'.

Op welke manier dat 'kennen' moet plaatsvinden, doet blijkbaar niet ter zake; aan vormvereisten ontbreekt het geheel. In het digitale tijdperk dat we zijn ingegaan moet dat echter worden gekwalificeerd als een enorme bron van verspilling.

Dan gaat het met name om de controle van deze gegevens. Want Belastingdienst, externe accountants en andere toezichthouders besteden naar schatting zestig tot tachtig procent van hun tijd en energie aan het 'controleerbaar maken' van gegevens die via de verschillende boekhoudprogramma's wordt aangeleverd. Vroeger, in het papieren tijdperk, was dit geen issue: de stapel papier die zich naast de controleur verhief moest hoe dan ook doorploegd worden.

Die stapel is nu echter vervangen door een digitale kluwen van verschillende opslagformaten, opslagsystemen en opslagindelingen, die alleen een bewerkbaar geheel kan worden door de data te isoleren, te transformeren en opnieuw op te slaan. Het is dat zogeheten ETL-proces (Extract, Transform & Load) dat de genoemde zestig tot tachtig procent van de controlebudgetten opslurpt.

Een standaard voor de uitwisseling van informatie tussen al die verschillende systemen lost dit probleem op. Inhoudelijk zijn de verschillen namelijk verwaarloosbaar: alle boekhoudsoftware produceert overzichten zoals een balans, een winst-en-verliesrekening, een debiteurenstand, et cetera. Wat alleen ontbreekt zijn afspraken over de vorm waarin die gegevens beschikbaar komen en afspraken over de manier waarop die gegevens uit het systeem gehaald kunnen worden; afspraken over een uniforme stekker, zogezegd.

De politiek zou zich daarover moeten buigen. Nederland loopt al jaren voorop met de XAF-standaard. Die diende min of meer als grondslag voor de standaard die de OECD neerzetten, de SAF-T.  Ook China heeft - met zijn negentigduizend accountants - veel ervaring opgedaan met een eigen standaard. Dat land heeft nu het initiatief genomen voor een wereldstandaard: de ISO/PC 295.

Wordt die wereldstandaard een succes? Bij de onderhandelingen daarover blijkt dat politieke wil ervoor beslissend zal zijn. De technologie om alle bouwers van boekhoudsoftware te verplichten tot het inbouwen van zo'n uniforme stekker is het punt niet. Daarnaast: de opbrengsten zullen hoog zijn. Kwalitatief, want uniforme data lenen zich voor diepgaande analyse, benchmarking en risicogerichte steekproeven, wat allemaal leidt tot betere controles. Maar ook kwantitatief: zestig tot tachtig procent van het werk - en dus van de kosten van de controleurs - wordt overbodig. Tel uit je winst. Standaardisering kan zo 'het controleprobleem' oplossen. Die oplossing negeren zou kortzichtig en dom zijn.