Opinie 03 oktober 2018

Samenstellen = controleren

Afgelopen week was ik bij de afdelingsvergadering Noord-Holland van de NBA. John Weerdenburg gaf daar een presentatie over de toepassing van COS 4410 voor samenstellingsopdrachten.

In het kader van een project waarmee ik bezig ben had ik me de afgelopen maanden als accountant 'uit de controlehoek' al meer verdiept in de samenstellingspraktijk en de problematiek die daar speelt. Dus de afdelingsvergadering was een goed moment om het verhaal van John te horen en om met diverse deelnemers te spreken over hoe zij tegen bepaalde zaken aankijken.

Dacht ik eerst dat samenstellen simpel was in vergelijking met controle (je hoeft immers geen zekerheid te verkrijgen), inmiddels weet ik wel beter. Samenstellen is helemaal niet zo simpel en er zijn meer overeenkomsten tussen controleren en samenstellen dan ik oorspronkelijk had gedacht.  Laat me dit toelichten.

Wat doe je bij een samenstellingsopdracht? Ondersteunen van het management bij het opstellen en presenteren van historische financiële informatie zonder enige zekerheid over die informatie te krijgen, zo staat het in paragraaf 1 van COS 4410.

Zonder enige zekerheid te krijgen? Is dat echt waar? Nee, zo simpel is het ook weer niet. De accountant moet wel een goed beeld krijgen van de onderneming. En als hij of zij bij het samenstellen vaststelt dat de informatie die verstrekt is niet compleet, niet nauwkeurig of anderszins onbevredigend is, moet de accountant bij het management aan de bel trekken. En doorpakken door de opdracht terug te geven als hij of zij geen bevredigende antwoorden krijgt.

De samenstelaccountant verricht dus ook controlewerkzaamheden, al heet het dan niet zo. En net als bij controlerende accountants is er sprake van een grijs gebied als het gaat om de vraag hoe diep en hoe ver je met die controlewerkzaamheden moet gaan om een verklaring af te geven.

Over sommige zaken lijken samenstelaccountants het wel eens te zijn. Bijvoorbeeld als het gaat om de vraag of de bankstand ultimo jaar aan moet sluiten met de jaaropgave van de bank. Ja, die controle zou je moeten doen. Net zoals je zou moeten vaststellen dat de BTW-aangiften aansluiten met de administratie.

Maar over iets als bijvoorbeeld de controle van een significante post voorraden zijn de meningen verdeeld. Kun je volstaan met een opgave van een totaalbedrag door de klant? Moet je minimaal een uitsplitsing hebben naar hoeveelheden en prijzen per artikelsoort? En als je die hebt, moet je dan ook vaststellen dat die hoeveelheden er daadwerkelijk liggen? Zo ja: volstaat het om vast te stellen dat de klant heeft geïnventariseerd en hoe, of moet je daar zelf bij zijn geweest? Is inventariseren niet nodig, maar is het wel handig als je een foto neemt van het magazijn en die in je dossier stopt (ik heb het ook maar gehoord)?

En wat doe je aan de prijscomponent? Niets? Of toch iets, omdat in de toelichting op de jaarrekening staat dat 'de voorraden worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs onder toepassing van de FIFO-methode (first in, first out) of lagere opbrengstwaarde' (conform modelrapporten NBA) en je toch moet vaststellen of dit ook klopt? En hoe ga je dat dan vaststellen? Ga je dat bijvoorbeeld voor één artikel standaard na, zoals iemand mij vertelde? En dan heb ik het nog niet over de bepaling van de waarde van verouderde of beschadigde producten.

Lastige vragen, want wat wordt er van de samenstelaccountant verwacht? Door veel klanten: zo snel mogelijk en tegen een zo laag mogelijke prijs een rapport leveren. Dus met weinig tijd voor ‘controle werkzaamheden’. Maar als er vervolgens een probleem is weet men de ook de samenstelaccountant te vinden. Zie bijvoorbeeld de boekjes Uitglijders en Rode Vlaggen van Lex van Almelo.

Maar ook: wat wil de samenstelaccountant weten van zijn klant? Weet je liever meer of minder? Waarbij ik ook accountants hoor zeggen dat ‘meer weten’ vooral tot gedoe leidt waar ze niet op zitten te wachten.

Mijn conclusie: samenstel- en controlerend accountants in de mkb-praktijk hebben niet alleen te maken met dezelfde klanten, maar ook met (in de basis) dezelfde problematiek. Laten we dat in de verdere visievorming over de toekomst van het beroep ook als uitgangspunt nemen. Kijken naar de overeenkomsten en niet naar de verschillen. Die verschillen zijn in mijn ogen nu al marginaal en bij toenemende digitalisering en toepassing van digitale controletechnieken steeds minder relevant.