Aan de andere kant van de tafel
Mijn man heeft een eigen bedrijf, daar heb ik het hier al eens over gehad. Toen hij begon, ging ik de administratie doen. Dat leek een goed idee. Boekhouden was niet zijn ding en ik had ervoor geleerd, dus dat leek logisch.
Maar het was geen succes. Ik moest hem voortdurend vragen waar facturen, bonnetjes en bankafschriften waren gebleven en ik ging me ook met de zaken bemoeien. Dat deed onze relatie geen goed en sindsdien houden we zakelijk en privé strikt gescheiden. Ieder de kapitein op zijn eigen schip.
Mijn man schakelde een administratiekantoor in en dat kantoor zorgt er sindsdien voor dat de jaarstukken worden gemaakt en de aangiften vpb en loonbelasting worden gedaan. De btw-aangiften bleef hij zelf doen. Dat gaat zo al jaren. Ik bemoeide me er niet meer mee.
Tot ik hem pas weer zag zitten, in zijn kantoor, op de laatste dag van de maand. Uitpuilende postbakjes, op ieder vrij plekje facturen, bonnetjes, foldermateriaal, visitekaartjes, catalogi en allerlei andere post. Hij gestrest bezig alles bij elkaar te zoeken. Om tenslotte in Excel alle facturen op een rij te zetten en zo nog net voor de deadline de btw-aangifte te kunnen verzenden.
Dat zou nog niet zo erg zijn, als daarna alles wat was verzameld ook netjes in mappen terecht kwam, maar dat is niet het geval. Dus de stapels groeien alleen maar. Nog een stressmoment: de stukken moeten worden verzameld en naar de boekhouder gebracht, zodat die de jaarrekening kan maken. De boekhouder die vervolgens constateert dat er van alles ontbreekt, waarnaar mijn man dan weer op zoek moet. En zo gaat het maar door. Consequentie: tussentijds geen inzicht in de cijfers, altijd suppletie-aangiften, een jaarrekening die pas na een jaar of langer gereed is en dan keurig in de envelop blijft zitten. Toen pas bleek dat het administratiekantoor over 2015 en 2016 was vergeten de WBSO-subsidie in mindering te brengen op de loonbelasting, ging ik me er toch weer mee bemoeien.
Het moest toch echt anders kunnen. Mijn man moet doen waar hij goed in is en als het gaat om de administratie en alles wat daar mee samenhangt 'ontzorgd' worden. Met dit idee in het achterhoofd hebben we hebben samen een lijstje van wensen gemaakt. Het kantoor dat we zoeken:
Registeert en rapporteert
- Voert de gehele administratie (financieel en salaris).
- Verzorgt alle aangiften en jaarstukken.
- Faciliteert dat alle boekstukken op ieder moment gescand of gefotografeerd kunnen worden aangeleverd.
- Faciliteert dat alle bankmutaties direct worden ingelezen.
- Faciliteert dat de loonjournaalpost wordt ingelezen.
- Zorgt dat de administratie tenminste maandelijks 'bij' is.
- Checkt of de administratie volledig en juist is.
Informeert
- Geeft maandelijks inzicht in de financiële stand van zaken via een dashboard.
- Gaat het gesprek met mijn man aan over wat de cijfers zeggen en hoe hij er financieel voor staat.
Adviseert
- Is sparringpartner als het gaat om beslissingen met financiële consequenties.
- Heeft een netwerk van bewezen experts met specialistische kennis op verschillende terreinen: fiscaal, subsidie, HR, juridisch en dergelijke.
Werkt effectief en efficiënt
- Loopt voorop in digitale toepassingen.
- Beheerst het bedrijfsproces.
Waarborgt de kwaliteit
- Heeft een kwaliteitsbewakingssysteem op het geheel van de dienstverlening.
Is concurrerend
- De prijs voor de dienstverlening is passend voor wat wordt geleverd, mede in relatie tot de omvang en de complexiteit van de administratie.
Een hele waslijst, maar toch niet te veel gevraagd vanuit ons perspectief als klant, of wel? Ik heb verschillende accountantskantoren gevraagd om met ons het gesprek aan te gaan. Accountantskantoren, geen administratiekantoren, vanuit het idee dat zij beter in staat zouden moeten zijn om aan onze wensen te voldoen. Maar of dat echt zo is? We hebben een kantoor gekozen. We gaan het zien.
In deze serie vertelt Marianne van der Zijde, ex-toezichthouder bij de AFM, hoe zij naar de accountancy kijkt, met als doel te helpen jaarrekeningcontroles leuker en beter te maken.