Opinie 19 september 2016

Bomen en bos

We bespraken de aanpak van de controle van een verhuurder van particuliere woningen. Ik in mijn rol als meedenker en kritischer vragensteller, met als doel ervoor te zorgen dat de controleaanpak efficiënt en effectief zou worden gepland.

De accountant had net verteld dat de klant de interne processen uitgebreid en in detail had laten beschrijven. Daar was hij blij mee, eindelijk een klant met een complete beschrijving, mooier kon het toch niet? Het Handboek AO was keurig in het controledossier opgenomen. "En nu dan, wat ga je met dat handboek doen?", vroeg ik hem, terwijl ik door de 1041 bladzijden van het document scrolde. Hij keek me geïrriteerd aan: "Gebruiken natuurlijk." "Oké, maar hoe denk je dat dan aan te gaan pakken?"

Het was niet de eerste keer dat ik een Handboek AO van de klant in een controledossier tegenkwam en de conclusie zou waarschijnlijk ook niet anders luiden dan in alle voorgaande keren: je hebt er maar bar weinig aan voor je controle.

Wat is het probleem met het gemiddelde Handboek AO van de klant? Om er een paar te noemen: het is niet geschreven vanuit het perspectief van de controle van de financiële verantwoording. Het is te gedetailleerd, veel is niet relevant voor de controle. Het is tijdrovend om door te nemen. Het is maar de vraag of het is opgesteld door deskundigen (en niet door een stagiaire van een accountantskantoor). En het is zeer de vraag of de processen zo worden uitgevoerd als ze zijn beschreven. Kortom: door de bomen raak je al gauw het zicht op het bos kwijt.

De COS verplichten je ook niet om een heel handboek door te werken. Het 'enige' wat je moet doen is inzicht verwerven in de IB die relevant is voor de controle (COS 315.12). Het is dan ook veel efficiënter en effectiever om als startpunt voor het verkrijgen van inzicht niet uit te gaan van 'wat er is' (het handboek) maar van 'wat je nodig hebt'. Uit te gaan van een normatief kader. Een kader dat wordt bepaald door de jaarrekeningposten die moeten worden gecontroleerd, de activiteiten die tot de jaarrekeningposten hebben geleid en het theoretische kader van het vak financial auditing, in gewoon Nederlands: controleleer.

Dus om te starten met de vraag: Welke IB heb ik nodig om mijn controledoelstellingen te bereiken? Om een goedkeurende verklaring en daarmee een stellig oordeel te kunnen geven moet er sprake zijn van bepaalde onvervangbare maatregelen van IB. Maatregelen die niet kunnen worden vervangen door controlemaatregelen van de accountant zelf, bijvoorbeeld omdat de accountant niet het gehele jaar ter plaatse is, of het niet economisch rationeel is om die maatregelen door de accountant uit te laten voeren. Denk bij onze verhuurder van woningen aan het bijhouden van een activa- en een verhuuradministratie, de aanwezigheid van verhuurcontracten en autorisatie van verhuurprijzen.

En daarna de vraag te stellen: Welke IB-maatregelen zou ik kunnen gebruiken? Welke controles voeren ze intern uit waarop ik zou kunnen steunen, in plaats van deze controles zelf gegevensgericht uit te voeren? De volledigheid van de verhuuropbrengsten zou je volgens het theoretisch kader controleren door de volledigheid van de verhuurbare eenheden vast te stellen en vervolgens vast te stellen dat voor iedere verhuurbare eenheid ook de contractueel overeengekomen verhuurprijs is verantwoord. Als de organisatie dat zelf doet, op een zodanige manier dat je als accountant hierop kan steunen (key-control), dan kan het efficiënt zijn om te kiezen voor een systeemgerichte controle.

'Weten wat je wilt weten en waarom' is een krachtig beginpunt om van daaruit inzicht te verkrijgen in de IB. En dan niet door alsnog het handboek te lezen, maar door te vragen. Te vragen bij diegene die verantwoordelijk is voor de administratie en bij diegene(n) die de controlehandelingen uitvoeren. Gerichte, maar wel open vragen stellen. Het je voor laten doen, documentatie bekijken en zo opzet en bestaan van de IB in kaart brengen. Dan ben je effectief en efficiënt bezig!

In deze serie vertelt Marianne van der Zijde, ex-toezichthouder bij de AFM, hoe zij naar de accountancy kijkt, met als doel te helpen jaarrekeningcontroles leuker en beter te maken.