Opinie 03 juni 2016

Administratieve dienstverlening en samenstellen: afvinken of wegschrijven?

Vanaf 1 januari moeten accountants die jaarrekeningen samenstellen zich houden aan de nieuwe Standaard 4410. De nieuwe standaard heeft een aantal bepalingen die invloed hebben op de uitvoering én de dossiervorming.

Een opmerkelijke wijziging ten opzichte van de oude Standaard 4410 is dat de totstandkoming van een saldibalans niet onder de Standaard valt. En dat is in de praktijk lastig. De vraag is: hoe gaat ú hiermee om? En hoe interpreteert een toetser een dossier waarin administratieve dienstverlening en samenstellen in elkaar overlopen? Een heldere scheidslijn tussen uitwerking van de kolommenbalans (afvinken) en het samenstellen van de jaarrekening (wegschrijven) kan haast niet uitblijven.

In paragraaf 4410-A15 wordt vermeld dat de aanvullende werkzaamheden die een accountant uitvoert voorafgaand aan het samenstellen van de jaarrekening, zoals de productie van een saldibalans, niet onder de standaard vallen. Kortom, een prima uitgangspunt, maar wel een punt dat vaak niet aansluit bij de praktijk. Ook de 'Tijdelijke commissie Standaard 4410', die de opdracht had om duidelijkheid te verschaffen over welke documentatie er opgenomen moet worden in een samensteldossier, onderkent dit uitgangspunt.

Administratieve dienstverlening versus samenstellen

Een accountant start zijn werkzaamheden met het beoordelen van de kwaliteit van de gevoerde administratie. Is deze administratie van onvoldoende kwaliteit, dan zal hij aanvullende werkzaamheden moeten uitvoeren. Aansluitend wordt de jaarrekening samengesteld. Van een strikte scheiding is vaak geen sprake; het is lastig om het onderscheid te vinden tussen administratieve dienstverlening en samenstellen. Want waar vinden de boekingen van administratieve dienstverlening plaats en waar degene die horen bij het samenstellen?

Een handig hulpmiddel is het verwerken van de administratie in het boekhoudpakket en het samenstellen van de jaarrekening in de rapportgenerator. Zo heeft u een 'formele' splitsing gerealiseerd. De verwerkte administratie wordt vervolgens vanuit het boekhoudpakket in de rapportgenerator geïmporteerd. Hierna begint het samenstelproces. Deze gewijzigde werkwijze roept daarbij nog de volgende vragen op:

1. Is het werkprogramma dat u gebruikt gesplitst in administratieve dienstverlening en samenstellen?
2. Is uw urenregistratie voorzien voor de splitsing?
3. Op welke werkzaamheden heeft u de offerte voor uw samenstelopdracht gebaseerd?

Significante aangelegenheden

Welke werkzaamheden horen dan bij het samenstellen van de jaarrekening? Dit zijn de werkzaamheden die volgen uit de significante aangelegenheden van de opdracht. Maar wat zijn precies significante aangelegenheden? Worden die bepaald door materialiteit of door risico's? Eigenlijk niet. Significant aangelegenheden zijn te vergelijken met een DNA-profiel. Dit 'DNA-profiel' heeft unieke eigenschappen, waarmee de accountant rekening houdt bij zijn samenstelwerkzaamheden.

En dat is geen hogere wiskunde, maar gewoon goed nadenken over de zaken waar het bij de klant om gaat! Deze significante aangelegenheden moeten tot uitdrukking komen in het samensteldossier. Voorbeelden hiervan zijn: typologie van de onderneming, organisatiestructuur, fiscaliteit en natuurlijk externe verslaggeving. Juist vanwege zijn kennis op het gebied van externe verslaggeving wordt de accountant ingeschakeld. Dit volgt direct uit de toepassing van de wet (BW 2 Titel 9) of de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving.

Maar ook de wijze waarop bepaalde keuzes gemaakt zijn bij het samenstellen van de jaarrekening speelt een rol. Zo kan een kleine rechtspersoon kiezen voor de ‘gewone’ jaarrekening of de jaarrekening op fiscale grondslag. Beide hebben hun typische kenmerken. Tevens zal de accountant vastleggen hoe omgegaan is met schattingsposten, toelichtingen en grondslagen.

Als er twijfel bestaat over de continuïteit van de onderneming, worden de afwegingen bij deze beoordeling besproken met de cliënt en de uitkomst hiervan wordt vastgelegd in het dossier. De 'rode draad' - het signaleren van significante aangelegenheden en deze verwerken tot een jaarrekening die voldoet aan de te stellen eisen en de communicatie hierover met de cliënt - zal moeten blijken uit het dossier. Hierdoor kan de cliënt de verantwoordelijkheid nemen voor de jaarrekening.

Deze significante aangelegenheden zijn vaak vastgelegd in de bedrijfsbeschrijving, maar het is ook mogelijk dat ze pas blijken tijdens het samenstellingswerk (bijvoorbeeld de opname van een voorziening voor groot onderhoud). De bedrijfsbeschrijving is dus een (dynamisch) document dat eerder thuishoort in het jaardossier dan in het permanente dossier.

Afvinken of wegschrijven?

Uitgaande van de situatie dat de accountant het proces van het uitwerken van de administratie en het samenstellen van de jaarrekening (nog) niet heeft gesplitst, zal een toetser het totale dossier beoordelen. Kan een toetser in die situatie het proces van administratieve verwerking becommentariëren?

Naar mijn mening niet! Op welke wijze is de dossiervorming dan wel toereikend? Naar mijn mening kunnen de werkzaamheden die horen bij administratieve dienstverlening worden afgevinkt. Werkzaamheden die horen bij het samenstellen van de jaarrekening (significante aangelegenheden), moeten worden weggeschreven. Het is best lastig om een goed onderscheid te maken tussen deze twee processen, want wat valt onder het ene en wat valt onder het andere? Onderstaand treft u een indicatie aan.

Uitwerken kolommenbalans (afvinken)	Samenstellen jaarrekening (wegschrijven)
Verwerken in financiële administratie	Verwerken in accountantsdossier (rapportgenerator)
Loonjournaalpost/afschrijvingen	Dotatie aan pensioenverplichting
Verwerken van afschrijvingen	Verwerking van schattingsposten
Afstemming r/c groepsmaatschappijen	Stelselwijzigingen
Bepaling rente r/c groepsmaatschappijen	Verwerking van Onderhanden Projecten
Verkeerd gerubriceerde kosten	Negatieve deelneming
Opstellen van overlopende activa/passiva	Beoordeling van dreigende discontinuïteit

Interpretatie dossiers

Volgens de rapportage van de tijdelijke commissie Standaard 4410 zal een accountant een goed samensteldossier moeten hebben, waaruit blijkt hoe hij is omgegaan met de significante aangelegenheden die horen bij de opdracht. De vastlegging van dit proces en de vertaling hiervan naar de jaarrekening resulteren in het eindproduct: de jaarrekening. De komende maanden zullen de toetsers met een nieuw werkprogramma samenstelopdracht op pad gaan. Ik hoop dat zij in staat zijn om op een goede wijze uw dossiers te interpreteren ten aanzien van de nieuwe Standaard.