Opinie 21 juli 2015

Te optimistisch

Herken je het? Dat een planning bijna altijd te optimistisch blijkt te zijn? Dat het aan het einde toch altijd stressen is om een deadline te halen? Of het nou om een controle gaat of een onderzoek, dat is wel mijn ervaring. Van vroeger toen ik in nog in de openbare praktijk werkte, maar ook in mijn tijd bij de AFM.

Hoe komt dat toch en nog belangrijker: hoe kun je dat voorkomen? Het heeft me al heel wat hoofdbrekens gekost en het blijft lastig. En natuurlijk: een beetje druk is niet erg, een beetje stress mag best, maar het wordt anders als mensen min of meer permanent overbelast worden,  er geen tijd is voor learning-on-the-job, noodzakelijke werkzaamheden niet worden gedaan of worden afgeraffeld, en zo de controlekwaliteit niet langer is gewaarborgd.

Komt het omdat we van nature te optimistisch zijn over ons eigen kunnen en dat van onze teams? Dat we onszelf overschatten en van ideale omstandigheden uitgaan? Van het perfect samengestelde team, van een klant die perfect oplevert en er geen bijzonderheden zullen zijn? Misschien wel, maar een zekere realiteitszin is er meestal ook wel. Maar dan komt de volgende vraag: hoeveel extra tijd moet je inbouwen om aan de veilige kant te zitten? En als je die tijd inbouwt, weet je dan eigenlijk al niet zeker dat die tijd ook opgaat, ongeacht de omstandigheden?

Bovendien: wat is objectief gezien een redelijke tijdsbesteding? Een controle is geen APK-keuring: wat je precies moet is niet strak genormeerd en ook niet strak in tijdsbesteding uit te drukken. Wat redelijk is, wordt uiteindelijk bepaald door de markt: door aanbod en vraag. Diegene die zijn processen beter op orde heeft, innovatiever, effectiever en efficiënter is, kan een goede controle doen voor een lagere prijs. Kan je daarin niet mee, simpelweg omdat je het niet op orde hebt: dan prijs je jezelf uit de markt.

Zo zou het moeten werken. En voor diegene die dan maar 'knollen voor citroenen' gaan verkopen: die horen in het beroep niet thuis. Prima dus, zo’n beroepseed om nog eens te benadrukken waar we als beroep voor staan en een externe toezichthouder om iedereen bij de les te houden.

Nu zul je zeggen: zover zijn we nog niet als sector en dat zal zo zijn. Maar dat is geen reden om zelf geen stappen te zetten. De oplossing voor het probleem van het te optimistisch plannen en het afspreken van te lage budgetten ligt denk ik niet alleen in het reëler inschatten, maar voor een belangrijk deel in een betere procesbeheersing. En dan niet alleen in een betere beheersing van de controle zelf, maar ook van de processen daaromheen. De accountantsorganisatie is immers verplicht om de benodigde tijd, mensen en middelen ter beschikking te stellen aan de accountant, zodat die goede controles kan doen.

Het moment om een goede stap te zetten is de opdrachtcontinuatie voor de controles 2015. In mijn column 'Lastige klanten' zei ik het al: maak van de beoordeling die daarbij hoort serieus werk. Ga als verantwoordelijke externe accountants en beleidsbepalers om tafel. Continueer geen opdrachten voordat je hebt vastgesteld dat het afgesproken controlebudget reëel is en je daarvoor ook kunt doen wat je moet doen. En houdt jezelf niet voor de gek: er is een hele grote kans dat je een te laag controlebudget ook in latere jaren niet goed gaat maken. De ervaring leert immers dat er elk jaar wel weer iets is dat een strakke uitvoering verstoort.
Maar ook: maak een gedetailleerde planning voor het hele controlejaar voor alle opdrachten en kijk dan in welke periode en bij welke mensen of functieniveaus knelpunten zitten.

'Afscheid nemen van klanten zou een reële optie moeten zijn.'

Blijkt het plaatje niet te passen of alleen maar als er niemand ziek wordt,  niemand weggaat, er heel veel overuren moeten worden gemaakt of als zwaar wordt gerekend op nog te werven nieuwe medewerkers, dan weet je al bijna zeker dat de planning te optimistisch is. Tijd dus om nu al maatregelen te nemen. Want één ding weet ik zeker: het is niet de verantwoordelijkheid van de controleteams om het maar uit te zoeken als het zover is!  En: afscheid nemen van klanten zou een reële optie moeten zijn. Voor aanvang van het nieuwe controlejaar kan dat nog!

Reageren? Graag! Doe dat hier of mail naar reactie@mvanderzijde.nl.

Dit is de zesde bijdrage in een serie waarin Marianne van der Zijde, ex-toezichthouder bij de AFM, vertelt hoe zij naar de accountancy kijkt, met als doel te helpen jaarrekeningcontroles leuker en beter te maken.