Manager, vertrouw niet te veel op je jaarrekening
In de meeste bedrijven is een schat aan informatie beschikbaar, alleen wordt die niet op een inzichtelijke wijze aangeboden aan het management. Wie dat wel slim inricht weet direct wat hij precies verdient op klanten en producten. Want een jaarrekening is nuttig maar komt laat en bevat geen stuurinformatie.
Voor financieel managers en controlerend accountants natuurlijk niets nieuws, wel voor professionals die verder weg staan van doelmatige financiële bedrijfsvoering. Voorbeelden zijn sommige professionals en managers in de zorg en onderwijs, en in mindere mate bij bijvoorbeeld advocatenkantoren en financiële instellingen.
Managers in het algemeen, en professionals als artsen, advocaten en bankiers hebben het niet gemakkelijk. Ze hebben veel uitdagingen en verantwoordelijkheden, maar passende informatie waarmee zij voortdurend kunnen zien hoe hun organisatie er voor staat en die als input kan dienen voor te nemen van beslissingen, is vaak moeilijk te vinden. Er wordt aan managers en professionals meestal niet vaak gevraagd welke informatie willen hebben, en hoe vaak.
De informatie die ze wél ontvangen is een gewogen gemiddelde van de wensen van diverse managers om hen heen - en de wensen van managers hoger in de organisatie en van financieel managers wegen dan zwaar.
En erger, de informatie op hun bureau is een gemiddelde van wensen van hun voorgangers, die de inmiddels weer gewijzigde organisatie al weer hebben verlaten. Tel daar nog eens bij op dat informatie - weerberichten daargelaten - nu eenmaal per definitie achterloopt op de werkelijkheid, en de conclusie kan niet anders zijn dat zij niet tevreden zijn met de informatie die zij ontvangen.
Misschien is dat helemaal niet zo erg. In veel bedrijven en overheden was tot voor kort nauwelijks noodzaak voor goede management- en kostprijsinformatie. Voorbeelden hiervan zijn financiële instellingen, die tot voor kort gemakkelijk in staat waren winst te maken, en energiebedrijven, waar de gereguleerde markt er voor zorgde dat er geen concurrentie was. Het rijtje kan nog worden aangevuld met bijvoorbeeld ziekenhuizen, advocatenkantoren en kabelbedrijven. Alleen in de handel en industrie was management accounting eigenlijk altijd al noodzakelijk. Anders ging je failliet.
Voor het management en professionals is er dan geen noodzaak voor een huishoudboekje, en voor de bijbehorende financieel managers en controllers maandelijks zulke informatie opstellen. Als de kosten hoger uitvielen dat verwacht, verhoogde men gewoon de tarieven of werd meer budget aangevraagd. Wel zo gemakkelijk. In veel branches voldeed tot voor kort de informatie die volgens wettelijke eisen ook aan aandeelhouders moet worden gegeven: de jaarrekening.
Maar dat kan nu niet meer. Tijden veranderen. Er is steeds meer concurrentie en bepaalde sectoren zijn gedereguleerd. De aanbodgedreven economie bestaat trouwens sinds de jaren zestig van de vorige eeuw al niet meer. In de meeste sectoren moeten bedrijven nu nadenken over hun optimale productportfolio en de wijze waarop ze andere bedrijven en consumenten aan zich kunnen binden.
Bedrijven kunnen niet meer zonder maandelijks inzicht in winstmarges en kosten van hun organisatie. Want een onderneming die in een concurrerende markt opereert, streeft naar een zo hoog mogelijke marge op verkochte producten en klanten, en tegelijk naar een efficiënte bedrijfsvoering. Dit geldt voor Aldi, Bol.com en Gucci, maar ook voor een klein advocatenkantoor en een groot energiebedrijf. En voor een ziekenhuis en een onderwijsinstelling.
Met name in de dienstensector hebben externe omstandigheden pas eind jaren negentig geleid tot concurrentie. De jaarrekening - die pas maanden na afloop van een boekjaar en daarmee als mosterd na de maaltijd uitkomt - is dan niet meer voldoende. In een jaarrekening staan immers geen gedetailleerde prognoses, winstmarges per klant en product, of specifieke informatie over bijvoorbeeld IT- of communicatiekosten.
Hoe krijg je wél goede informatie? In de meeste bedrijven is een schat aan informatie beschikbaar, maar die wordt niet op een inzichtelijke wijze aangeboden aan het management. En de informatie die al goed in de administratie wordt bijgehouden is vaak alleen bekend bij een financieel manager. Daarom is het bij het in korte tijd opzetten of verbeteren van managementinformatie - management accounting - essentieel om tijdelijk een capabele financieel manager (bijvoorbeeld een RA of AA) te betrekken, die kan vaststellen welke gegevens aanwezig zijn. Voor het niet-financiële deel van de informatie moeten managers uit het primaire proces worden betrokken.
Vertrouw bij bedrijfsinformatie niet al te veel op de jaarrekening en de meegeleverde externe accountant. Ga uit van de schat aan informatie die er is, en bepaal als manager welke informatie per week, maand of kwartaal relevant is. En ga daarmee plannen en rapporteren.