Opinie 09 april 2015

Process mining door nieuwsgierige ogen

De verbinding tussen auditing en interne beheersing is steeds verder onder druk komen te staan. Process mining kan weer voor een positieve verbinding zorgen.

Recent hebben we met een aantal partijen onder de vlag van onze Special Interest Group Process mining (SIG) een leuke avond georganiseerd. Idee was om process mining te beschouwen vanuit een breder assurance-vraagstuk. Een zaal vol liefhebbers was erbij.

Controleren is gewoon een vak dat je ook goed kunt uitoefenen, zonder headlines op Accountant.nl of in het FD. Het is zeker geen rocket science.  Het vereist slechts toewijding, enige nieuwsgierigheid, natuurlijke achterdocht en handig gereedschap. Waar process mining een recent voorbeeld van is.

Uit de reacties is gebleken dat de volle breedte en diepte van de mogelijkheden en onmogelijkheden van proces mining nog wat toelichting vereist.

Voordeel 1

U weet, ik ben zowel een groot liefhebber van het vakgebied auditing, als van het vakgebied interne beheersing. De verbinding tussen deze twee vakgebieden is de afgelopen jaren steeds verder onder druk komen te staan. De business is meer geïnteresseerd in business en niet zozeer in het basishygiënevraagstuk ‘interne beheersing’.  Auditors zijn vooral druk met compliance en zichzelf.

Process mining kan weer voor een positieve verbinding zorgen. Het is als een thermometer die accountants - of aan de businesskant controlespecialisten - in de processen stoppen om exact te zien wat de kwaliteit van die processen is.

Het grootste voordeel is dus een (bijna) 100% temperatuurmeting inzake in de feitelijke werking van processen, inclusief de maatregelen van (IT) interne controle. Toetsen Opzet en Bestaan kunnen we bij deze dan ook schrappen uit de COS.

Visual door een algoritme gemaakt

Bijna om twee redenen. Nog niet overal staat de 'login' aan. Wat wel een prettige bijeenkomst is bij het toepassen process mining. Hoewel met data-analyse een login ook kan worden nagebouwd. Kost alleen wat meer tijd. Verder zijn simpelweg nog niet alle bedrijfsprocessen digitaal getransformeerd. Denk hierbij aan een proces als mmm… uch, denk denk, nou vooruit, 'het bijhouden van personeelsdossiers'.

Voordeel 2

Als we aannemen dat we met process mining 100% van de processen in kaart hebben, dan is de stap naar integratie van process mining in fraudeonderzoeken of andere bijzondere meer gedetailleerde proces audits eenvoudig te maken.

Process mining tools omvatten allerlei leuke knopjes en filtertjes om exact te zien 'Wie doet het met wie en waarom', 'Welke transacties zijn wel of niet intern op de juiste manier goedgekeurd', en dat alles keurig in euro's te kwantificeren en te visualiseren.

Ik heb al menig zaaltje plat gekregen met een kleurrijke process mining demonstratie. De veel geëtaleerde onkunde in de accountancymedia, uitmondend in 'we hebben het niet gezien of konden het niet zien', kunnen we met process mining ondervangen.

Wij accountants hebben heel lang geleden iets belangrijks ontdekt, namelijk dat niet alle mensen eerlijk zijn. Die boodschap mogen we best ook delen met onze klanten, hun toezichthouders en stakeholders. We hebben nu iets bedacht dat goed werkt: process mining. Een verzekeringspolis die wat geld kost maar daar krijg je dan ook wat voor. En met een duur woord heet dit functiescheiding.

We zijn hier niet met een hobby bezig, maar we  bedenken slimme dingen die echt ten voordele van de cliënt zijn. Hier de brug naar interne beheersing. Ja, dit is dan zo’n inspiratiemoment waar de accountant actief voorzetten kan geven, waarna dat vooral de cliënt zelf ook aan de slag gaat met process mining.

Voordeel 3

Process mining is een natuurlijke invulling van onze natuurlijke adviesfunctie. We zien nu wat er gebeurt in de processen van onze cliënten. Waar zitten de bottlenecks, waar lopen processen vast. Wij zien bijvoorbeeld creditnota’s en kortingen die ongeautoriseerd de deur uitgaan. We zien offerteaanvraagpijplijnen die vollopen terwijl offertes niet de deur uitgaan en omzetten dalen. We zien zorgdeclaratieprocessen die vertragen en declaratie die zich opeenstapelen om goedgekeurd te worden, hetgeen vrijdagmiddag 16:59 plotsklap ook massaal gebeurt.

Alles wat wij zien kunnen we ook aan onze cliënten laten zien. Sterker, we kunnen ze ook hier vertellen vooral zelf aan de slag te gaan.  Is dat geen goed natuurlijk advies?

Enthousiast

Wie kunnen met deze tool aan de slag? Ik zou zeggen, iedereen die 1) met zijn vak bezig is en 2) in een omgeving opereert waar processen zijn van enige omvang en 3) waar een login is van processen en activiteiten en deze uit systemen te ontsluiten zijn.

Wij passen het toe in het mkb, maar wij zijn ook partner voor menig ander accountantskantoor of internal audit afdeling en wij zien een kleurrijk veld waar prachtige process mining kansen ook daadwerkelijk worden opgepakt.

Las ik ergens dat process mining nog een hype zou zijn? Ik vrees dat we dit station al zijn gepasseerd. Ja, er liggen nog zeker uitdagingen op ons pad, maar niets, behalve een luie wil, zal de ontwikkeling van process mining nog stoppen.

Een lijst van accountantskantoren die concreet aan de slag zijn met process mining, is bij mij op te vragen.