Opinie 20 juni 2014

In control-verklaring grensoverschrijdend gedrag

Een van de noties die we onze accountancystudenten bijbrengen betreft de wijze waarop we processen in bedrijven onder controle houden.

We maken daarbij wel gebruik van het werk van Robert Simons, die in dat kader the four levers of control beschreef. Bedrijven zetten deze controls in om te zorgen dat hun medewerkers steeds de juiste weg opzoeken. Twee van deze controls zien direct op het gedrag van de medewerker: beliefs en boundary controls.

Door de beliefs van het bedrijf expliciet te maken weet elke medewerker binnen welke terreinen een bedrijf actief wil zijn (bijvoorbeeld: wij zijn er op toegerust internationale banken te controleren en zien deze sector dan ook als het terrein waarbinnen we actief willen zijn).

Met de boundary controls geeft een bedrijf aan welke acties mogen worden uitgevoerd om deze beliefs tot zaken te brengen; boundary controls zijn er hoofdzakelijk op geënt aan te geven wat NIET mag.

Als we kijken naar de publicaties die ons de afgelopen weken in de schoot vielen, dan moeten we vaststellen dat deze grenzen in de accountantssector kennelijk onvoldoende werden gesteld of - indien wel gesteld - onvoldoende werden gehandhaafd. De grenzen worden evident overschreden als fraudes door de vingers worden gezien, of toezichthouders worden omgekocht om opdrachten te verwerven.

Kennelijk is het nodig dat binnen kantoren expliciet duidelijk wordt gemaakt dat men bedrijven niet mag omkopen en niet mag meewerken aan fraudes. Wellicht dat in dit kader een voorbeeld kan worden genomen aan Siemens, dat in zijn Compliance guide (2009) het volgende stelt:

"According to the Siemens Business Conduct Guidelines: No employee may directly or indirectly offer, promise, grant or authorize the giving of money or anything else of value to anyone in connection with business dealings in order to obtain an improper advantage."

Dit idee is niet heel ver verwijderd van de artikelen 6 en 7 uit de VGBA. Artikel 6 zegt:"De accountant treedt eerlijk en oprecht op". En artikel 7 lid 1 bepaalt: "Indien de accountant betrokken is bij of in verband wordt gebracht met niet-integer handelen van anderen, neemt hij een maatregel gericht op het beëindigen van dit handelen". Beide artikelen zijn sinds 1 januari 2014 van kracht.

Uit de omkopingspraktijken richting Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) is duidelijk geworden dat accountantskantoren niet precies weten welk gedrag de integriteit in het geding brengt. Laat ik hen dan zeggen dat binnen het maatschappelijk verkeer zoals we dat hier kennen binnen Europa geldt dat de verschaffing van snoepreisjes aan toezichthouders de integriteit bedreigt van zowel de adviseur als de accountant.

Om er zeker van te zijn dat kantoren dit ook begrijpen stel ik voor dat het bestuur van elk kantoor jaarlijks het volgende verklaart:

Ten einde te kunnen voldoen aan paragraaf 2.3 uit de VGBA namen wij (het bestuur) de volgende maatregelen:

• We hebben expliciet gecommuniceerd aan de medewerkers en de partners dat het niet is toegestaan om waarden aan derden over te dragen ten einde de organisatie of zichzelf een voordeel te verschaffen.
• Tevens verklaren wij dat we erop toezagen dat zulk gedrag niet in onze organisatie kan worden vertoond. Hiertoe hebben we dit onderwerp binnen de jaarlijkse performance gesprekken telkens aan de orde gesteld.

Kennelijk is het nodig dat we naleving expliciet binnen de kantoren afdwingen.