Opinie 23 december 2014

E-facturatie 'missing link' voor continuous monitoring

Aan de inputkant van de financiële administratie valt aan procesoptimalisatie nog een hoop te winnen. Met relatief weinig inspanning zijn veel kosten te besparen en ligt bovendien continuous monitoring binnen bereik.

Rob Tolstra

Als voormalig bedrijfsadviseur, vestigingsleider en ICT-werkgroeplid in de accountancy viel mij de afgelopen veertien jaar steeds meer op dat op het terrein van procesoptimalisatie aan de inputkant van de financiële administratie nog veel kan worden verbeterd. De behoefte hieraan is erg groot en de huidige irritatie over (te) late aanlevering enorm, zowel bij klant als verwerker. Daarnaast levert het de verwerker ook nog eens erg weinig op en kost het de (micro-)mkb-ondernemer veel geld.

Door simpelweg het proces even goed tegen het licht te houden, ontdek je al hoe vreemd wij eigenlijk met zijn allen bezig zijn:

• Waarom proberen wij een slim digitaal document te printen, om vervolgens dat ontstane domme document in te scannen om te zien of wij in staat zijn wat er op dat document staat weer digitaal te maken?
• Waarom maken wij in al onze systemen eigen klant- of relatienummers aan en voeren we keer op keer de stamgegevens in, terwijl de overheid de ondernemers al een (KvK-)nummer heeft gegeven en deze data gratis en volledig via internet beschikbaar en koppelbaar zijn?

Heel veel partijen verdienen nu geld aan het adviseren en begeleiden van ondernemers op financieel vlak. Denk aan accountants- en administratiekantoren, softwareconsultants en interimmanagers. Zomaar wat termen waar voor waar deze partijen naar streven:

• Continuous monitoring
• Real-time Benchmarking
• van accountant naar adviseur

Het wordt mij echter steeds duidelijker dat deze partijen te weinig oog hebben voor ‘the missing link' aan de inputkant van de financiële administratie: de inkoopdocumenten en de mogelijkheden om bestaande (gratis) data te koppelen aan de administratie.

Gelukkig gloort er hoop. Inmiddels wordt wel standaard gekeken naar het deel van het inputproces dat kan worden geautomatiseerd, omdat dit op grote schaal wordt aangeboden. Het is dan ook bijna ondenkbaar dat je nog geen gebruikt maakt van (semi-)automatisch inlezen van bankafschriften. Ook veel kassasystemen zijn inmiddels gekoppeld aan de administratie.

Er is echter nog zoveel meer mogelijk. Heel veel processen kunnen automatisch, en daarmee gratis of tegen geringe kosten, dagelijks worden verwerkt worden in de financiële administratie. Denk aan de afschrijvingsstaat en het loonjournaal.

Nu het voor accountants- en administratiekantoren echt wel duidelijk is geworden dat ze voor standaardwerkzaamheden geen uurtje-factuurtje systeem meer kunnen hanteren, is het ook voor deze groep belangrijker dan ooit om het proces van de inkoopdocumenten voor hun klanten te optimaliseren.
Om de inputcirkel rond te krijgen moet ook e-facturatie in het proces worden opgenomen. Het mkb verwacht hiertoe vernuftige oplossingen maar wil er niet te veel voor betalen. Alle inkoopdocumenten - dus ook kas- en pinbonnen, inkoopverklaringen, handgeschreven zaken - zijn geautomatiseerd dagelijks in te lezen.

Het handmatige proces van verwerking van de inkoopdocumenten kost de ondernemer nu onnodig veel tijd en geld. Zelf doen of uitbesteden aan een accountants- of administratiekantoor is niet langer nodig. Het geautomatiseerd verwerken van mutaties maakt de administratie vanzelf tijdig, juist en volledig. Door de koppeling te leggen met de Kamer van Koophandel is het bovendien ook nog eens betrouwbaar, doordat zowel de verzender als ontvanger is gevalideerd. Iets waar de ondernemer in de praktijk wel toe verplicht is, maar vaak niet doet.

Ik hoor regelmatig dat veel ondernemers geen behoefte hebben aan dagelijks inzicht in de  administratie. De gemiddelde ondernemer ouder dan veertig jaar heeft daar inderdaad vaak geen behoefte aan, maar bij de jonge ondernemer ligt dit anders. Die wil op elk moment op zijn smartphone kunnen zien hoe hij er voorstaat.
Bovendien moet die administratie (uiteindelijk) toch worden ingevoerd. Waarom dan niet gelijk meenemen in het totaal proces? Geen uitzonderingen creëren, maar standaardiseren.

Het mooie van het automatiseren van dagelijkse processen is dat je nagenoeg geen speciale kennis nodig hebt om het in te richten. Ik hoor u denken: daar ben ik het niet mee eens. Toch is het zo. Weten hoe werkt vergt ‘slechts' eenmalig onderzoek. Dit is geen rocket science, de studie voor uw accountantsdiploma was een stuk ingewikkelder. Door in relatief weinig tijd ‘wat' kennis op te doen van automatisering en koppelingsmogelijkheden is het mogelijk uw klanten beter te adviseren en te begeleiden naar procesoptimalisatie.

Bovendien is het goed te beseffen dat een bedrijfsadviseur zonder basiskennis van ICT-gerelateerde zaken, de boot al heeft gemist.

Rob Tolstra is ceo en oprichter van go2UBL. Hij was tot voor kort belastingadviseur en werkte veertien jaar in de accountancybranche, waarvan zeven jaar als partner van een middelgroot mkb-kantoor.