Opinie 24 oktober 2014

Soft controls hebben geen controlebewijskracht

Soft controls komen steeds meer in zwang. Maar ze hebben de potentie om de nieuwe dwaling van controlerend accountants te worden.

Soft controls horen, samen met bijvoorbeeld functiescheidingen, in de randvoorwaardelijke hoek. Zij hebben een positieve werking op de beheersing van de organisatie en het realiseren van haar doelstellingen, maar de accountant kan er geen controlebewijskracht aan ontlenen ter onderbouwing van de deugdelijke grondslag.

Soft controls zijn gedragbeïnvloedende factoren, zoals cultuur en voorbeeldgedrag door leidinggevenden. Een algemeen aanvaarde definitie van soft controls schijnt er nog niet te zijn. Meestal wordt deze definitie gebruikt:

Een soft control is een (beheersings)maatregel die - meer dan hard controls - ingrijpt op dan wel appelleert aan het persoonlijk functioneren van medewerkers (overtuiging, persoonlijkheid). Ze zijn op te vatten als maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers (De Heus en Stremmelaar, 2000).

Ze zijn dan ook wel degelijk van belang voor de kwaliteit van de interne beheersing binnen huishoudens en daarmee ook voor de controlerend accountant. Goede aandacht voor soft controls maakt het interne beheersingssysteem beter, weinig aandacht maakt het juist zwakker. In die zin zijn soft controls voor de controlerend accountant dus een factor van belang. We moeten er echter voor waken dat we niet doorslaan door er controlebewijskracht aan te gaan toekennen.

Het grootste gevaar dat ik zie is dat (significante) risico's worden weggeredeneerd op grond van aanwezige soft controls, zonder dat de accountant de positieve werking daarvan op de betreffende risico's kan aantonen. Zo kan bijvoorbeeld het feit dat een dga dagelijks in het bedrijf aanwezig is en stringent toeziet op het reilen en zeilen binnen de onderneming, een zwakke interne beheersing rond opbrengstverantwoording niet mitigeren. Net zo min als, wanneer de interne beheersing rondom een nieuwe activiteit is nog niet op orde is, het risico als laag kan worden ingeschat vanwege de positieve houding van de ondernemingsleiding op dit terrein. En net zo kan positieve aandacht van de ondernemingsleiding voor het frauderisico bij buitenlandse activiteiten, geen grond zijn om dat frauderisico laag in te schatten.

Alinea A5 van NV COS 500 zegt over het geschikt zijn van controle-informatie het volgende:

‘Het aspect ‘geschikt' is de maatstaf voor de kwaliteit van de controle-informatie; dat wil zeggen de relevantie en de betrouwbaarheid ervan voor het verschaffen van onderbouwing voor de conclusies waarop het oordeel van de accountant wordt gebaseerd. De betrouwbaarheid van de informatie wordt beïnvloed door de bron en de aard ervan en is afhankelijk van de individuele omstandigheden waaronder deze is verkregen.'

Controle-informatie is derhalve als geschikt te kwalificeren als zij concrete onderbouwing levert voor de conclusies waarop de accountant zijn oordeel baseert. Het gaat hierbij mijns inziens om harde onderbouwing, en daar behoren soft controls niet toe. Zoals eerder gezegd beschouw ik deze als randvoorwaardelijk.

Goede aandacht voor soft controls versterkt de interne beheersing en weinig aandacht verzwakt deze, maar ze leveren geen controlebewijskracht ter onderbouwing van de deugdelijke grondslag. Het begrip soft controls komt in de NV COS dan ook niet voor.

Wellicht is het zinvol als de beroepsorganisatie een NBA Alert of Praktijkhandreiking uitvaardigt over de reikwijdte en toepassing van soft controls bij controleopdrachten. Als preventieve maatregel, opdat we in de toekomst niet worden geconfronteerd met onvoldoende uitgevoerde controleopdrachten omdat aan soft controls ten onrechte wel controlebewijskracht is toegekend.