Opinie 26 april 2013

Niet-vastgesteld of voorlopig deponeren jaarrekening

Terecht kopte het Financieele Dagblad op 23 april 2013: 'Steeds meer bedrijven lopen risico door alleen voorlopige stukken te deponeren'. Het artikel laat zien dat de procedure voor het opmaken, vaststellen en deponeren van jaarrekeningen van bv's en nv's soms onduidelijk lijkt te zijn.

Als bestuurders van dergelijke rechtspersonen zich daarvan onvoldoende bewust zijn, brengt onjuiste of onvolledige deponering inderdaad belangrijke risico's met zich mee. Zeker in een periode van economische recessie waarin het risico op deconfiture groter is dan in tijden van economische vooruitgang. En juist bij faillissementssituaties is tijdige en volledige publicatie extra belangrijk.

In dit artikel een korte toelichting die enkele onjuistheden uit het genoemde FD-artikel rechtzet. Een niet-vastgestelde jaarrekening is namelijk geen voorlopige jaarrekening en dat lijkt onvoldoende te worden onderkend.

De jaarrekening van een bv of nv moet binnen vijf maanden na balansdatum worden opgemaakt. Deze termijn kan door de algemene vergadering (van aandeelhouders) op grond van bijzondere omstandigheden worden verlengd tot elf maanden. Een verder uitstel is niet mogelijk. De enige uitzondering die de wet biedt is het vragen van ontheffing bij de minister van Economische Zaken. Deze ontheffing wordt alleen verleend bij gewichtige redenen zoals faillissementssituaties.

De wet gaat er dan ook vanuit dat uiterlijk binnen vijf of elf maanden een jaarrekening wordt opgemaakt en ondertekend door bestuurders en commissarissen. Binnen die termijn moet sprake zijn van een definitieve jaarrekening; een voorlopige jaarrekening komt niet voor in het systeem van de wet. Dat de Kamer van Koophandel dit toestaat is dan ook opmerkelijk - en strijdig met de wet. Hier worden ongetwijfeld 'opmaken' en ‘vaststellen' door elkaar gehaald.

Normaliter wordt de opgemaakte jaarrekening namelijk vastgesteld door de algemene vergadering. Daarmee ontstaat 'de' jaarrekening van de vennootschap. Na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen bij het Handelsregister worden gedeponeerd.

Omdat de wet geen termijn kent waarbinnen vaststelling moet plaatsvinden, ontstaat regelmatig de vraag of vaststellen van de jaarrekening een plicht of een recht is. De wet voorziet namelijk wel in een (definitieve) opgemaakte, maar nog niet vastgestelde jaarrekening. Die niet-vastgestelde jaarrekening moet binnen twee maanden na de opmaaktermijn bij het Handelsregister worden gedeponeerd. Maar ook dan betreft het de definitieve opgemaakte jaarrekening.

Dat de algemene vergadering in principe een verplichting heeft tot vaststellen van de jaarrekening blijkt uit het feit dat bepaalde handelingen gekoppeld zijn aan de voorwaarde van een vastgestelde jaarrekening. Het recht van de algemene vergadering komt tot uiting doordat ze de opgemaakte jaarrekening kan amenderen en het bestuur kan vragen een nieuwe jaarrekening op te maken. Ook dan blijft nog steeds de wettelijke termijn gelden voor het deponeren. Deze loopt uiterlijk dertien maanden na balansdatum af (en indien alle aandeelhouders van een bv tevens bestuurder zijn, soms bijna twee maanden eerder).

Als te laat wordt gedeponeerd, of 'slechts' een voorlopige jaarrekening, dan wordt niet (c.q. niet volledig) aan de deponeringsplicht voldaan. In faillissementssituaties kan dit tot de weinig benijdenswaardige situatie van hoofdelijke aansprakelijkheid van de bestuurders leiden. En dat is (soms letterlijk) het laatste waar een bestuurder op zit te wachten.