Een mes in de rug van creativiteit
'Uren schrijven', een continue bron van frustratie voor velen werkzaam in de accountancy. Het probleem is niet zozeer de registratie van de uitgevoerde werkzaamheden zelf. De grootste frustratie ontstaat door de doorgeslagen verantwoordingsdrift. De controle op het behalen van urennormen, budgetten en het minimaliseren van afboekingen zijn tot een ware kunst verheven. De ruimte om binnen de gestelde normen nog creatief te kunnen zijn, is tot een minimum gereduceerd.
Een accountantskantoor wordt nogal eens vergeleken met een urenfabriek. Deze vergelijking doet in mijn ogen geen recht aan de hoogwaardige dienstverlening van de accountant. De accountant verkoopt geen uren! Hij verkoopt adviezen, producten en diensten, allemaal uitgevoerd door hoogopgeleide professionals.
Medewerkers worden dagelijks beoordeeld alsof zij aan een lopende band werken. Het werk van de accountant is echter niet standaard en vraagt om veel professionele oordeelsvorming. Het is praktisch onmogelijk om dit proces goed in normen en percentages te vatten. Andere factoren rondom het functioneren komen te vaak alleen terug in de jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Denk hierbij aan zaken zoals doorlooptijd, klanttevredenheid, vaktechniek, dossiervorming, nakomen van afspraken en samenwerking. Stuk voor stuk aspecten die veel meer zeggen over de kwaliteit van dienstverlening dan alleen de bestede uren.
De druk die vanuit de organisatie wordt gelegd op uren en budgetten leidt tot twee belangrijke problemen.
In de eerste plaats tast het de betrouwbaarheid van de urenregistratie aan. Medewerkers hebben er veel voor over om geen budgetoverschrijdingen of een teveel aan indirecte uren te laten zien. Gevolg is dat niet meer alle uren worden geschreven of zelfs dat uren worden verschoven tussen verschillende opdrachten. Iedereen heeft wel één of twee grotere opdrachten waarop de 'verloren uurtjes' kunnen worden geschreven. Een verschuivingsrisico dat bij de jaarrekeningcontrole bijna standaard wordt benoemd als significant risico. Voor de eigen organisatie durven we er echter wel blind op te varen.
De urenregistratie als middel om de organisatie aan te sturen verliest hierdoor heel veel van zijn waarde.
Een nog veel groter probleem is de minimale ruimte die overblijft voor proactiviteit, het denken out-of-the-box, met de benen op tafel uit het raam kijken en vernieuwende ideeën en oplossingen uitwerken. Helaas, dit zijn indirecte uren of ze kunnen niet worden doorbelast aan de klant; slecht voor de urennorm of het afboekingspercentage dus. Hoe kunnen we van medewerkers dan verwachten dat ze dit toch doen als ze zich hier continue voor moeten verdedigen en zelfs op worden afgerekend? Is dit het antwoord op de vraag waarom 'de' accountant zo weinig innovatief en creatief is?
De echte creatievelingen in de accountancy zullen zich wel weten te ontworstelen aan de uren- en budgetdruk. Of ze verlaten het vak. Dit laatste heb ik helaas al te vaak zien gebeuren.
Natuurlijk blijft verantwoording over de bestede tijd belangrijk. Urennormen, budgetten en afboekingspercentages mogen echter nooit het enige en belangrijkste sturingsmiddel zijn. Accountancy is zoveel meer dan dat!
Het jaar 2014 staat alweer voor de deur, het is nu de perfecte tijd om na te denken over het aansturingsmodel voor volgend jaar!
Deze bijdrage is ook als column geplaatst in het decembernummer van Accountant.