NBA 04 december 2013

Controleprotocollen

'De accountant constateert dat de verantwoorde kosten naar hun aard passen binnen de subsidiebeschikking.' Kunt u dat volgen? Dan begrijpt u deze zin ook vast wel: 'De gemengde kosten zijn op aanvaardbare wijze toegerekend.'

Ik zal u de details besparen. Het is een kleine greep uit de vele controleprotocollen die de NBA zijn gepasseerd.

Controleprotocollen komen vooral voor in de publieke sector. De belangrijkste hebben betrekking op woningcorporaties, onderwijs en de zorgsector. Het zijn gedetailleerde aanwijzingen voor de accountant hoe de controle van specifieke verantwoordingsinformatie moet worden uitgevoerd. Ze worden opgesteld door ministeries of toezichthouders, die zekerheid willen over de besteding van geld of de naleving van regelgeving.

Er is behoefte aan zulke protocollen; om zijn werk te kunnen doen moet een accountant immers over duidelijke toetsingsnormen beschikken. Normaal gesproken liggen die vast in de wet- en regelgeving voor een sector. De praktijk wijst vaak anders uit: er zijn alleen hoofdzaken geregeld, of onduidelijk is wat de accountant precies moet doen. Een protocol bewijst dan onmisbare diensten, hoewel het efficiënter zou zijn om de regels zelf te verbeteren.

Waarom werp ik dit onderwerp hier op? Omdat er veel discussie is ontstaan over deze protocollen. Ministeries en toezichthouders voelen zich genoodzaakt om steeds verdergaande instructies uit te brengen. Accountants zijn niet gelukkig: de protocollen eisen werkzaamheden die veel verder gaan dan de controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Of er wordt een heel lage foutenmarge aangehouden, die veel grotere steekproeven vergt. Soms wordt zekerheid gevraagd over onderwerpen waar de accountant geen zicht op heeft. En veel protocollen die betrekking hebben op 2013 worden pas vastgesteld in december, als veel van het werk al heeft plaatsgevonden. Besturen van de gecontroleerde instellingen begrijpen vervolgens niet waarom de extra werkzaamheden extra tijd en geld moeten kosten. En waarom dat pas zo laat duidelijk wordt.

Kortom: er heerst onbegrip over elkaars positie. Een goede reden om er scherp naar te kijken. Daarom besteden accountants uit de verschillende sectoren veel tijd aan het overleg met ministeries en toezichthouders om controleprotocollen uitvoerbaar en efficiënt te maken. Niet zonder stevige discussies, want bij de uitwerking blijkt vaak hoe ingewikkeld de regels zijn.

Een positief voorbeeld is de nauwe samenwerking tussen NBA, accountants, brancheorganisaties en Belastingdienst bij de Uitzonderingsregeling Kinderopvangtoeslag. Er staat nu een protocol op de rails waarmee iedereen uit de voeten kan. Kinderopvangorganisaties weten wat de administratieve eisen zijn, de Belastingdienst weet vooraf welke zekerheid zij krijgt en accountants kunnen hun werk efficiënt uitvoeren.

De NBA Werkgroep Controleprotocollen heeft inmiddels al 250 protocollen beoordeeld, zo'n 35 per jaar. COPRO voert geregeld overleg met de opstellers van controleprotocollen, wat niet zelden leidt tot ingrijpende verbeteringen. De dialoog tussen regelgevers, uitvoerders en accountants geeft meerwaarde. Naast de uitvoerbaarheid voor de accountant krijgen ook administratieve lasten en regeldruk voor de sector aandacht. Dat leidt tot prima resultaten.

Deze initiatieven passen binnen het NBA-bestuursproject Sector in Control. Dat project brengt inefficiënties in de rapportage- en controleketen in kaart en formuleert verbetervoorstellen, om zo de control in een sector te versterken.

Ik durf de stelling aan dat goede controleprotocollen leiden tot lagere administratieve lasten en beter toezicht. Want goed toezicht begint altijd bij heldere regels!