Vertrouwen en audit
Alhoewel niet terug te vinden op de balans, is vertrouwen waarschijnlijk het belangrijkste actief dat een organisatie bezit. Vertrouwen is geen gratis ritje, maar wantrouwen evenmin.
Tjeu Blommaert en Stephan van den Broek
Organisaties waar wantrouwen overheerst, verstikken uiteindelijk in regels, procedures en andere beheersmaatregelen. In zo'n situatie gaat veel menselijke energie verloren, worden initiatief en motivatie gesmoord, zal teamwork nooit bloeien en kan risicomanagement gemakkelijk een illusie worden.
Vertrouwen daarentegen genereert openheid, kameraadschap, initiatief en bovenal motivatie: basisingrediënten voor het leveren van bestendige prestaties in termen van winst, kwaliteit en klanttevredenheid.
We organiseren, managen en controleren veelal vanuit wantrouwen. De impliciete veronderstelling van invloedrijke dogma's als 'vertrouwen is goed, maar controle is beter' is immers dat vertrouwen per definitie risico's herbergt en wantrouwen niet.
De werkelijkheid is anders. Management-controlsystemen gebaseerd op te veel vertrouwen, impliceren risico's van opportunistisch en frauduleus gedrag. Maar minder vertrouwen en bijhorende beheersingsmaatregelen (toezicht, controle, gedetailleerde afspraken) creëren ook risico's: negatieve neveneffecten op motivatie, initiatief, samenwerking en snelheid. Bovendien wordt door de er impliciet mee samenhangende afvinkcultuur een eigen professionele afweging vaak niet meer gemaakt. Meestal neemt men deze risico's voor lief. Maar wat als dit juist de belangrijkste drijvers zijn van het toekomstige succes van een organisatie?
De balans tussen vertrouwen en wantrouwen beïnvloedt dus zowel het rendement als het risicoprofiel van de organisatie. Turbulente omgevingen vragen om een nieuwe balans tussen vertrouwen en ‘control', omdat adaptievermogen steeds belangrijker wordt en de schade van (teveel) wantrouwen en control(s) te groot.
Alleen als mensen in 'gezond vertrouwen' met elkaar samenwerken kunnen risico's en kansen effectief worden gemanaged. Alleen daarom al zou het passen op de agenda van elke interne en externe accountant.
Let wel, met vertrouwen bedoelen wij hier niet 'blind vertrouwen' maar 'geïnformeerd vertrouwen', waarbij periodiek wordt nagegaan of het gegeven vertrouwen terecht is geweest. Wij pleiten niet voor afschaffing van alle checks and balances, maar voor een mate van interne beheersing die passend is om het bouwen en herbevestigen van vertrouwen veilig te stellen.
Het uitgangspunt voor zo'n interactief control systeem is echter vertrouwen, niet wantrouwen!
Een managementstijl waarin een vertrouwenscultuur leidraad is, heeft een lage tolerantie voor het niet navolgen van de afspraken. Er bestaat veel bewegingsvrijheid, maar het 'paar' afspraken dat is gemaakt, is niet voor onderhandeling vatbaar.
Het bouwen en in stand houden van zo'n high-trust/low-tolerance-cultuur werkt ook door in de houding en taakopvatting van de controlerend accountant. Het onderwerp 'vertrouwen' ligt de meeste accountants echter zwaar. Van hen wordt immers een onafhankelijke, kritische geest verwacht. Valt deze grondhouding te rijmen met een oproep tot meer vertrouwen?
Wij denken van wel. Maar de accountant zal zich er dan wel van bewust moeten zijn dat de effectiviteit van de interne beheersing afhangt van het samenspel tussen hard en soft controls. Enerzijds moet hij niet schrikken van 'meer vrijheden en minder regels' binnen een organisatie, anderzijds zal hij moeten hameren op low-tolerance ten aanzien van schendingen.
Accountants zullen in dat verband het paradigma 'meer vertrouwen is minder control(e)' moeten doorbreken. Het zijn de soft controls die de hard controls effectief maken! De kwaliteit van de interne beheersing is niet zozeer afhankelijk van het aantal controls of de mate van detail, maar vooral van de organisatorische context (control environment) waarbinnen deze controls functioneren.
En binnen die organisatorische context is de mate van het onderling vertrouwen een cruciale dimensie, die van accountants absoluut aandacht verdient!
Prof.dr. Tjeu Blommaert is eigenaar/partner en drs. Stephan van den Broek RA RC is partner van Blommaert Business Academy & Consultancy.