Waarneming bij éénpitters
Ieder accountantskantoor dient iets geregeld te hebben omtrent de continuïteit van de dienstverlening. Hieraan liggen de Nadere Voorschriften voor Assurance en Aan Assurance Verwante opdrachten ten grondslag. In de praktijk wordt dit de waarneming genoemd. Maar hoe kun je iets waarnemen zonder dat je het ooit hebt gezien, vraagt Matthijs Pool zich af.
Over de wijze waarop deze waarneming kan worden geregeld, geeft eigenlijk alleen de Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van aan assurance verwante opdrachten (NVAK-aav) een handreiking. Namelijk de waarnemingsovereenkomst. In 2010 waren er in Nederland naar schatting tussen 3.700 en 3.900 accountantskantoren (bron: sectorvisie ING oktober 2011). Ruim vijftig procent van deze kantoren bestaat uit de zogenoemde éénpitters. En daarnaast zijn er bijna dertig procent kantoren met twee tot tien personeelsleden.
De regelgeving leert ons dat je pas een accountantskantoor bent als er Assurance, Aan Assurance Verwante of overige opdrachten worden uitgevoerd. Om hiervoor te kunnen kwalificeren, moet er natuurlijk een accountant (AA of RA) in dienst zijn. Samengevat zijn er dus ruim tweeduizend éénpitters, die hun waarneming in formele zin moeten regelen, niet te verwarren met informele zin.
In de praktijk heb ik gezien dat deze waarneming grofweg op twee manieren wordt ingevuld.
De eerste is dat er met een collega-accountant een wederzijdse waarnemingsovereenkomst wordt gesloten. Dit onder het motto: I'll scratch your back, you scratch mine. Op papier een prima afspraak.
Het is alleen te hopen dat het in de praktijk nooit hoeft te worden ingevuld. Zeker niet als beide accountants circa 1.500 productieve uren op jaarbasis maken. In zo'n geval doe je de waarneming er maar niet even bij; zelfs niet als deze zou zijn gericht op afbouwen...
De tweede manier is dat er een waarnemingsovereenkomst wordt afgesloten met een externe organisatie. Op papier wordt een waarnemer benoemd, die zo wel enkele tientallen waar te nemen kantoren kan hebben. In formele zin alles prima geregeld, zou je zeggen. Alle partijen, ook de toetsers, zijn tevreden. In de praktijk komt het echter voor dat iemand waarnemer is op een bepaald kantoor, zonder dat hij of zij het kantoor ooit heeft bezocht. Alles goed geregeld, zolang er maar niets gebeurt.
Maar hoe kun je iets waarnemen zonder dat je het ooit hebt gezien? Ik heb daarom meer vertrouwen in een vorm van waarneming waarbij de waarnemer, afhankelijk van de omvang van het kantoor, minimaal twee keer per jaar aan tafel zit. De stand van zaken binnen het kantoor wordt dan doorgenomen, tegelijk kan review plaatsvinden op dossiers en en passant kan de accountant nog enkele vaktechnische vragen afstemmen. Als er dan moet worden waargenomen is de actuele kennis in het ongunstigste geval een halfjaar oud. Nog wel veel, maar voor accountants te overzien.
Alle partijen tevreden in opzet, bestaan én werking! De Nadere Voorschriften schrijven immers voor dat de waarneming op adequate wijze dient te worden geregeld.