Mooi vak
Vakantie is altijd een moment van rust wat de mogelijkheid geeft om terug te kijken op het afgelopen seizoen. Nu wordt er nog wel eens geklaagd over ons vak dat niet meer zou zijn wat het was, maar persoonlijk ervaar ik dat toch anders. Met name in de vorm van teamwork kan ons vak heel bijzonder zijn, en omdat ik vind dat we dat niet genoeg kunnen uitdragen geef ik u onderstaand voorbeeld zoals het soms gaat mee.
Het is vrijdagmiddag 17.00 uur. De auditcommissie is geweest en ook de raad van commissarissen heeft de jaarstukken goedgekeurd. Alle controlebevindingen zijn besproken en waar nodig verwerkt. Op maandagmorgen voor beurs gaat het persbericht naar buiten en de jaarrekening op de website. Het holdingteam van circa twintig personen zit bij elkaar om de status te bespreken. Het elektronisch dossier bevat inmiddels 1.5GB aan informatie, 1.600 controlestappen die moeten worden afgewerkt, en een tiental formele consultaties waarvan er nog drie definitief moeten worden goedgekeurd. De managers, partners en de OKB (de onafhankelijke partner die toezicht houdt op de kwaliteit van het werk) hebben belangrijke delen al beoordeeld. Wat blijft zijn de laatste puntjes op de i, afdocumenteren en vaststellen dat de correcties goed in de drukproef en persbericht terecht zijn gekomen.
Specifiek probleem is dat de datering van de jaarrekening maandagmorgen voor beurs is, hetgeen betekent dat de controleverklaring tussen zondagavond 12.00 uur en maandagochtend 09.00 uur moet worden afgegeven. Afgesproken wordt dat het gehele team de agenda vrij maakt en het weekend doorwerkt, maar dat op vrijdag en zaterdag iedereen tijdig stopt, en een goede nachtrust neemt omdat het zondagavond laat gaat worden.
Zaterdagochtend 09.00 uur. De eerste teamleden druppelen binnen. Met de beveiliging is afgesproken dat het kantoor voor de accountant is geopend. De cliënt zal met name op zondag aanwezig zijn. De drukproef ligt klaar. De nieuwe software heeft een dashboard dat aangeeft dat het grootste deel van de stappen in diverse stadia van review zijn. Voor mij komen er gedurende de dag enige tientallen stappen voor review gereed. De consultaties zijn een probleem want de national office partner meldt dat zijn collega die het advies moet goedkeuren in het buitenland is. Voordat we die zaterdag rond 19.00 uur huiswaarts keren constateren we een bevredigende voortgang.
Zondag 10.00 uur. Vandaag moet het gebeuren. Daarom zijn er boodschappen gedaan en zijn er snacks en drankjes om de nacht mee door te komen mocht zich die situatie voordoen. De cliënt is eveneens in grote getale aanwezig. Voortgang is matig want de herziene drukproef laat op zich wachten. Wel is de laatste versie van het persbericht beschikbaar. Alle getallen worden aangesloten. Hier en daar een opmerking die terug gaat naar investor relations. Bij de koffieautomaat wordt met de cliënt bijgepraat. Dit soort momenten sterkt de relatie. Iedereen gaat ervoor.
Zondag 17.00 uur. De specialisten komen binnen. Zij buigen zich over het MVO-verslag want hier wordt een aparte verklaring bij afgegeven. De kamer is met meer dan twintig mensen overvol. Uitgeweken wordt naar een apart zaaltje maar hier werkt de verwarming niet. Het national office is toch in staat geweest om tijdig groen licht te geven. Weer drie noodzakelijke stappen afgewerkt.
Zondag 19.00 uur. Gezamenlijk diner in de kantine. Circa vijftig man doet zich tegoed aan een voedzaam maal. De voorzitter van de raad van bestuur komt ook langs en eet mee. Klasse.
Zondagnacht 24.00 uur. Het gaat toch allemaal langzamer dan gedacht. Het dashboard geeft aan dat er nog circa honderd stappen moeten worden afgewerkt. Onze opmerkingen over de drukproef zijn doorgegeven. Men verwacht binnen twee uur een nieuwe versie. Dit lijkt simpel maar we spreken wel over jaarstukken die minutieus gecontroleerd moeten worden, niet in de laatste plaats de IFRS-disclosures.
Maandagmorgen 01.00 uur. De OKB wordt gebeld. Met hem afgesproken dat hij nu gaat slapen en vanaf 06.00 uur beschikbaar is om het laatste deel van zijn review af te ronden. Tot op heden heeft hij namelijk zoveel mogelijk mee gelezen en zijn opmerkingen zijn a tempo verwerkt.
Maandagmorgen 04.00 uur. De finale drukproef is binnen, twee uur later dan verwacht. Het aantal uitstaande stappen is gedaald tot circa vijftig, een traag proces om alles goed in het dossier te krijgen. Iedereen werkt gestaag door, van vermoeidheid is nog geen sprake, hoewel sommigen toch al twintig uur in touw zijn. Er wordt gelachen, de moed zit erin. Ik breng koffie rond want ik heb even niets te reviewen.
Maandagmorgen 07.00 uur. De laatste loodjes. Het wordt een race tegen de klok, maar iedereen is moe. De cliënt komt langs voor de laatste interne controles. Men wacht op ons.
Maandagmorgen 08.00 uur. Tekensessie met de cliënt. Het dossier zit dicht. De OKB heeft het groene licht aan het compliance office gegeven. Ik mag de verklaringen ondertekenen. We toasten met bubbels omdat we het met elkaar gehaald hebben. Iedereen is moe. We gaan allemaal snel naar huis om te slapen. Ik heb om 12.30 uur een vergadering maar pak nog twee uur slaap. Het team heeft deze week twee dagen verplicht vrij om studie in te halen en uit te rusten want de weken daarvoor zijn ook hectisch geweest. En op woensdagavond is er een klein feestje om deze geweldige team effort te vieren.
Hoe zo niet interessant? Mooi vak toch?
Ruud Dekkers