NBA 03 november 2011

Hoe betrouwbaar zijn externe bevestigingen?

'De betrouwbaarheid van extern verkregen informatie is groter als het vanuit een onafhankelijke bron komt buiten de onderneming.' Over dit citaat uit Standaard 500.A31 had ik onlangs een levendige discussie met mijn studenten aan de accountantsopleiding aan de VU.

Is de stellingname uit NV COS terecht? Anekdotisch komen verschillende voorbeelden naar voren met argumenten dat externe bevestigingen niet altijd even betrouwbaar zijn. Een standaardbankverklaring waarin de zekerheden van de lening ontbreken terwijl je als accountant weet dat die er wel degelijk zijn. Of de casus Ahold Foodservice in de Verenigde Staten, waar de accountant achteraf gezien toch niet de goede leveranciersconfirmatie heeft ontvangen. En van de andere kant: je kunt te maken hebben met een controller die jou als controlerend accountant nog nooit iets anders dan de waarheid heeft verteld en altijd transparant is over de gang van zaken over de onderneming die je controleert. Dus waarom zoveel nadruk op het verkrijgen van externe bevestigingen?

Maar toch ... de controlestandaarden geven het niet voor niets aan. Het is alsof je in de auto zit en op je TomTom afleest dat je signaal hebt van zeven satellieten. Allemaal signalen die samen ertoe leiden dat je met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid op de plaats bent die wordt aangegeven. Externe confirmaties zijn zo'n signaal ten opzichte van andere signalen die je in je controle oppikt. En soms is dat een tegengesteld signaal dat de alarmbellen moet doen rinkelen. Vanuit de grondhouding dat een fout overal kan zitten, zouden juist externe confirmaties extra aandachtig moeten worden bekeken. Veel fraudes worden namelijk gespot door het opvolgen van externe confirmaties. En wat zou het dan toch jammer zijn als je ondanks dat externe signaal toch een post accepteert die achteraf fout blijkt te zijn. 

Moet de accountant altijd externe bevestigingen opvragen? Nee, maar de accountant is wel verplicht om te overwegen (en dus ook de overweging om het niet te doen te documenteren) om externe bevestigingen op te vragen (samengevat in Standaard 505.3). Cruciaal daarbij is het hebben van een professioneel-kritische grondhouding. Niet voor niets is de professioneel-kritische grondhouding een verplicht onderwerp voor permanente educatie geworden. Ondanks dat externe bevestigingen niet per definitie betrouwbaar hoeven te zijn en je ze in het licht van andere ter beschikking staande informatie moet beschouwen, kunnen ze nu net de ontbrekende schakel opleveren die de accountant nodig heeft bij het verzamelen van controle-informatie. Ook in de jaarrekeningcontrole 2011. Vanuit een kritische grondhouding die je zegt dat confirmaties helpen om de puzzelstukjes bij elkaar te krijgen en niet 'omdat het moet'. En om door te bijten waar nodig: niet-geretourneerde verzoeken voor debiteurenconfirmaties moeten bij elke accountant leiden tot aanvullende werkzaamheden.

Op deze wijze draagt elke accountant bij aan maatschappelijke relevantie: een controle met een kritische grondhouding. 

Peter Eimers

Deze bijdrage is ook verschenen in Accountant van november 2011. Accountant bevat maandelijks een column van het Adviescollege.