Financiële medewerkers back office straks op straat
Grote bedrijven en overheden concentreren backofficeprocessen steeds vaker in één afdeling; ondersteunende diensten als financiën, administratie en ICT meestal als eerste. Die afdelingen, die honderden of (tien)duizenden mensen kunnen bevatten, zullen de komende jaren nog wat groeien, maar daarna sterk inkrimpen.
Want zoals de assemblage naar Azië is gegaan, zo zorgt vergaande automatisering uiteindelijk voor het verdwijnen van veel finance-kantoorbanen in de back office. De oplossing ligt in tijdige omscholing van al die white collar managers en financiële medewerkers. Het verwerken van documenten en maken van rapportages heeft steeds minder handen nodig.
Stap één in de periode tot 2020 zal zijn dat er nog grotere ondersteunende afdelingen ontstaan, bijvoorbeeld in een shared service center. Onder druk van internationale concurrentie is de concentratietendens groot. Veel mensen werken nu al in zo'n afdeling en zitten dagelijks achter een beeldscherm. Kostendruk in combinatie met automatiseringsmogelijkheden leiden tot deze centralisatie van voorheen lokaal uitgevoerde activiteiten.
Voorbeelden van zeer grote back office-afdelingen zijn die van bedrijven als ING, Rabo en ABN Amro. Het verwerken van documenten en transacties en het maken van rapportages vormt het gros van het werk. Het marktmechanisme werkt voor zo'n afdeling slechts in beperkte mate. Hiërarchische structuren zorgen voor wie welk werk uitvoert, en tegen welke prijs. Directe druk van buiten is er niet, alleen druk van het hogere management dat de ‘interne diensten' afneemt.
Dat het marktmechanisme hier niet werkt, blijkt wel uit de forse ingrepen die de pers halen. Het lijkt wel of eens in de paar jaar de botte bijl hanteren de enige mogelijkheid is om zo'n organisatie in het financiële gareel te krijgen.
De vraag is overigens of grotere organisaties wel goed bestuurd kúnnen worden. De ideale omvang van een groep mensen die samenwoont en werkt, is maximaal 150 personen. Die omvang komt van onderzoek bij stammen waarin onze voorouders leefden in Afrika en Zuid-Amerika. Uit dat onderzoek is gebleken dat een stam zich splitste als er meer dan 150 mensen in die stam waren. Dit getal wordt ook wel 'Dunbar's number'genoemd naar een onderzoek van de Britse antropoloog Robin Dunbar uit 1992. Onze hersenen en door ons gehanteerde management- of samenwerkingstechnieken zijn als het ware op deze maximale omvang ingesteld.
Stap twee is echter dat (zeker na 2020) fors zal worden ingegrepen in back offices. Pas dan zal echte doelmatigheid worden bereikt, door nieuwe technologieën en automatisering. De gemeente Amsterdam wil bijvoorbeeld in 2015 32 administratieve systemen van evenzovele diensten en onderdelen vervangen door één administratief systeem.
Wel zo doelmatig. Maar voor kantoorpersoneel leidt dit tot afvloeiing. Voor de grote groep dertigplussers onder al die financieel managers en medewerkers ligt de oplossing dan in tijdige omscholing, ook naar werkzaamheden buiten de eigen branche. Misschien wel de zorg en het onderwijs.
Een ding is zeker: veel werknemers zullen hun pensioen niet meer van achter hun beeldscherm halen.