De compliance officer: voor zijn taak berekend?
Kwade tongen beweren dat er nogal wat in- en externe compliance officers rondlopen in mkb-accountantskantoren die niet geheel voor hun taak berekend zijn. Blijkbaar leveren inspecties door toezichthouders niet zelden een teleurstellend beeld op ten aanzien van de invulling van de compliance-functie. De roep om verbetering door middel van een opleiding is gehoord, maar het enthousiasme onder de potentiële cursisten voor alweer een kwaliteitscursus erbij, lijkt gering.
Nu is de functie van compliance officer ook moeilijk. Het is een vrij nieuwe functie in het mkb zodat het een beetje zoeken en tasten is voor betrokkenen, zowel de compliance officers als ook de besturen van accountantskantoren. De compliance officer staat er alleen voor, zonder begeleiding of klankbord. En voor een externe compliance officer dreigt bovendien dat hij als buitenstaander minder goed op de hoogte zou kunnen zijn van wat zich in de organisatie afspeelt.
Wat is nu eigenlijk de functie van een compliance officer in een mkb-accountantskantoor? Sleutelbegrip is aantoonbare integriteit, opgevat niet als een eigenschap van personen, maar als een eigenschap van organisaties. Want integriteit kun je organiseren: door een expliciet normenkader, transparantie in de uitvoering, het afleggen van verantwoording en tenslotte door handhaving. Het creëren en in standhouden van aantoonbare integriteit is de kerntaak van de compliance officer.
Daarbij is ondersteuning vanuit de top van het kantoor onontbeerlijk. Het benoemen van een compliance officer en hem verder laten zwemmen levert niet het gewenste resultaat, hoe vaktechnisch onderlegd of ervaren de betrokkene ook is. Intern of extern maakt daarbij geen verschil - hoewel je van een externe zou verwachten dat hij eerder aan de bel trekt dan een interne functionaris, die immers nog andere werkzaamheden heeft die zijn aandacht vragen.
Blijkbaar laten echter ook externe compliance officers zich nogal eens marginaliseren in de organisatie. Het is mijn inschatting dat hier het knelpunt ligt, eerder dan in een tekort aan technische kennis.
Het veranderingsproces in een mkb-accountantskantoor van de traditionele, wat informelere cultuur naar een cultuur van aantoonbare integriteit dient, zoals iedere organisatieverandering, te worden geïnitieerd vanuit de top.
Uit de hierboven gegeven omschrijving van het kernbegrip volgen de hoofdlijnen van de te realiseren verandering: zorg voor een actueel en levend (bekend en gebruikt) kwaliteitssysteem; organiseer een up-to-date informatiestroom over de uitvoering van activiteiten en vastleggingen van kritische besluitmomenten in de uitvoering; organiseer toezicht hierop en grijp in op momenten dat het nodig is. In dat kader dient de benoeming van een compliance officer te worden gezien.
Met gebruikmaking van deze tools is het aan de compliance officer om een proactieve en professionele houding aan te nemen en om de samenwerking met het bestuur inhoud te geven door regelmatig overleg en door periodieke en incidentele rapportages.
Nog een kwaliteitscursus erbij is niet de aangewezen weg om dit te bereiken. Regelmatige klankbordbijeenkomsten van compliance officers, bestuurders, en toezichthouders zouden daarentegen kunnen helpen het lek boven water te krijgen.