Nieuw model financiële afsluiting betekent revolutie accountantswereld
De accountancypraktijk staat aan de vooravond van een van de grootste veranderingen in haar geschiedenis. Door ontwikkelingen in de informatietechnologie zal de taak van de accountant bij de controle van de jaarrekening de komende tien jaar rigoureus veranderen. Auditing wordt een commodity.
Herman Heller
Met behulp van de nieuwste software kan het tijdrovende proces van de jaarafsluiting grotendeels geautomatiseerd plaatsvinden, omdat de relevante gegevens zonder menselijke tussenkomst kunnen worden aangemaakt en gecontroleerd. Ook de achterliggende documentatie kan automatisch worden aangemaakt. De rol van de accountant bij de audit wordt beperkt tot de slotfase van de audit.
Wat is er aan de hand? In de huidige praktijk zijn de eerste fasen van een audit vaak tijdrovend door de grote hoeveelheid informatie die vanuit verschillende onderdelen van een onderneming moet worden verzameld. Stapels dikke ordners moeten handmatig worden doorgespit.
Dat is niet langer nodig, omdat met behulp van software de benodigde gegevens vanuit de hele organisatie, vanaf de plek waar ze ontstaan, geïntegreerd en gestandaardiseerd kunnen worden aangeleverd bij financiële specialisten. Ook de controle op de juistheid en de aanmaak van achterliggende documentatie kan grotendeels geautomatiseerd plaatsvinden.
Deze ontwikkeling betekent niet alleen een revolutie in het proces van de jaar- en kwartaalafsluiting, maar ook voor de accountancypraktijk zelf. De gespecialiseerde software doet voortaan de bulk van het werk. IT-dienstverleners worden verantwoordelijk voor dit voorbereidende deel van de audit. Zij bewaken het geautomatiseerde proces en garanderen aanlevering van accurate en relevante gegevens bij de accountant, die slechts de eindcontrole doet.
Voor deze werkwijze is wel een nieuwe waarborg nodig: het voorbereidend gedeelte moet worden gecertificeerd door een accountantskantoor. Idealiter een gerenommeerd kantoor dat over de noodzakelijke technische expertise beschikt. De eindcontrole zal vervolgens door een tweede kantoor worden uitgevoerd: zo blijven proces en controle van elkaar gescheiden. De totale inspanning van accountants zal echter zeer waarschijnlijk afnemen.
Dit nieuwe model voor jaarafsluiting zal de accountantswereld op zijn kop zetten. De kosten voor auditing kunnen drastisch dalen.
Accountantskantoren zullen echter niet slechts nadelen ondervinden van dit nieuwe model. De maatschappij is andere eisen gaan stellen aan accountants, mede door hun rol in de financiële crisis. Allerwegen klinkt de roep om inperking van financiële risico's. Gedeeltelijke automatisering van het auditingproces geeft accountants de ruimte om hun werkzaamheden in die richting te verleggen.
Uiteindelijk is het voor de accountancywereld een kwestie van aanpassen of verliezen, want er is geen weg terug. Cfo's verwelkomen het nieuwe auditingmodel, omdat het geld en tijd bespaart. De Belastingdienst heeft al zijn goedkeuring gegeven en het wachten is op het eerste accountantskantoor dat deze werkwijze integraal doorvoert.
De collega-kantoren hebben daarna geen keuze meer. Als de accountantskantoren hun werkwijze aan de grotendeels geautomatiseerde auditing aanpassen, zullen ook zij tot de winnaars van dit nieuwe model kunnen gaan behoren.
Herman Heller is ceo van Runbook Company International.