Controlemaatregelen en het vergeten doel
Controlemaatregelen zijn, zoals we allen weten, zeer belangrijk in het streven naar control. Door ze zorgvuldig te implementeren, naleven en monitoren, behoeden ze de organisatie voor ongewenste activiteiten die het doel niet dienen.
Marlies Meijer
De accountant is op het gebied van controlemaatregelen de ultieme deskundige. Doorgewinterd in zijn vak is hij als geen ander op de hoogte van AO/IC. De echte profs onder ons weten dat de AO/IC op straat ligt. Als ware beroepsliefhebbers vroegen we ons in december in de rij bij de kerstbomenboer dan ook af hoe deze zijn opbrengstverantwoording nu werkelijk waarborgt.
Tot zover onze beroepsmatige trots. Hoe staat het met ons privé-leven? In hoeverre hebben wij ook daar controlemaatregelen doorgevoerd? Hoeveel 'procesjes' hebben wij daar stiekem geïmplementeerd? Welke vaste gewoonten en routines, die we bestempelen als ‘rituelen' of overgeërfde waardevolle gebruiken, druipen als we eerlijk zijn van de controledrang en hebben eigenlijk toch wel een dwangmatig karakter gekregen?
Welk doel dienen onze controlemaatregelen? We lijken te denken dat als we deze controlemaatregelen niet zorgvuldig in place houden, onze 'naasten' activiteiten gaan ontplooien die ons doel niet dienen. Terwijl we toch ooit met elkaar zijn gestart op basis van een gezamenlijk doel.
De vraag is dus welke controlemaatregelen werkelijk nog noodzakelijk zijn als wij een gezamenlijk gedragen doel hebben, en welke maatregelen slechts per ongeluk uit gewoonte zijn meegelift in ons beroepsmatig enthousiasme.
Neem alle formulieren die moeten worden ingevuld alvorens een audit te starten. Ze belemmeren de flexibiliteit, creativiteit, het zelf nadenken en ook nog eens de motivatie. Of neem bedrijven die alleen nog maar aan het budgetteren zijn en zijn vergeten waarom ze ooit zijn opgericht.
Weten we eigenlijk nog wel wie we zijn zonder onze stramienen, procedures en methodieken? Professioneel én als persoon?
Mijn verlate 'kerstboodschap' zou zijn: probeer het eens uit, doe eens gek tijdens de eerstvolgende vakantie, ga eens out of the box en ontdek wat er dan gebeurt. Draai alle zelfgemaakte procedures om en doe bij alles precies het tegenovergestelde. Wedden dat u weer vol goede moed en inspiratie het nieuwe jaar in gaat?
Het zou echter ook kunnen zijn dat u er achter komt dat bepaalde controlemaatregelen niet alleen in uw gezin overbodig zijn, maar dat meer dan de helft van alle controlemaatregelen in elke organisatie is gebaseerd op irreële angst. En dat dát dan weer komt omdat men het gezamenlijke doel is vergeten.
Wat mij betreft ligt onze focus komend jaar dan ook niet meer op het al of niet aanwezig zijn van controlemaatregelen, maar op de aanwezigheid van een gezamenlijk doel.
Ook wij mogen innovatief zijn. Veel succes!
Drs. Marlies Meijer RA is als extern accountant werkzaam geweest bij KPMG en als intern accountant bij KLM. Twee jaar geleden heeft zij ACSR solution opgericht met als doel meer authenticiteit in het bedrijfsleven te brengen. Voor dit concept heeft zij zich laten inspireren door organisaties die zij als accountant bezocht en die volgens haar meer kracht konden uitstralen om daarmee hun doelen te bereiken. Vandaag de dag ondersteunt zij deze organisaties in hun proces van innovatie en groei om dit waar te maken.