Nieuws 27 februari 2023

NBA: Accountant moet in aandeelhoudersvergadering heldere taal spreken

Accountants moeten in de aandeelhoudersvergadering heldere taal spreken, bij het toelichten van hun bevindingen bij de jaarrekening en het bestuursverslag. Dat benadrukt de NBA bij de publicatie van de geactualiseerde versie van Handreiking 1118, over het optreden van de externe accountant in de aandeelhoudersvergadering.

Een belangrijke wijziging ten opzichte van de vorige versie van de handreiking, is dat de NBA accountants vraagt om transparanter te zijn over de bevindingen van de accountant tijdens de controle. Tijdens de voorbereiding van de aandeelhoudersvergadering moet de accountant hierover afspraken maken met de voorzitter van de vergadering.

Bij het optreden in de AvA moet de accountant duidelijk maken aan welke onderwerpen door hem of haar primair aandacht is gegeven bij de controle, zoals aan continuïteit en frauderisico'. Net als bij de kernpunten van de controle (key audit matters) gaat de NBA ervan uit dat de accountant zaken die gedeeld worden met de AvA, eerst heeft gedeeld met het management en de raad van commissarissen.

Nieuw in de aangepaste handreiking is de 'opdracht voor de accountant voor het komende jaar', die de accountant de mogelijkheid geeft om de controle van de jaarrekening voor het komende jaar toe te lichten, voor zover die informatie al beschikbaar is op het moment van de AvA. Dat geldt ook voor andere opdrachten, zoals bijvoorbeeld een duurzaamheidsrapportage.

Reacties op consultatie

De handreiking is in november 2022 eerst ter consultatie voorgelegd. In de finale versie zijn reacties uit de consultatiefase verwerkt. Die kwamen zowel vanuit de accountantspraktijk als vanuit gebruikers van informatie.

Volgens Anton Dieleman, voorzitter van het Adviescollege voor Beroepsreglementering (ACB) van de NBA, bleek daaruit dat verschillend wordt gekeken naar de rol van de accountant tijdens de aandeelhoudersvergadering. "Er kwam zowel een voorstel om terughoudend en voorzichtig te zijn, als een oproep om juist actiever op te treden. De afweging van die reacties door het ACB heeft gezorgd voor enkele wijzigingen in de handreiking."

Ook is in de reacties op de consultatieversie de ketenverantwoordelijkheid benadrukt en is aangegeven dat de accountant alleen uitspraken moet doen over zaken waarover voldoende controle-informatie  is verkregen. Die reacties hebben geleid tot een duidelijker formulering hiervan.

Heldere taal

"Met deze handreiking zet de sector een nieuwe stap op weg naar vertrouwen in het maatschappelijk verkeer", aldus NBA-voorzitter Kris Douma. Hij geeft aan dat bij de afsluitende behandeling door het NBA-bestuur is gepleit voor heldere taal. "Accountants zijn gewend om vooral vaktechnisch zorgvuldig te rapporteren, maar dat draagt niet altijd bij aan de duidelijkheid voor de gemiddelde gebruiker. Daarom heeft het bestuur gevraagd om een toevoeging over helder en duidelijk formuleren, zodat de toelichting van de accountant in de AvA ook het gewenste effect heeft." Die aanpassing is door het ACB in de finale versie meegenomen.

Hoewel de handreiking primair is bedoeld voor het optreden van accountants in de AvA van beursgenoteerde ondernemingen, raadt de NBA ook accountants in de mkb-praktijk aan de handreiking te gebruiken bij het geven van een toelichting op de controlewerkzaamheden.

De geactualiseerde versie van Handreiking 1118 vervangt de eerdere versie uit 2018.

• NBA Handreiking 1118 'Het optreden van de externe accountant in de algemene vergadering van aandeelhouders'
• Zie ook het artikel van Anton Dieleman: Optreden van de accountant in de algemene vergadering