Nieuws 22 augustus 2017

Veel accountants nog onbekend met gebruik UBL

De Rijksoverheid vraagt sinds begin 2017, onder voorwaarden, van leveranciers dat die hun facturen aanbieden via UBL. Veel accountants hebben, net als het bedrijfsleven zelf, nog weinig idee wat UBL is, zo meent leverancier go2UBL.

Vanaf 1 januari 2017 moeten leveranciers aan de Rijksoverheid voor nieuwe inkoopcontracten elektronisch factureren met gebruik van UBL (Universal Business Language). Op jaarbasis gaat het hierbij om circa anderhalf miljoen facturen. UBL is de norm voor het elektronisch aanleveren en verwerken van facturen. De toepassing van deze standaard zorgt er voor dat die facturen automatisch in boekhoudprogramma’s worden verwerkt. Gebruikers moeten daarvoor wel aanpassingen (laten) doen in hun boekhoudprogramma. 

Aannames

Volgens go2UBL gaan veel potentiële gebruikers uit van onjuiste aannames, die de omschakeling bemoeilijken.  "We horen relaties bijvoorbeeld aangeven dat het inboeken van bonnetjes niet kan, of dat het bij veel facturen mis gaat. En ook dat de boekhouder of accountant het werk al doet", aldus ceo Rob Tolstra. Volgens hem gaat het verwerken van de diverse typen facturen en bonnetjes in zo'n 97 procent van de gevallen in één keer goed en wordt de rest handmatig verwerkt. 

Tolstra noemt de geautomatiseerde verwerking ook goed nieuws voor accountants, "omdat ze daarmee tijd overhouden om te focussen op controle en advisering". Mogelijk vrezen accountants en administratiekantoren voor omzetverlies, aldus de UBL-leverancier. "Dat is wellicht ook zo, immers alles wat je kunt digitaliseren zal op termijn goedkoper worden. Maar accountants kunnen wel meer klanten bedienen in minder tijd en beter hun adviesrol vervullen."

Platform

Aanbieders als go2UBL tellen inmiddels vaak al duizenden gebruikers, maar dat is een fractie van de gehele markt. Om het gebruik van UBL te bevorderen is een aantal initiatieven opgezet, zoals het platform E-factureren, dat partijen aan elkaar koppelt om e-facturatie goed van de grond te krijgen. Belangrijk doel is het wegwerken van knelpunten die grootschalige adoptie van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking tegenhouden. 

Tegelijk bieden commerciële partijen tegen vergoeding hun diensten aan om pdf-documenten te converteren naar een UBL-bestandsversie. Verwachting van aanbieder go2UBL is dat een en ander langer gaat duren dan aanvankelijk gedacht, "want introducties van technische innovaties aan het grote publiek gaan vooral langzaam".