Nieuws 10 mei 2016

Norea: Keteninformatisering zorgsector kan beter

De integratie, monitoring en beheersing van informatieketens in de zorg kunnen efficiënter en effectiever worden ingericht en uitgevoerd.

Dat staat in een publieke managementletter van Norea, de beroepsorganisatie van IT-auditors. Volgens Norea moeten zowel de informatieketen(s) als de complexe declaratieketen worden aangepakt. Ketenbrede controles ontbreken of zijn voor verbetering vatbaar. In dat verband signaleert Norea een aantal aandachtspunten met daarbij de maatregelen ter verbetering.

De managementletter bevat de uitkomst van de sectoranalyse van de Norea Kennisgroep Keteninformatiemanagement van de risico's en afhankelijkheden in de complexe zorgsector. Norea noemt in het document zeven belangrijke aandachtspunten die de beheersbaarheid van de keten bemoeilijken:

1. De zorg is nog geen geïntegreerde keten, maar een verzameling van individuele entiteiten - In de zorgketen verhindert het gebrek aan harmonisatie en uniformiteit het goed functioneren van de beoogde samenwerking. Ondanks behoorlijke inspanning en moeite van en door de individuele entiteiten, is door onvoldoende harmonisatie en uniformiteit sprake van suboptimalisatie.
2. De ketens zijn complex - De zorgsector, en daarbinnen het declaratieproces, omvat diverse stromen en deze stromen zijn complex (geworden). Een eenduidige governancestructuur en architectuur van de informatievoorziening ontbreken binnen deze verschillende stromen. Daarnaast zijn de koppelvlakken niet allemaal in kaart gebracht en is het aantal erg groot. Bovendien ontbreken ook datagovernance en master datamanagement, zodat data niet zonder meer door de gehele keten kunnen worden geleid en beheersing daarom lastig blijft.
3. Diverse partijen hebben verschillende belangen en meerdere rollen in verschillende ketens - Doordat partijen meerdere rollen vervullen is het onduidelijk waarvoor zij verantwoordelijk kunnen worden gehouden. Zo heeft de NZa drie rollen: een regelgevende rol, een uitvoerende rol en een toezichthoudende rol. Daarnaast ontbreekt soms informatie of moeten gegevens achteraf worden verrijkt, waardoor extra controles worden bedacht die vervolgens door gebrek aan gegevens of verkeerde gegevens niet kunnen worden uitgevoerd.
4. Reputatieschade - Organisaties in de zorgsector zijn verworden tot grote en complexe entiteiten en de besturing ervan is bepaald geen sinecure. En hoewel iedereen in de zorgsector zijn uiterste best doet, worden er toch fouten gemaakt, net als in ieder ander bedrijf. Met dit verschil dat waar fouten bij andere bedrijven niet altijd in relatie staan tot mensenlevens, is dat in de zorgsector wel vaak eraan gerelateerd. Het is dan ook niet verwonderlijk dat patiëntveiligheid en het voorkomen of beperken van reputatieschade één van de prioriteiten is van bestuurders van organisaties in de zorgsector. Dit is begrijpelijk, immers reputatieschade kan leiden tot ongewenste aandacht in de media, met als gevolg minder productie bij de zorgaanbieder en minder verzekerden bij de zorgverzekeraar.
5. Kostenaspect –De administratieve afhandeling kan efficiënter en effectiever.
6. Toezicht in de zorgsector - De praktijk toont aan dat declaraties niet altijd terecht worden ingediend, wat aanleiding geeft voor de NZa tot meer en strakkere procedures voor gebruikers en applicaties. Meer en strakkere procedures leiden echter niet per se tot een efficiënter en effectiever proces en lossen evenmin de veroorzakende problematiek vanzelf op.
7. IT-controls versus handmatige controls - De controleprotocollen van de NZa bevatten overwegend gegevensgerichte controles en handmatige beheersmaatregelen. Van omspannende totaal- en verbandscontroles is relatief weinig gebruik gemaakt en ook beheersmaatregelen die in de automatisering kunnen worden ingebouwd komen relatief weinig voor. Het gevolg hiervan is dat audits arbeidsintensief zijn doordat deze vaak nog zijn gebaseerd op steekproeven. Daarnaast wordt niet de gehele keten afgedekt doordat onderdelen van de keten onder verschillende verantwoordelijken (zorgaanbieder, zorgverzekeraar etc.) vallen.

• Norea publieke managementletter: Beheersing keteninformatisering zorgsector