Nieuws 03 juli 2015

'Data-analyse gaat accountancy veranderen'

In de accountancy zijn de ervaringen met data-analyse en big data nog beperkt. Ze zullen het vak echter volledig vernieuwen, voorspelt Hans Bootsma van Deloitte. Vrijwel alle audit en control-diensten van dit kantoor zijn inmiddels gebaseerd op data-analyse.

Accountants houden zich steeds vaker bezig met big data, zo wordt vaak gesteld. Toch leggen weinig accountantskantoren zich expliciet toe op data-analyse, laat staan de analyse van ‘big data’ in brede zin. Vreemd is dat niet, zegt Hans Bootsma van Deloitte. Hij is partner risk services en hoofd van de data-analisten van Deloitte. Vijf jaar lang investeerde dit bedrijf fors op dit gebied . “Nu kunnen we grote hoeveelheden data efficiënt analyseren.”

Over big data is veel te doen. Ook in de accountantswereld is het een ‘buzzword’. Hoewel die specifieke term eigentijds is, gaat het volgens Bootsma niet om een nieuw verschijnsel. “Data-analyse, business intelligence, big data, het gaat allemaal om het verkrijgen van inzichten op basis van data.”

Het accountantsberoep zal hierdoor veranderen, denkt Bootsma. Controles steunen straks niet meer op deelwaarnemingen, maar op het geautomatiseerd vergelijken van datastromen. “Omzet kun je bijvoorbeeld controleren door alle transacties uit het systeem te halen en daarop de betreffende rekenregels toe te passen. Op deze manier hoef je veel minder handmatige werkzaamheden uit te voeren, je moet eigenlijk alleen nog vaststellen dat de contracten juist in het systeem zijn vastgelegd.”

Ook risicoanalyse gaat er anders uitzien. Bootsma: “De accountant bepaalt de risico’s aan de hand van een aantal posten en kijkt vervolgens hoe ze zijn afgedekt. Met data- en procesanalyse ontstaan heel andere inzichten en kunnen heel andere risico’s in beeld komen. Je krijgt bijvoorbeeld zicht op personen die veel afboeken of op betalingen die zonder inkoopnummer worden uitbetaald. Soms zien we wel vijftienhonderd varianten in het inkoopproces, honderden keren meer dan de klant voor mogelijk hield.”

“Met data-analyse weet je waarnaar je zoekt. Met procesanalyse is dat minder het geval, je bepaalt minder vooraf wat je wilt bekijken. Maar doordat je het hele proces bekijkt, krijg je automatisch enorm veel inzichten in het proces en eventuele afwijkingen daarbinnen. Dat is voor een klant soms eng, want dit kan ertoe leiden dat processen opnieuw moeten worden ingericht. Dat is precies de meerwaarde die je een bedrijf kunt bieden.”

“Ook trendanalyses worden mogelijk, door data van jaren naast elkaar te leggen en onderling te vergelijken. Zo krijgen de waarnemingen ook een voorspellende waarde. Bedrijven verwachten over het algemeen niet dat hun accountant zo diep in de organisatie kijkt.”

Een van de grote uitdagingen is het verkrijgen van voldoende bruikbare informatie, legt Bootsma uit. “Journaalposten uit het grootboek halen kun je bij kleine organisaties nog redelijk eenvoudig vergaren, bij grote bedrijven is dit nog wel eens lastig maar doorgaans wel goed mogelijk. Echter, wanneer je kijkt naar andere zaken binnen het bedrijf dan stuit je vaak op de aanwezigheid van meerdere systemen waar de data zich in bevinden. Dan wordt het lastiger, maar zeker niet onmogelijk. Juist daarin hebben we veel geïnvesteerd, zodat we deze systemen aan elkaar kunnen koppelen.”

Toch is volgens Bootsma de techniek niet de grootste uitdaging. Het inrichten van de organisatie op het gebruik van (big) data is belangrijker. “Wanneer accountants af moeten stappen van hun traditionele manier van werken en moeten gaan vertrouwen op analyses die gemaakt zijn, dan kost dat uiteraard tijd om een organisatie qua cultuur, trainingen en expertise aan te passen.”

Het timmermansoog van de accountant versus de accuratesse van de technologie? “Ja, zo zou je het kunnen omschrijven”, zegt Bootsma. “Het meekrijgen van de mens in de toepassing van data-analyse en big data is moeilijk. Het is allesbehalve een technisch verhaal, want je moet goed aangeven wat je er mee wilt bereiken. Slaag je er niet in om de meerwaarde aan te tonen, dan gelooft niemand er in.”

Maak je als accountant deze stap , dan moet je die rigoureus doorvoeren, adviseert Bootsma. De hele dienstverlening moet er op worden ingericht, van trainingsprogramma’s tot aannamebeleid. Dat vraagt een behoorlijke investering, zowel in de technologie als in de vaardigheden van de professionals.

Toch is het volgens Bootsma een misvatting dat alleen grote kantoren de analyse van grote databestanden kunnen inzetten. “Kleine accountantskantoren kunnen het ook. Zij hebben meestal kleinere klanten en die genereren ook minder data. De investering voor het kantoor is dan ook minder groot. Je hoeft bovendien niet alles zelf te ontwikkelen. Er zijn commerciële tools in de markt die je als accountantskantoor goed kunt inzetten.”

“Maar werken met grote hoeveelheden data vraagt hoe dan ook een investering in tijd en geld. Het is een keuze waarop je bovendien je werkwijze helemaal moet aanpassen.”