Nieuws 02 maart 2015

Grant Thornton bijt spits af met digitaal ondertekenen jaarrekening

Als een van de eerste accountantskantoren voert Grant Thornton de digitale handtekening van de controlerend accountant in. Bij de NBA wordt gehoopt dat het voorbeeld navolging gaat krijgen door andere kantoren.

“Het klopt dat Grant Thornton de eerste is die de digitale handtekening van accountants onder jaarrekeningen op deze manier invoert”, zegt Gerard van IJzendoorn, beleidsmedewerker vaktechniek van de NBA. “We hebben hierover overleg gevoerd met Grant Thornton.”

Het kantoor zelf maakte eerder bekend dat e-signering is ingevoerd voor het tekenen van de jaarrekening. De verzending van de jaarrekening verloopt dan volledig digitaal via het digitale klantportaal van het kantoor. Klanten krijgen de inloggegevens. Na een mail waarin staat dat de jaarrekening klaarstaat, kunnen ze digitaal toegang krijgen tot hun jaarrekening.

Grant Thornton wil hiermee klaar zijn voor de eis van diverse instanties die op termijn jaarrekeningen ingestuurd willen krijgen met digitale ondertekening.

Van IJzendoorn hoopt dat meer kantoren de digitale paraaf gaan invoeren. “Dat maakt dit stukje dienstverlening goedkoper. Bovendien zal de service sneller verlopen.”

Er zijn wel meer kantoren die zeggen dat ze jaarrekeningen digitaal tekenen, maar dat gaat vaak via pdf’s, zegt Van IJzendoorn. “Dat is niet hetzelfde. Het digitaal ondertekenen van een jaarrekening betekent dat de handtekening gekoppeld moet  zijn met het ict-systeem van een kantoor.”

“Maar de handtekening mag niet opgeslagen zijn op de server van het kantoor, omdat die dan zo zwaar beveiligd moet zijn dat je er niet meer op kan. De server zou even ontoegankelijk worden als een plofkoffer. Om een digitale handtekening te zetten, moet je gebruikmaken van een token waarmee je kunt signeren. Het moet dan duidelijk zijn dat de handtekening ook echt van jou als accountant afkomstig is.”

Hoewel de NBA al jaren geleden de voorwaarden heeft geschapen voor de digitale handtekening van de controlerend accountant, zijn er nog geen kantoren die de mogelijkheden op deze wijze hebben gepakt.

“Dat is ook niet zo eenvoudig”, legt Van IJzendoorn uit. “Hoe groter het kantoor, hoe meer vestigingen, hoe complexer. Het ict-systeem heeft dan meer aanpassingen nodig. Dat is natuurlijk een investering, een van de vele. Voor kleinere kantoren is de digitale handtekening daarom iets eenvoudiger in te voeren dan voor de grote kantoren.”