Nieuws 11 november 2015

Kassagegevens moeten digitaal worden bewaard

Digitale detailgegevens uit een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren.

Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Deze op het oog simpele uitspraak kan volgens de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen grote gevolgen hebben voor detaillisten, ambulante handelaren, benzinestationhouders, horecaondernemers en andere ondernemers die werken met een kassa.

Belangrijk is dat de ondernemer  door de hoge Raad zelf verantwoordelijk wordt gehouden voor het goed bewaren van  digitale detailgegevens, ook als zijn afrekensysteem onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

Administratieplicht

De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in AWR artikel 52. De wet zegt dat een ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en omvang van de onderneming. Ook is de ondernemer verantwoordelijk om gegevens te bewaren en bij controle aan te leveren aan de Belastingdienst, zodat zij binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren.

Door technologische ontwikkelingen, zoals kassabediening vanaf mobiele telefoons en opslag in de cloud, veranderen de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt echter in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle. Een bedrijf moet binnen redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden, zo is de redenering.

Het nakijken van controlerollen zou te veel tijd kosten om de hoogte van de omzet te controleren. En om op artikelniveau het verband tussen inkopen en verkopen vast te kunnen stellen is informatie nodig over bestellingen, verkopen en betalingen. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

Gevolgen uitspraak

Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de ondernemer  kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden tot de Belastingdienst de administratie verwerpt. Het gevolg is dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard. Daarom adviseren de Belastingdienst en accountants ondernemers met toonbankverkeer om een moderne kassa aan te schaffen. Een moderne kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.