Nieuws 17 november 2014

10 Tips voor beperking meerwerkkosten accountants

Druk op de controlekosten is een hot issue. Te lage controlebudgetten kunnen de kwaliteit in gevaar brengen, maar de vraagkant wapent zich tegen onnodige meerkosten.

In het artikel '10 Tips om meerwerkkosten van uw accountant te voorkomen' informeert financieel-managementsite FM.nl de accountantsklant over de manier waarop de controlekosten kunnen worden gedrukt. Een en ander gekoppeld aan een training om op die accountantskosten te besparen.

"Meerwerk is één van de grootste ergernissen bij de jaarrekeningcontrole en tegelijkertijd een belangrijk verdienmodel voor de accountant", aldus de openingszin van auteurs Hèlen Sturm en Vincent Knottnerus. Registercontroller Sturm heeft volgens de beschrijving bij vele "multinationals en beursgenoteerde bedrijven" het auditproces "grondig gestroomlijnd". Knottnerus is blijkens de beschrijving "gecertificeerd projectmanager Prince II (Practitioner) en Lean 6 sigma (Black Belt)" en heeft "enorm veel ervaring met het stroomlijnen van processen en begeleiden van verandertrajecten".

Veel van de 10 tips komen neer op het vooraf vastleggen van zeer duidelijke en concrete afspraken over de werkzaamheden, het vooraf aandringen op realistische inschattingen en het tijdens de audit strikt monitoren en vooraf laten accorderen van extra werk, en het secuur controleren van de meerwerkfacturen.

De belangrijkste les betreft de laatste weken en dagen van de audit: "U mag nooit verslappen. Intensiveer in deze fase de meerwerkbewaking naar wekelijks of dagelijks indien nodig. Blijf alle gemaakte afspraken handhaven om meerwerk te voorkomen."

Tip 4 ‘Begrijp het verdienmodel van uw accountant' is pikant. Daarin wordt de klant in niet mis te verstane bewoordingen bijgepraat over de commerciële bedoelingen van hun auditor. "Uw accountant is expert op het gebied van het maximaliseren van omzet en winst. Hij kan uw organisatie daarbij ondersteunen, maar ook zijn eigen organisatie is hierop ingericht. Al vanaf het niveau van trainee word je getraind en beloond voor het zien en benutten van kansen. Meerwerk is hier een belangrijk onderdeel van. De huidige generatie partners heeft zijn positie in de regel te danken aan zijn / haar commerciële vaardigheden en de kwaliteiten om omzet en winst op opdrachten te genereren. Uw (gespreks)partners zijn in de regel geslepen onderhandelaars."

Toch is ook weer niet de bedoeling om de soep onverteerbaar heet en gepeperd op te dienen, getuige Tip 10: ‘Wees hard op de zaak en zacht op de mens'.

"Wij spreken vaak cfo's en groepscontrollers die het vervelend vinden om de accountant aan te spreken op meerwerk. Door vooraf goede meerwerkafspraken te maken en deze te handhaven, voorkom je juist deze vervelende gesprekken. Met een accountant kunt u prima harde afspraken maken, maar zorg dat opmerkingen nooit persoonlijk worden. De integriteit van de accountant is een erg gevoelig onderwerp. Het recept voor een kwalitatieve en betaalbare financial audit is het resultaat van een goede en transparante samenwerking tussen u en de accountant."