Nieuws 03 oktober 2014

Hoger beroep tegen toestemming Hema notarisservice

De Koninklijk Notariële Beroepsorganisatie (KNB) gaat in hoger beroep tegen de toestemming van de tuchtrechter voor de Hema notarisservice. De organisatie wil helderheid over de privacy van de klant.

Dat stelt de KNB in een schriftelijke reactie op de uitspraak van de tuchtrechter. De kamer voor het notariaat wees gisteren de eis af om de notarisservice te verbieden. De uitspraak is het gevolg van het proefproces dat de KNB had aangespannen tegen een van de Hema-notarissen.

Maar de tuchtrechter stelde wel voorwaarden aan de permissie voor de Hema notarisservice. De privacy van de klant moet in drie maanden worden verbeterd. Klantgegevens mogen alleen worden opgeslagen op servers die slechts toegankelijk zijn voor accountants. Nu kunnen ook medewerkers van Hema bij klantinformatie van de notarissen komen, en dat is volgens de tuchtrechter ongewenst.

"Volgens de KNB heeft de notaris geen enkele regie, zeggenschap of toezicht in de fase dat de HEMA-cliënt gegevens aan de website van de HEMA toevertrouwt, in de fase dat de conceptakte wordt opgesteld, in de fase dat deze de conceptakte krijgt toegestuurd en in de fase dat de HEMA-cliënt van de toelichting op de akte kennis neemt", aldus het vonnis van de tuchtrechter. "Dit alles vindt volautomatisch plaats en wordt geheel aan de digitale structuur overgelaten. De KNB meent dat dit in strijd is met dat wat tot de kerntaken van het notariaat behoort."

"Omdat wel maatregelen genomen zijn om de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens te beschermen is er op dit moment geen grond voor een maatregel. Dat kan anders worden als niet binnen drie maanden aanpassingen in de Hema-notarisservice plaatsvinden."

Dat de tuchtrechter toch groen licht heeft gegeven voor de Hema-notarisservice komt omdat de notarissen wel degelijk de regie voeren over het Hema-notariaat. Het gebrek aan regie door de notaris was een van de belangrijkste argumenten van de KNB tegen de Hema notarisservice.

"De notaris weet van te voren welke vragen zullen worden gesteld, welke antwoorden daarop worden gegeven, welke modellen worden toegepast en welke toelichtingen bij een en ander worden gegeven", aldus de uitspraak van de tuchtrechter.

"Bovendien heeft de notaris daarop invloed in die zin dat hij, indien gewenst, suggesties kan doen met betrekking tot de werking van de HEMA-website en de daarbij gebruikte teksten, terwijl ter zitting is gebleken dat de notaris alle vrijheid heeft de door de website gegenereerde akten aan te passen als dat nodig is."

Verder signaleerde de tuchtrechter dat er geen concrete klacht van een klant ten grondslag ligt aan de eis van de KNB voor een verbod.

"Nu er geen concrete klacht voorligt waarin op dit punt wordt geklaagd over een tekortkoming in deze ‘Belehrung" moet er vanuit worden gegaan dat de notaris aan genoemde eisen voldoet. Op dit punt is het meewerken aan de HEMA notarisservice dus niet klachtwaardig."