Nieuws 09 september 2013

Kwaliteitsslag DRV was bijna brug te ver

De kwaliteitsverbetering die DRV doorvoerde in aanloop naar de Wta-vergunning was pijnlijk én riskant. De investeringen waren enorm, cliënten vertrokken en het voortbestaan werd intern zelfs ter discussie gesteld.

"Nadat we intern de discussie begonnen over de kwaliteitsverbetering van onze controles, is het aantal controleverklaringen met een kwart afgenomen", vertelt Manfred Zurhorst, bestuursvoorzitter van DRV Accountants & Adviseurs. "Voor het merendeel waren dat de bedrijven die een vrijwillige controle lieten uitvoeren. In de wettelijke controlepraktijk zijn we per saldo tien opdrachten kwijtgeraakt."

Zurhorst blikt terug op het proces van kwaliteitsverbetering dat DRV doormaakte  na de aanvankelijke weigering van toezichthouder AFM om een Wta-vergunning toe te kennen. Begin augustus deelde Zurhorst de ervaring van het kantoor met vakgenoten via Accountant.nl. Dit leverde een stroom aan overwegend positieve reacties op.

In navolging hiervan is Zurhorst op verzoek van Accountant.nl bereid een nader kijkje achter de schermen te geven, waaruit blijkt hoe precair de omslag was voor DRV.

"De manier waarop wij controles deden was veranderd. We werden kritischer, we letten scherper op het naleven van de spelregels en keken meer naar risico's."

"Cliënten merkten dat er een andere wind waaide, maar niet iedereen begreep en waardeerde dat. Sommigen hielden er niet van dat wij kritische vragen gingen stellen. Het was tevens een tijd waarin je nog vrij eenvoudig tegen een lager tarief ook elders geholpen kon worden voor de controle."

"Wij hebben hieronder geleden. Zolang we geen vergunning hadden voor het uitvoeren van de wettelijke controle, konden wij niet beslissen over onze eigen toekomst. Als accountantskantoor konden wij voor drie strategische richtingen kiezen: branchespecialist, de goedkoopste aanbieder of een gemengde praktijk."

"Branchespecialist konden wij niet worden, daarvoor is in onze ogen landelijke dekking noodzakelijk. De keuze om de goedkoopste te worden hebben wij nooit gemaakt. Een gemengde praktijk waren we al. Controle maakt een substantieel deel van onze omzet uit. We hebben altijd de keuze gemaakt om daarin op het hoogste niveau te acteren."

"Dat verwachten onze klanten ook. We geven jaarlijks driehonderd controleverklaringen af, waarvan tweehonderd betrekking hebben op de wettelijke controle."

"Maar toen we meerdere keren van de AFM te horen kregen dat we niet voldeden aan de eisen voor een Wta-vergunning, hebben we ons afgevraagd of we het kwaliteitsniveau wel aankonden. We hebben even gespeeld met de gedachte om ons aan te sluiten bij een grotere partij."

"Uiteindelijk hebben we er toch voor gekozen om het vereiste kwaliteitsniveau op eigen kracht te bereiken. Streven naar het hoogste kwaliteitsniveau heeft immers altijd in ons dna gezeten. Dat zou ons geld en tijd gaan kosten, maar die investering hadden we ervoor over."

De omslag leidde tot een andere manier van controle. "We werken nu  meer aan de voorkant via pre-audits, brengen risico's vooraf in kaart en bespreken die met de cliënt. De controle van de jaarstukken borduurt hierop voort."

"Deze werkwijze is efficiënter dan onze oude werkwijze, waarbij wij vanuit punt nul begonnen met de controle en gaandeweg allerlei zaken tegenkwamen. Zonder rode draad gingen wij soms diep op details in."

Ook werden taken onder de dertig externe accountants van DRV opnieuw verdeeld. Er bleven er uiteindelijk negen over.

Zurhorst: "We hadden aanvankelijk onvoldoende nagedacht over de eisen waaraan een externe accountant moet voldoen. Er waren erbij die niet alleen controles bij cliënten uitvoerden, maar die zich ook bezighielden met samenstelling en advies. Externe accountants zijn specialisten. We hebben ze voor de keuze gesteld om zich hierin te specialiseren."

Nadat DRV begon aan de kwaliteitsimpuls stelde de organisatie een klantenstop in. Alle tijd en energie ging naar de bestaande relaties. "Natuurlijk namen die de gevolgen voor de controle niet voor kennisgeving aan, we hadden veel uit te leggen aan onze cliënten. Bijvoorbeeld dat ook zij meer tijd moesten vrijmaken voor het controleproces."

"Ook moesten wij in sommige gevallen iets extra's in rekening brengen. Dit was een proces dat vroeg om zorgvuldig management. Maar door een efficiënter proces zijn de meerkosten beperkt gebleven."

"Het dwong ons om het belang van de controle te laten zien. Transparantie voor stakeholders en banken, familiebedrijven waarvan de directie behoefte heeft aan verantwoording, dat zijn de argumenten die tellen bij de controle. Veel van onze cliënten hebben begrip voor het proces dat wij doormaakten. Ook zij moeten vaak voldoen aan tal van regels."

"Pas toen de Wta-vergunning was toegekend, zijn we weer met acquisitie begonnen. Dat wij een vergunning hebben voor het doen van de wettelijke controle, werd in de markt opgepikt en gewaardeerd. Door de brede discussie rondom de AFM-rapportage zijn veel bedrijven inmiddels wel bekend met de invoering van de Wta-vergunning en waarde daarvan. Men wilde hierbij aanhaken. Er kwamen ook opdrachten terug."

"De accountancy blijft in beweging, we moeten blijven investeren. Maar zo'n grote omslag als toen hopen we niet meer mee te maken."