Nieuws 07 augustus 2013

Jaarverslag publieke sector: digitaal en korter

Het papieren jaarverslag heeft in de publieke sector plaatsgemaakt voor digitale alternatieven. Dat blijkt uit een enquête naar aanleiding van de Kordes Award. Een andere opvallende trend is het inkorten van het jaarverslag.

De Deloitte Kordes Award wordt sinds 1995 jaarlijks uitgereikt aan de publieke organisatie die het beste publiek verantwoording aflegt aan haar belanghebbenden Tijdens de edities in 2011 en 2012 stond het thema innovatie in verslaggeving centraal. In 2011 konden organisaties daarbij aangeven welke innovaties zij hadden doorgevoerd.

Tjerk Budding, hoofddocent Accounting aan de VU Amsterdam en Patrick Jussen en Arjan Schutgens, respectievelijk partner en manager bij Deloitte, allen betrokken bij de jurering van de Kordes Award, vroegen de deelnemende organisaties in een enquête om voor alle in 2011 aangegeven innovaties aan te geven of ze deze al dan niet hadden doorgevoerd, en zo nee, of ze van plan waren dit binnen ongeveer twee jaar wel te doen. 36 organisaties reageerden op de enquête.

Internet, Facebook en Twitter

Alle respondenten stellen het jaarverslag als pdf ter beschikking via internet. Slechts 14% stelt het jaarverslag via Facebook ter beschikking, en nog eens 11% is van plan dat binnen twee jaar ook te doen. Driekwart geeft echter aan hier geen plannen voor te hebben. Eén respondent maakt alleen gebruik van Facebook. Sommige respondenten geven (spontaan) aan van plan te zijn een app te gaan ontwikkelen voor het jaarverslag.

Ongeveer de helft van de organisaties stuurt een Twitter-bericht rond en biedt de mogelijkheid om op het jaarverslag te reageren via Twitter. Vooral zorginstellingen, woningcorporaties en organisaties vanuit de rijksoverheid zijn actief met dit medium.

Filmpjes en maps

Bijna een op de vijf (19%) deelnemers gebruikt nu filmpjes, en nog eens 8% is van plan om dat te gaan doen, maar bijna driekwart (73%) heeft hiervoor geen plannen.

Bij sommige organisaties gaat het om een kort filmpje waarin ze verslag doen van enige belangrijke gebeurtenissen uit het afgelopen jaar, terwijl bij anderen dit medium juist de leidende rol heeft.

Slechts vier respondenten gebruiken Google Maps en geen enkele andere deelnemer is van plan dit ook te gaan doen.  De verwachting was dat vooral woningcorporaties hiervan gebruik zouden maken, om bijvoorbeeld informatie per wijk aan te bieden. Maar onder de Google Maps-gebruikers bevindt zich slechts één woningcorporatie, terwijl er zeven aan de enquête deelnamen.

Inkorten

Vier van de vijf respondenten zijn van plan het jaarverslag in te korten of hebben dit al gedaan. Een aanzienlijk deel van deze respondenten geeft overigens aan een verkorte versie uit te (gaan) brengen naast de reguliere versie.

Op dit vlak mag de gemeente Amersfoort als koploper worden beschouwd, die met ingang van het jaarverslag 2009 terugging van een jaarverslag van meer dan 250 pagina's naar minder dan eenvijfde daarvan.

Een andere optie om de hoeveelheid pagina's te beperken en alleen de gewenste informatie aan te reiken, is om de gebruiker de mogelijkheid te geven zelf het jaarverslag samen te stellen. Op dit moment wordt deze optie nog beperkt gebruikt (14% van de respondenten biedt deze functionaliteit). Een kleine groep zegt dit wel in de nabije toekomst te willen gaan doen (8%).

SBR

Binnen de publieke en non-profitsector neemt de implementatie van SBR/ XBRL nog niet zo'n vlucht: bijna geen enkele respondent zegt hiervan gebruik te zullen gaan maken.

Dit lijkt echter in de nabije toekomst te gaan veranderen. Zo heeft het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen al de nodige SBR/XBRL-pilots uitgevoerd en wil men deze standaard verder gaan uitrollen. Verder besteedt ook  Platform voor de Publieke Jaarverslaggeving (PPJ) aandacht aan dit thema.

Minder periodiek

De onderzoekers zien ook twee andere interessante ontwikkelingen. De eerste betreft het plan van sommige organisaties om de kwartaalverantwoordingen en de jaarverantwoording meer op elkaar te laten aansluiten. Het idee is om de jaarverantwoording eigenlijk niets anders te laten zijn dan de vierde kwartaalrapportage.

De tweede is een geheel andere ontwikkeling. Door sommige organisaties wordt namelijk aangegeven dat zij het onnodig vinden om in ieder jaarverslag integraal verantwoording af te leggen van de beoogde en gerealiseerde prestaties, en liever te verwijzen naar eerder uitgebracht beleidsnota's en -evaluaties.

De Rijksoverheid heeft deze vorm, in het kader van een nieuwe opzet van de begroting en het jaarverslag onder de noemer 'Verantwoord Begroten', al geheel omarmd. Ook bij andere organisaties, met name gemeenten, is dit terug te zien. Overigens ligt hierbij een koppeling met functies die het internet biedt voor de hand. Zo kan er gewerkt worden met hyperlinks voor het doorverwijzen naar achterliggende stukken.