Nieuws 13 juni 2012

Leiden ziet procesverbetering dankzij 'in control-verklaring'

Leiden is een van de eerste gemeenten die op basis van eigen werkzaamheden tot een vrijwillige 'in control-verklaring' is gekomen. Volgens Vera van der Heide, intern accountant van de gemeente Leiden, leidt een in control-verklaring tot procesverbetering. Dit leidt weer tot efficiëntie en kostenbesparingen.

Eind mei meldde de gemeente Leiden dat zij als één van de eerste gemeenten een in control-verklaring kon geven over 2011. "Een in control-verklaring betekent niet dat er geen fouten meer worden gemaakt of dat de administratieve organisatie op sommige punten geen verbetering behoeft", aldus wethouder Robert Strijk in een persverklaring van de gemeente Leiden. 

"Het betekent wel dat Leiden systematisch dusdanig interne controles uitvoert dat fouten en verbeterpunten zelf worden geconstateerd, opgepakt en bewaakt." 

De in control-verklaring gaat een stap verder dan de sinds 2004 verplichte rechtmatigheidscontroles die gemeenten op basis van de gemeentewet moeten laten uitvoeren door externe accountants. De huidige verplichte verklaring van rechtmatigheid wordt gegeven door een externe accountant. 

In 2008 constateerde koepelorganisatie VNG echter dat de rechtmatigheidscontrole nauwelijks bijdroeg aan het verantwoordingsdebat in gemeenteraden. Als reactie hierop lanceerden tien gemeenten en één provincie pilots om zelf als bestuur een rechtmatigheidsverantwoording uit te geven en de interne controle daarvan zelf uit te voeren. Leiden was één van de deelnemers. 

"Dit proces dwingt je als organisatie om helder te maken welke prioriteiten je stelt bij interne controles", zegt Vera van der Heide, intern accountant van de gemeente Leiden. "Hoe meer je controleert, hoe moeilijker het wordt om hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden" 

"Ieder jaar stellen wij een controleplan op waarin wij aangeven welke significante processen met financiële impact wij gaan controleren." 

"De externe accountant, Ernst & Young in ons geval, baseert zich mede op de controles die wij zelf uitvoeren op de gebieden waarvan wij verklaren dat we er rechtmatig handelen. We hebben een team van vier medewerkers die fulltime bezig zijn met interne controles." 

"Dat is inderdaad een investering, maar die levert efficiëntie op. Vorig jaar bleek uit de controle dat wij niet alle regels voor Europese aanbesteding naleefden. Dat hebben we verbeterd, waardoor we betere contracten hebben afgesloten en scherper inkopen." 

"Het voordeel van eigen controles is dat de bevindingen uit de eigen organisatie komen en daardoor eerder inzichtelijk zijn. Ze zijn gemakkelijker te communiceren en er wordt openlijker nagedacht over de effecten." 

"Het proces van in control verklaren heeft ertoe geleid dat onze bestedingen transparanter zijn geworden, waardoor we een betere regie voeren op onze financiën." 

De in control-verklaring over het kalenderjaar 2011 is een eerste stap naar het beter borgen van 'in control' binnen de Leidse organisatie. Van der Heide: "We gaan dit initiatief uitbreiden naar een in control-verklaring per directie. Die brengt de directie meer in stelling bij de opvolging van de bevindingen vanuit de interne controles. Daarnaast willen we ook een beter inzicht krijgen in het in control zijn van gemeenschappelijke regelingen met andere partijen." 

Deze ontwikkeling van betere noodzakelijke interne beheersing komt ook aan de orde in de recent door de NBA uitgebrachte publieke managementletter (PML) gemeenten. In deze PML komt Leiden ook anoniem naar voren als een positief voorbeeld. De gemeente nam in 2007 een motie aan om dit proces ingang te zetten. 

Wethouder Robert Strijk heeft de PML op het jubileumcongres van de VNG in ontvangst genomen.