Gemeente Utrecht belooft beterschap bij interne controle op inkoop
Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht beloven beterschap over de interne controle op de financiën. Dit naar aanleiding van de boardletter die Deloitte heeft afgegeven over de nog op te stellen jaarrekening 2009. Eerder verstrekt advies hierover blijkt onvoldoende te zijn opgevolgd.
In deze boardletter adviseert Deloitte de gemeente om beter toezicht te houden op het inkoopproces. Bij twintig tot dertig procent van de inkoopopdrachten ontbreekt centraal inzicht in de wijze van inkopen en aanbesteden, aldus Deloitte. "Onjuist inkopen en aanbesteden wordt derhalve hier niet (tijdig) opgemerkt", zo staat in de boardletter.
In reactie daarop hebben de burgemeester en de verantwoordelijke wethouder opdracht gegeven aan de interne audit-afdeling om met ingang van oktober binnen alle diensten steekproefsgewijs inkoopdossiers te controleren.
"Bevindingen uit deze steekproeven zullen ieder kwartaal aan het college worden gerapporteerd. Wanneer deze rapportages daar aanleiding toe geven zullen wij op grond daarvan aanvullende maatregelen treffen. Bovendien maken wij een en ander onderdeel van periodieke verantwoordingsgesprekken die met directeuren worden gevoerd."
Vorig jaar al kreeg het college van burgemeester en wethouders het advies om inkoopspecialisten verantwoordelijk te maken voor het melden van alle opdrachten van meer dan 11.500 euro aan het Bureau Aanbestedingen. Adviezen van dit bureau en van de inkoopspecialist moesten een dwingend karakter hebben.
Bij controle door Deloitte bleek dat dit nog niet gebeurde. "Dit is voor ons aanleiding geweest om onze controlewerkzaamheden op dit punt uit te breiden", aldus Deloitte.