Nieuws 07 oktober 2009

Assurance vaak onderbelicht in standaard boekhoudsoftware

Maar weinig leveranciers van boekhoudsoftware hebben een visie over assurance. Daarentegen staat elektronisch factureren volop in de belangstelling bij de leveranciers. Dit zijn enkele van de conclusies uit de 'Trendanalyse financieel administratieve software' van onderzoeksbureau GBNED.

In dit onderzoek wordt ingegaan op ICT-innovaties, de mate waarin leveranciers van financieel administratieve software rekening houden met deze innovaties en wat hun visie daarover is. 

GBNED vroeg leveranciers van standaard administratieve software in hoeverre bepaalde ontwikkelingen zijn voorzien binnen hun software en wat hun visie is over deze ontwikkelingen. 

Ruim dertig leveranciers hebben meegewerkt aan deze trendanalyse, waaronder toonaangevende leveranciers als AFAS ERP Software, Exact Software Nederland, IBS Nederland, Microsoft, Oracle, Quadrant, SAP, Twinfield, Reeleezee, Unit 4 Agresso en vele andere spelers op dit gebied. De minste reacties en meeste terughoudendheid blijkt bij spelers van lokale mkb-toepassingen. 

Enkele conclusies uit de analyse: 

• Elektronisch factureren staat volop in de belangstelling bij leveranciers. Een standaard als UBL 2.0 lijkt een breed draagvlak te hebben. Voorlopers van elektronisch factureren, zoals het versturen van een factuur per email als PDF-bijlage of het inscannen van handmatig ontvangen facturen, staan ook volop in de belangstelling.

• De implementatie van de nieuwe generatie XML Auditfiles (3.0) laat nog even op zich wachten, sommige aanbieders willen wachten op XBRL. De vorige versie van de XML Auditfiles (1.0 en 2.0) is breed geaccepteerd en aanwezig in nagenoeg elk standaard financieel administratiesysteem.

• Het SAAS-model wordt door de meeste leveranciers aangeboden. Webbased en webservices lijken de standaarden voor de toekomst te worden waar steeds meer leveranciers op inzetten.

• XBRL loopt qua ontwikkeling enkele jaren achter bij de verwachting. Volgens leveranciers is er weinig vraag uit de markt. XBRL wordt wel steeds meer genoemd als toekomstige ontwikkeling, echter lang niet alle leveranciers geven een visie over deze ontwikkeling. De overheid heeft XBRL inmiddels omgedoopt in SBR (Standard Business Reporting). Banken zouden wel eens de grote stimulator achter XBRL kunnen worden nu zij gekozen hebben voor het uitwisselen van kredietrapportages via XBRL.

• Goede financiële managementinformatie, zoals tussentijdse rapportages, een liquiditeitsplanning, kasstroomoverzicht, budgetrapportages met realisatie en forcast en kengetallen (voor liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit) is niet in alle financiële administratiesystemen standaard aanwezig. Er wordt regelmatig verwezen naar externe (rapportage)tools als het gaat om managementinformatie. Een database open zetten en gebruik maken van een tool als Excel om managementinformatie te krijgen is natuurlijk vragen om fouten en verschillen. Ook voor het opstellen van een jaarrekening wordt regelmatig verwezen naar alleen een koppeling met externe software, zoals de rapportagesoftware van CaseWare, Unit4 en Pro Management.

Als het gaat om assurance (in hoeverre is de administratie in 'control') noemen de meeste leveranciers 1 of meer maatregelen of controles. Maar weinig leveranciers hebben een visie over assurance en sommige leveranciers noemen zelfs geen enkele maatregel of controle. 

Assurance is natuurlijk ook van belang bij horizontaal toezicht door de Belastingdienst, waarbij gekeken wordt naar compliant gedrag en het 'in control' zijn binnen de gehele keten van economisch handelen tot en met het indienen van de jaarrekening. Indien het administratieve systeem waarborgen biedt die het 'in control' zijn ondersteunen dan heeft dit positieve invloed op de 'horizontaal toezicht-relatie' die de Belastingdienst wil aangaan met organisaties. De Belastingdienst ziet de softwareleveranciers dan ook nadrukkelijk als gesprekspartner bij het verder ontwikkelen van horizontaal toezicht. 

Een voorbeeld van assurance is het niet kunnen wijzigen van mutaties buiten de reguliere boekingsfuncties om. Of het bijhouden van een logging van gebruikers en functies die zijn gebruikt. Ook kan gedacht worden aan een negatieve kascontrole, een audittrail van balans tot individuele boeking (vanuit de balans via het grootboek inzoomen op de individuele mutaties en de oorspronkelijke boekingen), controle op het ontbreken van boekstuknummers (zoals opeenvolgende factuurnummers) en een overzicht van debiteuren en crediteuren die zijn afgeboekt buiten kas, bank of giro. 

De resultaten van het onderzoek zijn in elk geval aanleiding voor onderzoeksbureau GBNED om nader onderzoek te doen en meer aandacht te besteden naar de aanwezigheid van managementinformatie en assurance-maatregelen binnen standaard boekhoudsoftware op onder andere haar websites www.softwarepakketten.nl en www.ictaccountancy.nl. 

Zie ook de Wildschut-weblog van Marc van Hilvoorde over dit onderzoek.