Magazine 01 september 2010

Duwen en trekken

Bedrijven ontduiken massaal hun plicht om hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Sancties maken niemand bang en de handhaving is beperkt. Het zijn vooral de accountants die hun klanten proberen op te voeden. Gelijk hebben ze, want het negeren van de deponeringsplicht is riskant.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 9, 2010

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

“Zodra we de jaarstukken aanbieden aan de klant, doen we er een brief bij met de verplichte inleverdatum”, vertelde Ted Verkade van Berk afgelopen voorjaar. “We verstrekken zelfs een enveloppe bij de jaarstukken met het voorgedrukte adres van de Kamer van Koophandel. We jagen behoorlijk achter onze klanten aan, zeker als we twijfelen of klanten de deponeringsplicht naleven.”

Nee, aan de accountant lig het niet dat jaarlijks een kwart miljoen bedrijven hun jaarrekeningen te laat of zelfs helemaal niet inleveren bij de Kamer van Koophandel. Binnen zeven maanden na het opstellen van de jaarrekening moeten bedrijven een kopie daarvan indienen bij de Kamer van Koophandel. Op grond van bijzondere omstandigheden kan deze termijn worden verlengd tot dertien maanden. Elk jaar weer sporen accountants hun klanten aan om de jaarrekeningen in te sturen, zoals de wet vereist.

Vier op de tien

Vooral kleinere accountantskantoren zitten er vaak bovenop. “Wij zorgen er voor dat de cliënt bij het bespreken van de jaarrekening alle stukken tekent, waaronder de aanbiedingsbrief aan het handelsregister”, zo liet Erno van Os van het accountantskantoor P&MKooy weten op Accountant.nl. “Als klanten de jaarstukken niet bespreken, verzoeken wij hen toch om de stukken naar ons te sturen, zodat wij die kunnen doorsturen. Zo houden wij honderd procent in de gaten of een cliënt voldoet aan de deponeringsplicht. Bij twijfel check ik de Kamer van Koophandel, om te kijken of mijn cliënt de jaarrekening heeft gedeponeerd.”

De inzet van de accountant lijkt op vechten tegen de bierkaai. Vorig jaar verzuimden ruim vier op de tien ondernemers om de jaarrekening tijdig te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit jaar was de discipline een stukje beter, maar nog altijd bleef ruim een derde van de bedrijven in gebreke bij het insturen van de jaarrekeningen over 2008. Nog eens 285.000 ondernemers hadden hun jaarrekeningen over 2005, 2006 en 2007 niet ingestuurd. Veel ondernemers zien de deponeringsplicht als overbodige bureaucratie die niks oplevert maar die wel gevoelige informatie in de etalage zet.

Strafbaar feit

De accountant beseft beter dan menige ondernemer dat het niet nakomen van de deponeringsplicht problemen kan opleveren. Wie geen jaarrekening instuurt (kleine ondernemers mogen een verkorte jaarrekening insturen) begaat een strafbaar feit op basis van de Wet op de Economische Delicten. De weigerachtige ondernemer kan voor de rechter worden gesleept. De maximale boete bedraagt 18.500 euro. Meestal valt die echter een stuk lager uit. Uit informatie van de Belastingdienst en het Openbaar Ministerie becijferde het Financieele Dagblad vorig jaar dat de gemiddelde boete nog geen zeshonderd euro bedroeg. De afgelopen vijf jaar trof dat lot slechts vierhonderd bedrijven.

Lege BV'S

De Belastingdienst, die verantwoordelijk is voor handhaving van de deponeringsplicht, is voornemens de ondernemers harder aan te pakken. Eind vorig jaar werden tienduizend ondernemingen aangeschreven die drie jaar op rij hun jaarrekeningen niet hadden gedeponeerd. Ruim duizend weigerachtige bedrijven werden vorig jaar onderzocht, het dubbele van vorig jaar. Tegen de helft van hen is proces-verbaal opgemaakt. Het grootste deel van deze verbalisanten bestaat uit lege BV's, die uiteindelijk worden voorgedragen voor ontbinding. Dat is ongeveer tweetiende procent van de bedrijven die hun jaarrekening niet deponeren.

Pakkans

Zolang de pakkans klein is, blijven ondernemers een lange neus trekken naar de deponeringsplicht. Toch kan het niet deponeren van de jaarrekening veel ernstiger gevolgen krijgen dan die paar honderd euro boete. In geval van faillissement kan een ondernemer persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de financiële tekorten, zo betoogde onlangs Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht bij Pellicaan Advocaten. Zij verwijst naar het Burgerlijk Wetboek, waar maar liefst drie artikelen verwijzen naar de aansprakelijkheid van de ondernemer bij het niet nakomen van de deponeringsplicht. Een artikel gaat over de verplichting van de ondernemer om een deugdelijke administratie te voeren (artikel 248, boek 2 Burgerlijk Wetboek), de andere verwijzen rechtstreeks naar de deponeringsplicht (artikelen 10 en 394 van het Burgerlijk Wetboek). Timmer: “Heeft een ondernemer niet voldaan aan de bepalingen uit deze artikelen, dan wordt vermoed dat het faillissement het gevolg is van onbehoorlijke taakvervulling.”

Cadeautjes

Deze artikelen zijn bijna cadeautjes voor curatoren die op zoek zijn naar verhaal. Volgens Timmer hebben zij de mogelijkheid om financiële tekorten te verhalen op de bestuurders van de failliete onderneming. “Dit staat expliciet in de wet. Er is ook heel veel jurisprudentie over.” Menige curator voegt de daad bij het woord zodra hij merkt dat de failliete ondernemer geen jaarstukken heeft gedeponeerd, constateert Timmer. “Zolang ondernemers niet failliet gaan, is er natuurlijk weinig aan de hand. Maar gaan ze wel failliet, dan geldt een omgekeerde bewijslast. De bestuurder moet bewijzen dat de onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur niet aan zijn nalatigheid is te wijten en dat hij voldoende maatregelen heeft genomen om het faillissement tegen te gaan. Het bewijs daarvan is moeilijk te leveren. Ga er maar van uit dat je in een juridische procedure al met één-nul achterstaat.”

Financiële PR

Waarnemers rekenen er op dat er twee invloeden zijn waardoor het aantal deponeringen zal toenemen. De eerste is de druk vanuit de financiële markten op ondernemers. “Kredietverstrekkers zoals banken, kredietverzekeraars en leveranciers zijn veel kritischer geworden op de risico's die zij lopen”, aldus directeur Gertjan Kaart van Graydon in het Financieele Dagblad van 25 maart 2010. Graydon onderzoekt jaarlijks hoe het is gesteld met het nakomen van de deponeringsplicht. “Gebrekkig inzicht vanwege het niet of te laat publiceren van de cijfers zet kredietverlening onder druk. Het gevolg is dat bedrijven tegen minder gunstige voorwaarden geld moeten lenen of niet langer producten of diensten op rekening geleverd krijgen. Ondernemers laten middelen onbenut om hun kredietwaardigheid te promoten en doen er verstandig aan meer aandacht besteden aan hun eigen financiële PR.”

Verleiding

De andere prikkel is die van de verleiding. De overheid probeert de drempel voor deponering zo laag mogelijk te maken, vooral door elektronische aanlevering van de jaarrekening via XBRL mogelijk te maken. De Kamer van Koophandel heeft haar systemen aangepast om XBRL-jaarrekeningen vanaf boekjaar 2005 te verwerken. Met een enkele druk op de knop kunnen accountants dit voor hun klanten verzorgen. Het voordeel is dat de accountant de verwerking van de informatie kan volgen. Alleen accountantsverklaringen moeten nog hand- matig worden aangeleverd, maar dat geldt alleen voor grote en middelgrote bedrijven.

XBRL

“Ondernemers moeten toch hun boekhouding doen, voor de Belastingdienst, de bank en andere stakeholders”, aldus Marc Schweppe, adviseur beleidscommunicatie van het NIVRA. “Het zou niet gezond zijn als je hiermee stopt. Denk eens aan alle vragen die ondernemers zouden krijgen zonder verplichte jaarrekening. Elke keer moeten zij maatwerk leveren om deze vragen te beantwoorden. In België is het al normaal dat ondernemers via XBRL rapporteren. Een dergelijke oplossing lijkt dus zeker realistisch en betekent meteen ook een oplossing voor de toekomst.”

Afschaffen of niet?

Sinds begin 2009 is er een hevige discussie ontbrand over het afschaffen van de deponeringsplicht voor kleine bedrijven. Aanleiding is een voorstel in de EU om lidstaten de vrijheid te geven om bedrijven met een balanstotaal van maximaal vijfhonderdduizend euro, een miljoen euro omzet en tien werknemers vrij te stellen van de deponeringsplicht. De Nederlandse regering is voorstander van deze vrijstelling vanuit het oogpunt van lastenverlichting.

Binnen de accountancy is Ruud Vergoossen, hoogleraar externe verslaggeving en directeur vaktechniek bij BDO, één van de bekendste pleitbezorgers van vrijstelling. De informatie die zij deponeren draagt niets bij aan transparantie, stelt hij. Kleine bedrijven mogen een gecomprimeerde balans indienen die niet gecontroleerd is door de accountant. De informatie is bovendien ouder dan een jaar, waardoor die nauwelijks een indruk biedt van de onderneming in kwestie.

Voorstanders van de deponeringsplicht zijn onder andere het NIVRA en de SRA. Zij voeren aan dat zonder inzicht in de jaarrekening bij de Kamers van Koophandel kredietverlening in het geding komt. Financiers en ook leveranciers zullen bij gebrek aan informatie afhoudend worden in hun contacten met bedrijven. Het argument dat vrijstelling van deponering lastenverlichting oplevert, wijzen zij af. Bedrijven moeten sowieso hun boeken opmaken voor bijvoorbeeld de Belastingdienst en financiers.

Bij Europese lidstaten is weinig animo voor het afschaffen van de deponeringsplicht voor kleine bedrijven.