Schatgraven
Publiek toegankelijke 'open' kennis- en informatiebronnen bevatten vaak een schat aan gegevens. Behalve voor bijzondere onderzoeken zijn deze ook bruikbaar voor de accountant die de jaarrekening controleert.
Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 1, 2005
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Chiel Kaijm en Ellen van Schoten
Het rapport van de Tijdelijke Commissie Bouwfraude deed veel stof opwaaien over fraude en corruptie, marktwerking, prijsafspraken en ongeoorloofde praktijken rond aanbesteding en uitvoering in de bouwsector. Hierdoor is de aandacht voor de integriteit van marktpartijen en werknemers, zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven, toegenomen. Dat die aandacht verder gaat dan alleen de bouwsector blijkt zowel uit de brede maatschappelijke discussie over corporate governance en integriteit als uit onze dagelijkse praktijk. ‘Hoe voorkom ik dat ik met marktpartijen zaken doe die betrokken zijn bij frauduleuze praktijken? Kan ik potentiële opdrachtnemers vooraf screenen en onder welke randvoorwaarden?’ Het zijn maar enkele voorbeelden van veelvoorkomende onderzoeksvragen.
Gemiste kans
Een screening vooraf kan veel problemen voorkomen. Toch wordt dit instrument relatief weinig toegepast. Uit onderzoek van PricewaterhouseCoopers in 2003 onder 3.623 cfo’s, ceo’s en andere verantwoordelijken voor het ontdekken en voorkomen van fraude binnen de top-duizend-organisaties in vijftig landen blijkt, dat een preventieve fraudemaatregel zoals het screenen van personeel, in Nederland veel minder gebruikelijk is dan gemiddeld. Bij 35 procent van de Nederlandse organisaties is screening onderdeel van de sollicitatieprocedure, wereldwijd is dit vijftig procent (zie tabel).
Gebruik van informatie uit open bronnen komt daarentegen zowel in Nederland (35 procent) als wereldwijd (33 procent) relatief weinig voor. Dat is een gemiste kans, want open bronnen bevatten een schat aan gegevens. Wel moet je weten waar te zoeken.
Screening
Eén specifieke toepassing van openbronnenonderzoek is het screenen van rechtspersonen of natuurlijke personen.
Er kunnen diverse redenen zijn om potentiële opdrachtnemers, (nieuwe) medewerkers of potentiële zakenpartners aan een nader onderzoek te onderwerpen. Een voorbeeld is de ambtenaar die, omdat hij in zijn functie met vertrouwelijke informatie gaat werken, in de sollicitatieprocedure een screening van de AIVD ondergaat. Een ander voorbeeld is de organisatie die voor de gunning van een opdracht wil weten of zijn opdrachtnemers niet in staat van faillissement zijn of een ernstige fout in de uitoefening van hun beroep hebben gemaakt.
Open bronnen, zoals officiële registraties, mediabronnen en internet, vormen in zo’n geval een belangrijke bron van informatie. In aanvulling daarop kan gebruik worden gemaakt van informatie die niet openbaar toegankelijk is, bijvoorbeeld door het opvragen van referenties, meestal aangevuld met één of meer interviews.
Vier onderdelen
De uitvoering van een screening bestaat, inclusief de eindrapportage, uit vier onderdelen (zie figuur).
De eerste twee onderdelen van het raamwerk - het raadplegen van officiële registraties en van openbare gegevens uit de media en internet - betreffen informatie uit open bronnen. Voor onderzoek gericht op een rechtspersoon gaat het om informatie over de organisatie, dochtermaatschappijen en andere deelnemingen, bestuurders, andere sleutelfiguren etc. Gaat het om een onderzoek naar een natuurlijke persoon, dan wordt informatie gebruikt over de functies van de betrokkene en zijn relaties met rechtspersonen, bijvoorbeeld als aandeelhouder, directeur of commissaris.
Als binnen de officiële registraties media- en internetaanwijzingen opduiken dat er iets aan de hand is, dan wordt gericht verder gezocht via een media- en internetsearch en een referentieonderzoek.
Referentie-onderzoek
Een referentie-onderzoek, het derde onderdeel van het raamwerk, bestaat uit het houden van één of meer diepte-interviews. Wie wordt geïnterviewd en op welke aspecten wordt doorgevraagd, is mede afhankelijk van de resultaten uit het openbronnenonderzoek.
De screening resulteert in een rapportage met de uitkomsten van het openbronnen- en referentieonderzoek. Voor we deze rapportage voorleggen aan onze opdrachtgever, stemmen we de bevindingen uit het openbronnen- en referentieonderzoek af met de betrokken personen.
Onvermoede relaties
Door informatie uit verschillende bronnen te gebruiken, is het mogelijk om relaties tussen personen en objecten vast te stellen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een persoon die bestuurder is bij zowel onderneming A als onderneming B. Of aan verschillende personen die gebruikmaken van eenzelfde postbus of hetzelfde telefoonnummer. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om in het handelsregister niet alleen op bedrijfsnaam informatie op te vragen, maar ook op postcode en telefoonnummer.
Een zoekactie op postcode en huisnummer geeft soms een verrassend beeld. Zo bleek in een onderzoek naar acquisitiefraude, dat het incassobureau dat zich meldde bij onze opdrachtgever op hetzelfde adres was gevestigd als het marketingbedrijf dat ten onrechte een factuur had gestuurd.
Vier ondernemingen
In een ander onderzoek troffen we bij onderneming B op een valse factuur een handgeschreven notitie met een telefoonnummer aan. Dit bleek toe te behoren aan een persoon die op een adres woonde waar volgens het handelsregister vier ondernemingen stonden ingeschreven.
De betrokken persoon was bestuurder van deze ondernemingen en tevens werkzaam bij onderneming B. Na te zijn geconfronteerd met de factuur, de handgeschreven notitie en de gegevens uit het handelsregister, gaf de betrokkene na enig doorvragen toe dat hij de factuur had opgesteld uit onvrede over zijn salaris. Een gericht onderzoek in de crediteurenadministratie onthulde een groot aantal valse facturen op naam van de vier ondernemingen.
Beperkingen
Elk instrument kent zijn beperkingen, ook een screening en gebruik van open bronnen. Zo is er geen absolute zekerheid dat de daaruit verkregen informatie volledig is. Niet alle relevante informatie wordt immers in open bronnen geregistreerd. Bovendien is het maar de vraag of alle indicaties voor fraude (risico) kunnen worden achterhaald.
Dat neemt niet weg dat in open bronnen veel informatie is te vinden die uitermate nuttig is bij het opsporen en voorkomen van fraude. Dat geldt zowel voor accountants die bijzonder onderzoek uitvoeren, maar ook voor bestuurders en overheidsmanagers die verantwoordelijk zijn voor het voorkomen en opsporen van fraude.
Jaarrekeningcontrole
Ook voor de accountant belast met de algemene controle van de jaarrekening kan het nuttig zijn informatie uit open bronnen te gebruiken om ‘achter de cijfers’ te kijken. Recent heeft het NIVRA Richtlijn 240 ‘De verantwoordelijkheid van de accountant voor het in acht nemen van fraude en onjuistheden in het kader van een controle van een jaarrekening’ ingevoerd (zie ‘de Accountant’, april 2005). Primaire doelstelling van deze richtlijn is het verhogen van de effectiviteit van de controlemaatregelen ophet gebied van fraude.
Open bronnen kunnen in dat kader bijvoorbeeld worden gebruikt om de ondernemingsleiding te attenderen op het gebruik van screening om fraude- en integriteitrisico’s af te dekken. De controlerend accountant kan in voorkomende gevallen ook zelf gebruikmaken van open bronnen, bijvoorbeeld om door middel van een deelwaarneming na te gaan of er relaties zijn tussen debiteuren/crediteuren en medewerkers van de cliënt. Wie weet waar hij moet zoeken, heeft een schat aan informatie binnen bereik.
Noot
De auteurs zijn werkzaam op de afdeling Dispute Analysis and Investigations van PricewaterhouseCoopers Advisory NV. Het artikel is op persoonlijke titel geschreven.
Een voorbeeld: directeur uitzendbureau
In onderneming A, een detacheringbureau voor financieel en technisch personeel, is in de arbeidsovereenkomst vastgelegd dat nevenfuncties niet of slechts onder strikte voorwaarden zijn toegestaan. Op de naleving van deze regel werd niet of nauwelijks toegezien. Op een gegeven moment viel het de directie echter op dat veel opdrachten voor detachering van financieel personeel werden gemist. Was er sprake van toeval, slechte marketing of fraude?
Onderneming A vroeg ons een onderzoek in te stellen. Openbronnenonderzoek toonde aan dat één van de medewerkers van A directeur was van een uitzendbureau. Vanuit zijn functie bij A kon hij lucratieve contracten doorschuiven naar zijn eigen bedrijf.
Aandachtspunten
- Het verdient aanbeveling om bij het uitvoeren van een screening zo open en duidelijk mogelijk te zijn. De betrokken personen en marktpartijen moeten vooraf weten welke informatie over hen zal worden opgevraagd, en welke informatie zij geacht worden aan te leveren.
- Een screening van potentiële opdrachtnemers kan het beste plaatsvinden voorafgaand aan de gunning van een opdracht. Op deze wijze wordt voorkomen dat partijen de opdrachtgever juridisch kunnen aanspreken op de aanbestedingsprocedure en eventuele uitsluiting.
- Gaat het om een screening van een potentiële opdrachtnemer van een overheidsorganisatie, dan is het verstandig om waar mogelijk aansluiting te zoeken bij de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) en de in de Europese aanbestedingsregels genoemde wettelijke gronden voor uitsluiting van marktpartijen. De Wet BIBOB beoogt te voorkomen dat de overheid door de aanbesteding onbedoeld criminele activiteiten zou faciliteren, en richt zich op de sectoren milieu, ICT en bouw.