Magazine 01 september 2003

'Scholen moeten voortdurend aangeven dat ze subsidies rechtmatig besteden'

Accountants hebben soms bijzondere klanten of specialisaties. In deze tiende aflevering: de onderwijsaccountant.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 1, 2003

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Adrie Boxmeer

Sinds drie jaar functioneert in Voorburg Pro Management Onderwijs Support BV. Het is onderdeel van SCH-registeraccountants. Cees Schaap, directeur van SCH, en Romano de Haan, leider van de onderwijspoot, vertellen over de ontstaansgeschiedenis van hun kantoor.

“We zijn sinds 1 januari 2000 actief”, vertelt Schaap. Daarvoor deden we weliswaar al veel opdrachten voor onderwijsinstellingen, maar dat gebeurde op basis van detachering. Op een bepaald moment namen deze werkzaamheden een omvang die ons deed besluiten om een onderwijspoot binnen onze onderneming op te richten.”

Het kantoor heeft klanten binnen alle schooltypes in het basis- en voortgezet onderwijs. Schaap: “Onze opdrachtgevers zijn de schoolbesturen. We werken op dit moment voor zo’n twintig besturen. In het onderwijs heeft zich de afgelopen jaren een enorme schaalvergroting voltrokken. Hierdoor zijn er steeds grotere organisaties ontstaan, waarbinnen verschillende typen scholen opereren. Het feit dat we voor twintig schoolbesturen actief zijn, betekent in de praktijk dat we de financiële handel en wandel van zo’n 125 scholen controleren.”

Rechtmatig

Omdat het onderwijs volledig afhankelijk is van subsidies, is het van het grootste belang dat elke uitgave doelmatig en rechtmatig is. Het controleren of elke uitgave aan deze criteria voldoet, is een van de belangrijkste taken van Pro Management Onderwijs Support.

De Haan: “Subsidies worden vaak heel gericht verstrekt. Dan is het uiteraard zaak dat het geld niet aan iets anders wordt uitgegeven. Daar zien wij op toe en dat leggen we vast.”

Subsidies zijn niet oneindig. Daarom is een andere belangrijke taak de schoolbesturen erop te wijzen hoeveel geld ze op een bepaald moment nog in kas hebben. De Haan: “Om die reden verzorgen wij voor de scholen de gehele financiële administratie. Als blijkt dat een bepaalde subsidiepost sneller wordt uitgegeven dan was begroot, dan attenderen wij het bestuur van een school daar direct op.”

Real time

Deze werkwijze kan alleen maar succesvol zijn als accountant en klant duidelijke afspraken maken over de wijze waarop inzicht wordt gegeven in de financiële ontwikkeling binnen de school.

Cees Schaap: “Wij willen als accountant real time-inzicht hebben in de financiële ontwikkelingen bij zo’n school. Maar eigenlijk is de accountancy daar in het geheel niet op ingesteld. Accountants houden zich toch voornamelijk bezig met geschiedschrijving. Ze kijken wat er in het afgelopen jaar op financieel gebied is gebeurd. Dat doen ze aan de hand van bank- en giroafschriften, facturen en contracten. Daarmee maken accountants zich er naar mijn mening wel heel gemakkelijk van af. Want er gebeurt natuurlijk veel meer bij een klant dan wat achteraf blijkt uit facturen en afschriften. Wij hebben daarom een programma ontwikkeld waarmee onze klanten elke wijziging binnen hun organisatie direct digitaal kunnen vastleggen. Zo hebben alle belanghebbenden via internet continu inzicht in de administratieve organisatie en de bijbehorende interne controles.”

Circulaires

De grootste klacht van de onderwijswereld is de enorme regelgeving waarmee men te maken heeft. Elke week komt het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen bij wijze van spreken met een nieuwe circulaire waarin weer nieuwe regels worden aangekondigd. En dat terwijl de scholen nog bezig zijn om de regels uit de vorige circulaire in te voeren.

Volgens Romano de Haan zijn de vele circulaires echter niet het probleem. “Vergeet niet dat die mededelingen van het ministerie bijna altijd ertoe leiden dat een school in aanmerking komt voor extra subsidie. Dus dat lijkt mij geen reden tot klagen. Wat wel een probleem is, is dat de regels die aan deze subsidie worden gesteld vaak te rigide zijn. Dan kan men bijvoorbeeld geld krijgen om de lesmethodes te vernieuwen. Daar wordt echter de voorwaarde aan verbonden dat het bedrag binnen een jaar wordt uitgegeven. Maar wat gebeurt er nu als een school net het jaar ervoor de lesmethodes al heeft vernieuwd? Die gaan niet nog een keer een vernieuwing doorvoeren, want gemiddeld wordt een lesmethode zo’n acht jaar gebruikt. Je straft dan in feite een school die op eigen initiatief iets heeft vernieuwd. Het lijkt mij reëler als je een school zelf de vrijheid laat wanneer men zo’n subsidie besteedt. Als de regels op dit punt wat soepeler worden, kunnen scholen best met al die circulaires overweg.”

Goedwillende vrijwilligers

Op veel scholen bestaat het bestuur uit goedwillende vrijwilligers, vaders en moeders die maar één ding willen: het beste onderwijs voor hun kind, ongeacht wat het kost. Wat een teleurstelling moet het dan zijn als de koele accountant komt vertellen dat bepaalde wensen onmogelijk gerealiseerd kunnen worden omdat ze te veel geld kosten. Romano de Haan schiet in de lach. “Dat is een mooi beeld, maar het is wel een clichébeeld. Ongetwijfeld is het ene bestuur zakelijker ingesteld dan het andere. Maar al die ouders in die besturen hebben in hun huishouden ook te maken met het feit dat je een euro maar één keer kunt uitgeven. Dus ik hoef ze echt niet uit te leggen dat voor hun school hetzelfde geldt.”