Nauwelijks controleerbaar?
Armoedebestrijding, veiligheidspreventie, duurzaamheid. De resultaten van dit soort beleid lijken lastig te controleren op betrouwbaarheid. Toch is er steeds meer vraag naar aantoonbaar juiste niet-financiële informatie. De onlangs verschenen NIVRA-wegwijzer 'Niet-financiële informatie in beweging', geeft daar handvatten voor.
Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 10, 2008
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Al jarenlang groeit de vraag naar een verantwoorde toetsing van niet-financiële informatie. Vooral in de publieke sector wordt er openlijk om gevraagd. In 2006 bijvoorbeeld drong de Tweede Kamercommissie voor de Rijksuitgaven bij het ministerie van Financiën aan op een normenkader voor de totstandkoming van niet-financiële informatie. Het gebrek daaraan werd als een gemis ervaren. Maar ook bij lagere overheden is de kwaliteit van niet-financiële informatie een thema. “Sinds de dualisering in de gemeenten heeft toegeslagen, zijn de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gescheiden”, vertelt René Vierbergen, directeur van de Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag. “De gemeenteraad heeft vooral een kaderstellende en controlerende rol. Vanaf dat moment is de vraag naar betrouwbaarheid van beleidsinformatie toegenomen. Dat zag je eerder in de Tweede Kamer. U kunt schrijven wat u wilt, zo is samengevat de houding van Kamerleden en raadsleden, maar wij willen bewijzen voor de betrouwbaarheid van uw beleidsinformatie. Ik verwacht dat er in de publieke sector steeds meer vraag komt naar inzicht in de betrouwbaarheid en relevantie van niet-financiële informatie. Voor financiële informatie neemt deze behoefte eerder af dan toe.”
Kengetallen
Betrouwbaarheid van niet-financiële informatie, zoals over de resultaten van beleid, is relatief. Dat weet elke accountant die ermee te maken heeft. Want hoe controleer je iets als dat niet in bedragen valt uit te drukken? Het klopt dat er geen uniforme, altijd toepasbare aanpak is voor het controleren van de betrouwbaarheid van niet-financiële informatie, stelt Vierbergen. “Maar er zijn meer mogelijkheden om als accountant je klant goed te bedienen. Wat ik bijvoorbeeld tegenkom is dat beleidsinformatie wordt uitgedrukt in kengetallen. Zo komt het veiligheidsgevoel in wijken tot uitdrukking in een enquêtecijfer. De vraag voor ons als gemeentelijke accountants is hoe wij kunnen nagaan dat er zorgvuldig is omgegaan met die enquête en dat de uitkomsten daarvan bruikbaar zijn in de politieke arena. Daarvoor kijken we naar het bureau dat de enquête heeft uitgevoerd, de systematiek van het onderzoek en de consistentie van de vragen door de tijd heen. Door er zo naar te kijken kun je onder meer vaststellen dat de manier van enquêteren door de jaren heen gelijk is en de uitkomsten van jaar tot jaar vergelijkbaar zijn. Hiermee voegen we waarde toe voor de gebruikers. Maar een algemeen erkend normenkader daarvoor bestaat niet.”
Lagere kapitaalkosten
Hoewel niet-financiële informatie vooral belangrijk is in de publieke sector - met haar niet-materiële doelstellingen - raakt het ook in zwang in het bedrijfsleven. Dat houdt verband met de opkomst van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) en klimaatrapportages, zo wordt vaak gesteld. De wetgever heeft hierbij ook een duit in het zakje gedaan. Jaarverslagen dienen volgens het Burgerlijk Wetboek ook kengetallen over mvo te bevatten.
De afgelopen jaren onderzocht de Belgische financieel-accountant Raf Orens het gebruik van niet-financiële informatie in bedrijven. Eind vorig jaar promoveerde hij daarop aan de Universiteit Hasselt. Eén van zijn conclusies was dat Belgische beursgenoteerde ondernemingen tussen 2001 en 2005 steeds meer niet-financiële informatie in hun jaarverslagen hebben opgenomen.
“Ik heb ook vastgesteld dat grotere ondernemingen, ondernemingen met verhoudingsgewijs meer schulden en meer immateriële activa, meer niet-financiële informatie verstrekken”, aldus Orens in een toelichting. “Voorts zijn de voorspellingen van de bedrijfsresultaten door financiële analisten meer met elkaar in overeenstemming voor Belgische ondernemingen die meer niet-financiële informatie rapporteren. In een eerste studie stel ik vast dat ondernemingen in staat zijn om lagere kapitaalkosten te verkrijgen naarmate zij meer niet-financiële informatie op hun websites verschaffen. Deze bevindingen zijn consistent voor ondernemingen in Continentaal Europa en in Noord-Amerika.”
Kosten en banken
De verwachting is dat de groeiende vraag naar betrouwbare niet-financiële informatie zal leiden tot een toename van rapportering en controle. Voor accountants lijkt een nieuwe markt te gloren. Maar dat vooruitzicht is gelijk ook een obstakel voor de ongeremde groei van de niet-financiële informatie. Publieke instellingen noch bedrijven zitten te wachten op een extra kostenpost.
Toezicht op de kwaliteit van beleid moet wel beheersbaar en vooral betaalbaar blijven. In hoeverre de opkomst van niet- financiële informatie extra werk voor accountants oplevert, is dan ook nog niet te voorspellen.
Dat hier kansen liggen voor accountants staat evenwel buiten kijf. De Commissie Publieke Sector van het NIVRA heeft het onderwerp dan ook naar zich toegetrokken. De afgelopen twee jaar boog een speciale projectgroep zich over de vraag welke bijdrage accountants kunnen leveren aan de assurance van de verantwoording van niet-financiële informatie. Dit leidde tot een wegwijzer voor het omgaan met dit type informatie (‘Niet-financiële informatie in beweging’) die op 20 mei 2008 is aangeboden aan de Tweede Kamer.
Drie rollen
“Accountants kunnen in verschillende fases een rol spelen bij niet-financiële informatie”, zegt projectleider Michel Admiraal. “Maar als zij de zekerheid willen geven over deze informatie, dan moeten zij wel weten hoe dat kan.”
De accountant kan op dit terrein drie rollen vervullen, aldus de wegwijzer: adviseur, rapporteur of controleur. Als adviseur kan de accountant aanbevelingen doen voor de inrichting en verbetering van niet-financiële informatiesystemen en processen in de organisatie.
De tweede rol van de accountant is die van rapporteur van onderzoeksbevindingen over bijvoorbeeld het proces van totstandkoming van niet-financiële informatie. In deze fase is het geven van assurance niet aan de orde. Het is aan de gebruiker om zelf conclusies te trekken over de waarde van de informatie op basis van de feitelijke bevindingen van de accountant.
De derde rol van de accountant is ten slotte die van verschaffer van assurance over het proces van de totstandkoming of over de informatie zelf als uitkomst van dit proces.
Basisprincipes
De projectgroep heeft uiteindelijk tien aanbevelingen gedaan voor accountants die zich met niet-financiële informatie willen bezighouden. Dat zijn geen ijzeren regels maar vooral algemene basisprincipes, zo benadrukt René Vierbergen, die ook de voorzitter van de projectgroep was. In tegenstelling tot financiële informatie vraagt niet-financiële informatie meer om maatwerk en goede communicatie dan om regelgeving.
“Het gaat bij niet-financiële informatie om de vraag waaraan de opdrachtgever behoefte heeft”, zegt Vierbergen. “Absolute zekerheid kan onnodig zijn en wellicht erg duur. In zo'n geval kun je als accountant afspreken om je vooral te richten op de kwaliteit van het totstandkomingsproces van dit soort informatie. Dat is maatwerk, waar een accountant prima mee uit de voeten kan. De relevantie en inhoud van beleidsinformatie zijn meer voor andere disciplines dan de accountantsdiscipline. Dat perkt het veld voor de accountant al aardig in. Maar omdat een opdrachtgever hier toch vaak ook iets over wil weten, is het goed om bijvoorbeeld een bedrijfs- of bestuurskundige bij de audit van niet-financiële informatie te betrekken. Voorts is verwachtingsmanagement heel belangrijk. Communicatie is dan ook het halve werk voor de accountant.”
NIVRA-debatsessie: Niet-financiële informatie in de publieke verantwoording, de bestuurlijke agenda
Het NIVRA vindt niet-financiële informatie van grote maatschappelijke betekenis en heeft daarom besloten voor het komende jaar een kernproject aan dit thema te wijden. Op 6 november 2008, 14.00 uur, in Het Spaansche Hof te Den Haag vindt een discussie op bestuurlijk niveau plaats en worden de uitkomsten van een enquête gepresenteerd. Voor meer informatie, zie www.nivra.nl (NIVRA in het maatschappelijk debat).
Aanbevelingen niet-financiële informatie
Strategie en beleid
1. Een verwachtingskloof over niet-financiële informatie is te voorkomen door participatie van en communicatie met alle betrokken partijen, in het bijzonder de gebruikers.
2. Het fundament voor de verantwoording en assurance van niet-financiële informatie ligt op bestuurlijk niveau. Strategie en beleid moeten daarom zo concreet mogelijk worden geformuleerd.
3. Een adequaat systeem van niet-financiële informatie vereist eenduidige, consistente en transparante begrippen en definities.
4. De verantwoording over de niet-financiële informatie moet de focus leggen op een beperkt aantal echte beleidsprioriteiten.
5. Door de voortdurend veranderende maatschappelijke en politieke omgeving moet de inrichting van een niet financieel informatiesysteem altijd ruimte geven voor flexibiliteit.
Organisatie en uitvoering
6. De verantwoording en borging van niet-financiële informatie moet een geïntegreerd onder- deel zijn van de governance- en management-control-structuur van een organisatie.
7. Assurance van niet-financiële informatie isalleen mogelijk indien de verantwoording daarover is ingebed in een systeem van planning en control.
Verantwoording en assurance
8. Ook bij de assurance van niet-financiële informatie is ruimte voor flexibiliteit noodzakelijk, assurance is geen doel op zich.
9. Vooraf moet een duidelijke keuze worden gemaakt van het onderzoeksobject en de rol van de accountant.
10. Naarmate niet-financiële informatie verder af ligt van financiële informatie, is het wenselijk om in multidisciplinaire teams samen te werken met andere deskundigen.