Magazine 01 oktober 2006

Deponeringsplicht raakt ook accountant

Controleplichtige bedrijven voldoen nauwelijks beter aan hun publicatieplicht dan doorsnee ondernemingen. Dat blijkt uit een onderzoek naar het deponeren van jaarstukken door grote en middelgrote ondernemingen. Hoewel de overheid nauwelijks optreedt tegen het verzuimen van de publicatieplicht, gaat het om wetsovertredingen. Dat raakt ook accountants.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 2, 2006

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Cardi van Capelle

Ondernemingen verzuimen steeds vaker hun jaarstukken bij de Kamer van Koophandel te deponeren, zo berichtte onderzoeksbureau Graydon afgelopen zomer. Twee jaar geleden deponeerde nog zestien procent van de bedrijven die binnen zes maanden, tegen veertien procent nu. Het percentage bedrijven dat na dertien maanden nog niet heeft gedeponeerd is met de helft toegenomen tot dertien procent. In de zeven jaar daarvoor was het verzuimpercentage juist gehalveerd. In een toelichting op deze berichtgeving kwam naar voren dat vooral de kleinere bedrijven de publicatieplicht negeren (zie ‘de Accountant’, september 2006, pagina 12). Naar aanleiding van de berichten onderzocht het NIVRA hoe het gesteld is met de deponeringsmoraal van de achtduizend (grote en middelgrote) ondernemingen in Nederland, die vallen onder de verplichte accountantscontrole. Komen zij hun publicatieverplichtingen beter na dan de kleine bedrijven?

Steekproef

Om deze vraag te kunnen beantwoorden is afgelopen zomer een steekproef gehouden onder deze grotere ondernemingen. Dat onderzoek concentreerde zich op de publicatieplicht voor wat betreft jaarstukken over het boekjaar 2004. Ten tijde van het onderzoek zouden alle ondernemingen die stukken al ingeleverd moeten hebben bij het Handelsregister. Op basis van 95 procent betrouwbaarheid en een maximale foutmarge van vijf procent, is de omvang van de statistische steekproef door het NIVRA bepaald op 384 ondernemingen.

Nauwelijks beter

De conclusie is opvallend: controleplichtige ondernemingen voldoen nauwelijks beter aan hun publicatieverplichtingen dan de doorsnee onderneming. 63 procent van de grotere ondernemingen heeft de jaarrekening over 2004 gepubliceerd bij het Handelsregister. Daarnaast heeft een kwart van de onderzochte ondernemingen gebruikgemaakt van de mogelijkheid van vrijstelling. Deze bedrijven hebben daartoe aansprakelijkheidsstellingen neergelegd bij het Handelsregister waaruit blijkt dat hun moedermaatschappijen borg staan voor hun schulden, plus instemmingverklaringen van de aandeelhouders. De resterende twaalf procent van de onderzochte ondernemingen is de publicatieplicht niet goed nagekomen. In het onderzoek van Graydon lag dat percentage op dertien procent.

Onvolledig

Het NIVRA-onderzoek heeft ook duidelijk gemaakt in hoeverre het plichtsverzuim een kwestie is van onvolledigheid. In zeven procent van de gevallen hadden de onderzochte bedrijven niet genoeg ingeleverd. Twee procent van de onderzochte bedrijven had wel geldige aansprakelijkheidsstellingen gedeponeerd, maar geen instemmingverklaringen van aandeelhouders. Bij vijf procent was het precies omgekeerd: ondernemingen hadden wel instemmingverklaringen gedeponeerd, maar geen geldige aansprakelijkheidsstellingen. Dan was er nog eens vijf procent die in het geheel niets had ingeleverd.

Wetsovertreding

Uit publicaties in de media is afgelopen zomer gebleken dat de overheid slechts in beperkte mate optreedt tegen het ontduiken van de publicatieplicht. In minder dan één procent van de gevallen gaat justitie over tot vervolging. Die passieve houding neemt niet weg dat het niet nakomen van de publicatieverplichting een wetsovertreding is.

Dat raakt ook de accountant. In RAC 250 is beschreven hoe een accountant moet handelen als hij constateert dat zijn cliënt de wet heeft overtreden. De ontdekking van wetsovertredingen, ongeacht het materieel belang daarvan, moet leiden tot (her)overweging van de integriteit van de leiding of het personeel, en het mogelijke effect op andere aspecten die van belang zijn voor de controle. De accountant wordt geacht alle bevindingen naar aanleiding van aanwijzingen van wetsovertredingen vast te leggen en te bespreken met de leiding. Zijn er overtredingen gemaakt, dan dient de accountant de organen die belast zijn met governance hierover te informeren. Ook moet hij overwegen de opdracht terug te geven als de cliënt geen maatregelen neemt om de overtreding ongedaan te maken en herhaling te voorkomen.

Kritisch kijken

Accountants zijn verplicht om kritisch te kijken naar omstandigheden die twijfel oproepen over de mate waarin een onderneming zich aan de wet houdt. Het is dan ook aan te raden om de controle op de naleving van de publicatieplicht standaard op te nemen in de controleprogramma's. Controle op de publicatieplicht zal weinig extra tijd kosten.

Noot
Cardi van Capelle is researchmedewerker bij het NIVRA.

Wettelijke publicatieplicht

Een aantal rechtspersonen, onder andere de NV en de BV, is verplicht om jaarrekeningen, jaarverslagen en overige gegevens te deponeren bij het Handelsregister van de Kamers van Koophandel. Ook stichtingen en verenigingen die een onderneming in stand houden met een omzet van meer dan 3,65 miljoen euro, moeten hun stukken deponeren. Publicatieplichtige ondernemingen moeten acht dagen na de vaststelling van de jaarrekening hun stukken inleveren bij het Handelsregister. Uitstel van maximaal dertien maanden na sluiting van het boekjaar is mogelijk wegens bijzondere omstandigheden. Daarnaast kunnen bedrijven vrijstelling krijgen als er moedermaatschappijen zijn die zich aansprakelijk stellen voor hun schulden. De desbetreffende aansprakelijkheidsstelling moet dan wel bij het Handelsregister zijn ingeleverd. Ook moeten gevrijwaarde bedrijven een instemmingverklaring deponeren, waarin aandeelhouders verklaren in te stemmen met de afwijking van de voorschriften. Daarnaast is het ook mogelijk dat de minister van Economische Zaken een vrijwaring afgeeft.

Economisch delict

Het niet nakomen van de wettelijke verplichting om jaarstukken bij het Handelsregister te publiceren, kan sancties tot gevolg hebben. De wetgever ziet het verzuim als een economisch delict waarvoor een maximale boete van 11.250 euro geldt. De desbetreffende bestuurders van de in gebreke blijvende ondernemingen riskeren maximaal zes maanden hechtenis. Ook kan een taakstraf worden opgelegd. Het niet nakomen van de publicatieplicht heeft ook gevolgen voor de bestuurdersaansprakelijkheid. In het geval van faillissement zal bij aansprakelijkheidskwesties al snel sprake zijn van een omkering van de bewijslast.