Magazine 01 oktober 2005

Frauderegels aangescherpt

Accountants zullen hun kennis van de frauderegels moeten opfrissen en die regels gaan ook gelden voor beoordelings- en samenstellingsopdrachten. Aanleiding voor deze NIVRA-maatregelen is een onderzoek van het MARC, waaruit blijkt dat de parate kennis van de frauderegels onvoldoende is.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 2, 2005

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Waarom melden accountants toch zo weinig fraude? Uit de schriftelijke enquête die het aan de Universiteit Maastricht verbonden onderzoeksinstituut MARC twee jaar geleden hield onder driehonderd accountants, bleek dat de controleurs van de jaarrekening tussen 1995 en 2002 veel vaker een niet-teruggedraaide fraude hadden moeten melden bij het meldpunt van het Korps Landelijke Politie Diensten (KLPD), dan zij in werkelijkheid (twee keer) deden. Bovendien bleken accountants een aantal keer ten onrechte de controle-opdracht niet te hebben teruggegeven.

Hoe gaan accountants om met fraudesignalen? En in hoeverre is de Verordening op de Fraudemelding eigenlijk bekend? Om dit te onderzoeken legde het MARC in opdracht van het NIVRA en de NOvAA 380 registeraccountants en 137 Accountants-Administratieconsulenten tijdens een vakcursus onverwacht een vragenlijst voor. In deze experimentele situatie moesten de accountants aan de hand van enkele fictieve gevallen aangeven hoe zij de kans op fraude inschatten, of zij het toezichthoudend orgaan c.q. meldpunt zouden informeren, of zij het vaktechnisch bureau of collega’s zouden consulteren en hoe groot hun kennis van de Verordening op de Fraudemelding is.

Kennis schiet te kort

Om met het laatste te beginnen: de parate kennis over de fraudemeldingsvoorschriften schiet te kort. Eenderde van de vragen werd fout beantwoord. De accountants weten niet goed wanneer zij contact moeten opnemen met de directie en hoe zij moeten optreden als deze een materiële fraude niet terugdraait. Evenmin is goed bekend onder welke omstandigheden zij het centraal meldpunt moeten inlichten en onder welke omstandigheden zij een opdracht moeten teruggeven.

In veertig procent van gevallen van materiële fraude schatten accountants de risico’s van fraude onjuist in. Bij niet-materiële kwesties gaat dat ze een stuk beter af. Ook de situaties waarin moet worden gemeld aan het centraal meldpunt beoordelen ze niet helemaal juist: in de helft van gevallen zaten zij ernaast.

Druk van de klant

Aan de andere kant hebben accountants de neiging om wel te melden als dit niet hoeft. Bij kleinere fraudes zijn zij als het ware te braaf en bij grotere niet braaf genoeg. Volgens de onderzoekers is dit niet alleen een kwestie van (gebrek aan) kennis. “In geval van druk van de klant, wordt zowel het risico op fraude als de kans op melden van de fraude significant lager ingeschat. De accountants laten zich in deze gevallen blijkbaar beïnvloeden”, concluderen Harold Hassink en Roger Meuwissen, de projectleiders van het onderzoek. Hoewel ze het vaktechnisch bureau over het algemeen voldoende consulteren, doen ze dat juist te weinig wanneer zij hevig twijfelen aan hun oordeel over de situatie.

Parate kennis vergroten

“De accountant is gewend in teamverband te werken en boeken uit de kast te trekken. Dat kan niet in zo’n laboratoriumsituatie als in het onderzoek. Dat neemt niet weg dat je de parate kennis op een aantal essentiële punten moet vergroten”, zegt NIVRA-directeur vaktechniek Rob Bosman. “Bovendien moeten accountants bij grote onzekerheid altijd het bureau vaktechniek raadplegen”.

NIVRA-bestuurslid en voorzitter van de onderzoeksbegeleidingscommissie Peter Diekman is dat met Bosman eens. “De combinatie van onvoldoende parate kennis en onvoldoende vaktechnische consultatie geeft te denken.” Diekman wijst erop dat sinds december 2004 de nieuwe RAC 240 van kracht is, waarin staat op welke fraudebevorderende omstandigheden de controlerend accountant moet letten (zie ‘de Accountant’, april 2005).

Het NIVRA gaat accountants verplichten ‘een opfriscursus’ te volgen bij de VERA of - bij de grote kantoren - in huis. Diekman: “Bovendien gaan wij accountants verplichten om bij fraudesignalen het vaktechnisch bureau te consulteren. De accountant moet in het dossier vastleggen op welke signalen hij is gestuit en wat de uitkomst van de consultatie was.” Ten slotte zullen strengere eisen worden gesteld aan het rapporteren van fraude aan het toezichthoudend orgaan van de opdrachtgevende organisatie.

Drie kloven

Sinds de parlementaire enquête Bouwnijverheid is wel duidelijk dat het maatschappelijk verkeer de accountant een grotere rol toedicht bij de ontdekking van fraude dan deze zelf doet of kan waarmaken. Het MARC heeft de breedte en de contouren van deze veelbesproken verwachtingskloof nader onderzocht. Het maatschappelijk verkeer werd daarbij vertegenwoordigd door ruim driehonderd cfo’s/financieel directeuren, controllers, commissarissen, bankiers en belastinginspecteurs. Hun opvattingen werden vergeleken met die van ruim tweehonderd registeraccountants en Accountants-Administratieconsulenten. Er zijn eigenlijk drie soorten kloven:

• prestatiekloof - de feitelijke prestaties blijven achter bij de verwachtingen;
• normatieve kloof - volgens de regels hoeven accountants minder te doen dan het maatschappelijk verkeer verwacht;
• onredelijke verwachtingen - het maatschappelijk verkeer verwacht van de accountants dingen die het beroep nooit kan waarmaken. Onredelijk is bijvoorbeeld dat (een groot deel van) het maatschappelijk verkeer de accountant verantwoordelijk acht voor het ontdekken van niet-materiële fraude, of er nu wel of geen sprake is van samenspanning.

Onafhankelijkheid

De helft van de ondervraagden uit het maatschappelijk verkeer vindt dat accountants onafhankelijk genoeg zijn om tegenover de onderneming met succes te kunnen aandringen op herstel van directiefraude. Harold Hassink: “De andere helft is daar blijkbaar niet van overtuigd.”

Driekwart van het maatschappelijk verkeer vindt dat accountants vervolgonderzoek moeten instellen bij aanwijzingen van directiefraude; de helft van de accountants is het hiermee eens. Bij aanwijzingen voor werknemersfraude zijn er minder voorstanders van vervolgonderzoek (61 procent respectievelijk 39 procent).

Materialiteit

De uitkomsten van het onderzoek onderstrepen nog eens dat het maatschappelijk verkeer slecht overweg kan met het begrip
materialiteit. De financieel directeuren, controllers, commissarissen, bankiers en belastinginspecteurs zouden het liefst een absoluut bedrag willen als maatstaf. Een derde vindt een fraude vanaf € 10.000 materieel. Maar hoe hoog of laag deze grens ook wordt gelegd - de accountant zou volgens hen alle fraudes, dus ook de niet-materiële, moeten rapporteren aan de raad van commissarissen. Ongeveer driekwart vindt dat accountants materiële fraudes moeten rapporteren aan de overheid en - via de accountantsverklaring - aan het maatschappelijk verkeer.

De kloof tussen accountants en het maatschappelijk verkeer is het kleinst in de situatie waarin het management van de organisatie weigert een niet-materiële fraude recht te zetten: volgens tachtig procent van het maatschappelijk verkeer moet de accountant in zo’n geval ontslag nemen. Van de accountants is zeventig procent het daarmee eens.

Bedrijfswaakhond

Bestond na de schandalen in de berichtgeving de indruk dat de samenleving de accountant de rol toedicht van bedrijfswaakhond en klokkenluider, volgens de onderzoekers denkt het maatschappelijk verkeer er genuanceerder over.

De belastinginspecteurs zijn het strengst in hun opvattingen, controllers iets minder streng en de financieel directeuren het mildst. De bankiers en commissarissen houden het midden. Maar ondanks de nuances is het onmiskenbaar dat het maatschappelijk verkeer over de hele linie meer van accountants verwacht dan accountants zelf tot hun taak rekenen.

Harold Hassink: “De beroepsgroep zou het maatschappelijk verkeer op twee punten beter moeten inlichten. Ten eerste over het feit dat de accountant niet verantwoordelijk is voor het vinden van niet-materiële fraude. En ten tweede over de beperkingen die samenspanning tussen fraudeurs hun oplegt.”

‘Geen detectivebureau’

Rob Bosman en Peter Diekman zijn wel voor meer transparantie op het punt van materialiteit, maar benadrukken een zorgvuldige aanpak. Een bedrag van € 10.000 vindt Diekman in ieder geval onzin. “Daar kunnen grote concerns als Philips en ABN AMRO met hun miljardenomzetten totaal niet mee uit de voeten.”

Het aanscherpen van de frauderegels kan helpen de prestatie- en normatieve kloof te verkleinen. “Maar aan de echte verwachtingskloof, de overtrokken verwachtingen, kun je weinig doen”, zegt Diekman. “Daar heb je geen zeggenschap over. En een accountantskantoor is nu eenmaal iets anders dan een detectivebureau.”

Wat doet de accountant?

Onderzoekers van het MARC hebben 380 registeraccountants en 137 Accountants-Administratieconsulenten onvoorbereid vragenlijsten laten invullen. Uit de antwoorden komt onder meer naar voren dat accountants:

• onvoldoende parate kennis hebben van de Verordening op de fraudemelding (een derde van de vragen werd onjuist beantwoord)
• bij twijfel niet vaak genoeg het vaktechnisch bureau consulteren
• betere inschattingen maken bij nietmateriële kwesties
• onvoldoende weten wanneer zij fraude moeten melden aan het centraal meldpunt
• zich bij hun besluit om al dan niet te melden (aan toezichthouder of centraal meldpunt) laten beïnvloeden door de druk van de klant
• vinden dat zijzelf en hun kantoorgenoten de regels beter naleven dan hun collega’s van andere kantoren
• van de vier grote kantoren vaker aangeven dat zij de regels van de Verordening nauwgezet volgen dan de accountants op de kleinere kantoren

Wat verwacht het maatschappelijk verkeer?

De MARC-onderzoekers vroegen 639 cfo’s/financieel directeuren, controllers, commissarissen, bankiers, belastinginspecteurs en accountants wat de accountant moet doen als deze stuit op (signalen van) materiële of niet-materiële fraude. De verwachtingen van de vertegenwoordigers van het maatschappelijk verkeer wijken nogal af van de zienswijze van de accountants. Zo blijkt onder meer dat:

• accountants volgens de helft van het maatschappelijk verkeer niet onafhankelijk genoeg zijn om met succes te kunnen aandringen op herstel van directiefraude
• accountants (volgens 76 procent) vervolgonderzoek moeten instellen bij aanwijzingen van directiefraude (accountants: 52 procent) en volgens 61 procent bij werknemersfraude (accountants: 39 procent)
• materialiteit van fraude vaker zou moeten worden uitgedrukt als een absoluut bedrag (een derde vindt een fraude van € 10.000 materieel)
• accountants ook niet-materiële fraudes zouden moeten rapporteren aan de raad van commissarissen
• accountants (volgens ruim zeventig procent) alle materiële fraudes zouden moeten rapporteren aan de overheid
• accountants (volgens 75 procent) materiële fraude in de accountantsverklaring zouden moeten rapporteren (accountants: 42 procent)
• de accountant volgens tachtig procent ontslag zou moeten nemen als de organisatie weigert een niet-materiële fraude te corrigeren (accountants: zeventig procent)
• de accountant volgens 98 procent verantwoordelijk is voor het vinden van materiële fraude als er geen sprake is van samenspanning (accountants: 94 procent), en volgens zeventig procent ook bij niet-materiële fraude (accountants: 33 procent)
• de accountant volgens 81 procent ook bij samenspanning verantwoordelijk is voor de ontdekking van materiële fraude (accountants: 52 procent) en volgens 52 procent ook van nietmateriële fraude (accountants: 23 procent)
• het maatschappelijk verkeer de accountant dus eigenlijk ziet als klokkenluider of waakhond van de onderneming
• de verwachtingen ten aanzien van de accountant realistischer zijn naarmate men over meer bedrijfseconomische en/of accountancy-kennis beschikt

NIVRA scherpt fraudevoorschriften aan

• Verplicht aanvullend onderzoek bij vermoedens van fraude en bij sterke aanwijzingen verplichte consultatie van vaktechnische experts.
• Schriftelijk informeren van de leiding en het toezichthoudend orgaan van de opdrachtgever. Bij geen of onvoldoende maatregelen moet de accountant zijn opdracht teruggeven.
• Meldingsplicht aan toezichthoudend orgaan (bijvoorbeeld raad van commissarissen) wordt aangescherpt. Tenzij deze toezichthouder anders aangeeft, moet de accountant hem voor taan informeren over alle vermoedens van fraude. Tot nu toe gold dit alleen bij directie fraude, materiële fraude of situaties waarin het management onvoldoende maatregelen trof.
• Verplichte educatie over de fraudevoorschriften voor alle certificerende registeraccountants (met ingang van 2006).

Dat de fraudevoorschriften ook gaan gelden voor samenstellings- en beoordelingsopdrachten verplicht accountants van tienduizenden kleinere bedrijven en organisaties om actief op te treden bij aanwijzingen van fraude. NIVRA-voorzitter Frans van der Wel: “De maatregelen leiden ertoe dat de accountant alert en actief zal zijn op een veel breder maatschappelijk terrein dan tot nu toe. Een accountant is geen opsporingsbeambte, maar je mag wél verwachten dat hij fraudegevoelige gebieden onderzoekt en adequaat reageert op signalen dat er iets mis lijkt te zijn.”