Magazine 01 oktober 2003

'Fraude vinden kost bijna niets extra'

“Met audit software kan de accountant financiële data doorploegen en onregelmatigheden vinden, zonder dat de controle duurder wordt”, zegt registeraccountant en forensisch onderzoeker Carlos Neves Cordeiro. De big four gebruiken de software volgens hem te weinig, de ‘knop moet om’. Maar valt zo’n analyse binnen de reguliere jaarrekeningcontrole? En blijven de kosten inderdaad gelijk?

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 2, 2003

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Lex van Almelo

Gezien de maatschappelijke discussie lijkt er veel te zeggen voor het omzetten van in elk geval ‘een’ knop. De Sarbanes-Oxley Act stelt hoge eisen aan het interne beheersingssysteem van bedrijven met een beursnotering in de Verenigde Staten. Het ‘maatschappelijk verkeer’ stelt hogere eisen aan de controlerend accountant: deze moet alerter zijn op fraudesignalen.

De Auditing Standards Board van de AICPA is bezig met verschillende projecten om de effectiviteit van de controle te vergroten (zie onder meer http://www.aicpa.org/pubs/jofa/sept2001/tucker.htm). In reactie op het rapport van de Parlementaire Enquête Commissie Bouwnijverheid laat het NIVRA de wenselijkheid van uitgebreidere controles onderzoeken.

En inmiddels wakkeren de uitkomsten van het eerste onderzoek naar de werking van de fraudemeldingsrichtlijn de discussie aan over de alertheid op fraudesignalen: van de gemiddeld 163 fraudegevallen per jaar ontdekt de accountant iets meer dan de helft en 38 procent van die helft dankzij detailcontroles.

Verwachtingskloof

De verwachtingskloof – de accountant kan met zijn systeemgerichte controle veel minder onregelmatigheden ontdekken dan de maatschappij zou willen – is volgens Carlos Neves Cordeiro, senior consultant bij SBV Forensic Business Experts & Investigations, gedeeltelijk te overbruggen als de controlerend accountant gebruikmaakt van audit software. “Ik wil niet pretenderen dat de hele kloof kan worden gedicht. Maar de accountant kan bepaalde essentiële signalen wel herkennen en de klant zelf al vragen stellen. Hij hoeft niet te wachten totdat de klant met vragen komt.”

Neem een accountant die bijvoorbeeld de boeken van een telecombedrijf moet controleren. Als de beloning van de directie samenhangt met de omzet, zou de accountant volgens Neves Cordeiro achterdochtiger moeten zijn tegenover de omzetcijfers en moeten nagaan of de cijfers die het bedrijf presenteert overeenstemmen met de feitelijk geleverde diensten.

“De accountant kan dat doen door twee registraties aan elkaar te koppelen: de facturenadministratie en de registratie van de switch, dat is het apparaat waarin de gebelde nummers staan en de data en tijdstippen waarop gesprekken zijn gevoerd. Met de registratie van de switch, die als basis dient voor de facturen, kun je zeer moeilijk manipuleren. Door beide bestanden één op één te matchen, zie je dat de gepretendeerde omzet niet helemaal wordt gestaafd door geleverde diensten. Of je ziet een ander patroon, bijvoorbeeld dat er steeds iets misgaat met gesprekken naar Timboektoe. Als je alleen datagericht controleert, kun je dus wel degelijk ook systeemfouten ontdekken.”

Pepernoten

Ook het ontdekken van ‘pepernotencircuits’ is volgens Carlos Neves Cordeiro niet bij voorbaat onmogelijk. “Wanneer je bijvoorbeeld een betoncentrale moet controleren, kunnen er bepaalde tendenties zijn om leveringen buiten de facturenadministratie te houden, zeg maar pepernoten. Als je de registratie van de weegbrug koppelt aan de facturenadministratie kun je ook zo zien of er geleverd is zonder een rekening te sturen. Die weegbrug registreert de barcode en het gewicht van een bepaalde vrachtwagen nadat deze is geladen en het moment waarop deze wordt gewogen. Als bepaalde leveringen niet gefactureerd blijken, kun je je afvragen waarom. Worden er partijtjes onderling verrekend?”

Eigen ervaring

Zijn bovengenoemde voorbeelden fictief, uit eigen ervaring bij controleopdrachten weet Carlos Neves Cordeiro (tot enkele jaren geleden werkzaam in de controlepraktijk van KPMG) dat je met audit software in zeer korte tijd ook opmerkelijke zaken kunt tegenkomen door slechts één bestand te analyseren.

“Bij een bedrijf met duizenden medewerkers moest ik de post loonkosten controleren. Volgens de cliënt werkten er vooral jonge mensen. Ik zei: geef mij tien minuten extra en ik kan zeggen of het klopt. Na een klein kwartier gaf ik hem een print van medewerkers waar iets bijzonders mee aan de hand was. Zo waren er medewerkers die dezelfde naam hadden, maar verschillende salarissen; medewerkers van nog geen vijftien jaar, medewerkers van 85 en onbekende medewerkers. De kwaliteit van de gegevens bleek dus slecht en dat biedt potentiële fraudeurs mogelijkheden.”

Samenhang

Maar hoort dit soort onderzoekt nu tot de reguliere wettelijke controle?

Neves Cordeiro: “Ik kan daar niet simpel ja of nee op zeggen. Het liefst zou ik zeggen: ja. Maar wat ik wil zeggen is dat de controlerend accountant het gebruik van software niet bij voorbaat moet uitsluiten. Ik zeg niet dat het bij alle wettelijke controles moet. Maar overweeg eens om te kijken of het gebruik van audit software helpt. Nu het maatschappelijk verkeer vraagt om extra aandacht voor fraudesignalen is het misschien de moeite waard om dat te doen.”

Volgens Neves Cordeiro kijken accountants vaak wel naar de betrouwbaarheid van afzonderlijke systemen, maar hebben zij weinig oog voor de samenhang daartussen. Door gegevens afkomstig van verschillende systemen te koppelen, kun je iets over die samenhang zeggen.

“Dat audit software uitsluitend door het systeem geregistreerde gegevens kan analyseren, wordt vaak aangedragen als argument om af te zien van het gebruik hiervan tijdens de controle. Maar als bepaalde essentiële gegevens niet te vinden zijn in een systeem hebben we het over tekortkomingen in de onvervangbare AO/IC. Zulke tekortkomingen in de AO/IC kunnen alleen gevolgen hebben voor de accountantsverklaring.”

‘Ouderwets degelijk’

Vroeger was de controle vooral gericht op het vaststellen van de juistheid van het administratieve product, de jaarrekening, vervolgt Neves Cordeiro. Daarna is de controleur steeds meer gebruik gaan maken van de aanwezige systemen van interne beheersing. “Sinds een aantal jaren besteden de grote accountantskantoren daarbij de nodige extra aandacht aan externe factoren, zoals markten en strategische managementprocessen. Maar de taak van de controlerend accountant is toch op de eerste plaats certificeren. De systeemgerichte controleaanpak heeft niet geleid tot afname van fraudeschandalen. De accountant doet er mijns inziens verstandig aan zich te verdiepen in de mogelijkheden die audit software hem biedt, omdat hij daarmee de controle weer op de ouderwets degelijke manier kan aanpakken. De computerondersteunde controletechnieken leiden niet alleen tot meer efficiëntie in de uitvoering van de controlewerkzaamheden maar ook tot snellere detectie van fraudesignalen. Als vanuit de maatschappij de roep klinkt om alerter te zijn op fraudesignalen zal dat hoe dan ook moeten leiden tot een meer gegevensgerichte controleaanpak.”

‘Koudwatervrees’

Wereldwijd zijn ACL (Auditing Command Language) en IDEA de meest gebruikte audit softwarepakketten. Neves Cordeiro: “De accountantskantoren PricewaterhouseCoopers, Deloitte &Touche en Ernst & Young bieden al hun medewerkers in de accountantspraktijk deze software aan. De medewerkers hebben deze software op hun pc of laptop, maar bij navraag blijkt slechts een heel klein groepje deze software ook echt te gebruiken. In Nederland is op dit moment de belastingdienst de grootste gebruiker van audit software. Om audit software te kunnen toepassen, heb je slechts een cursus van enkele dagen nodig. De bottleneck zit hem vaak in hoe je de relevante gegevens in leesbare vorm tot je beschikking krijgt. Dit vergt een zekere creativiteit. Zo moet je soms met IT-functionarissen om de tafel om de juiste tabellen te vinden. Op grote kantoren heeft iedereen de software eigenlijk al. Voor de rest vergt het training en de nodige ervaring. Voor de opdrachtgever wordt de controle nauwelijks duurder. Als het goed is, wordt de controle zelfs goedkoper. Maar het probleem is dat accountants last hebben van koudwatervrees als het om IT gaat en vaak controleren op de automatische piloot.”

PricewaterhouseCoopers reageert in een volgend nummer van ‘de Accountant’ op de stellingen van Neves Cordeiro.

In Contact (december 1999) schreef Carlos Neves Cordeiro een artikel over het gebruik van audit software: Audit software: blijft systeemgerichte controle efficiënt en effectief?