Magazine 01 oktober 2003

De notaris gecontroleerd

Het Bureau Financieel Toezicht houdt financieel toezicht op onder meer notarissen. In het verantwoordingsproces van deze beroepsgroep spelen accountants een belangrijke rol. Onlangs publiceerde het BFT zijn jaarverslag. Aanleiding voor een gesprek met directeur Fred Blok en adjunct-directeur René Sipkema.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 2, 2003

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Rob Jansen

Blok en Sipkema, beiden registeraccountant, werkten onder meer in het openbaar beroep. In 2000 startten ze bij het Bureau Financieel Toezicht (BFT), de opvolger van het Centraal Bureau van Bijstand. Blok: “Per 1 oktober 1999 is de nieuwe Notariswet in werking getreden. Daaruit is de oprichting van het BFT voortgevloeid, met een uitgebreider takenpakket en meer bevoegdheden dan zijn voorganger. Zo moet het BFT ook de ondernemingsplannen in het kader van de benoemingsprocedure tot notaris en gerechtsdeurwaarder onderzoeken en kwam in 2001 ook het financieel toezicht op de gerechtsdeurwaarders er bij.”

Uit de op 1 juni 2003 van kracht geworden Wet Identificatie bij Dienstverlening en de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties vloeit nóg een taak voort: het toezicht op de naleving van deze wetten door notarissen, accountants, advocaten, belastingadviseurs en financiële dienstverleners, in totaal veertigduizend à vijftigduizend professionals. Op dit moment werken er zestien accountants bij het BFT, in de nabije toekomst zal dit naar verwachting bijna verdubbelen. Bovendien zullen meer juristen worden aangetrokken.

Randvoorwaarden

Blok: “Onafhankelijk toezicht op de soliditeit van notarissen en gerechtsdeurwaarders is een maatschappelijk belang. Cliënten moeten ervan uit kunnen gaan dat hun financiële belangen zijn gewaarborgd. Er moet daarom onder andere een goede AO/IC binnen de kantoren zijn. Als een notaris geld van een derdenrekening overboekt naar een aantal off shore-rekeningen en met de noorderzon verdwijnt, kan een toezichthouder dat niet voorkomen. Wel kunnen we het belang van preventieve maatregelen onder de aandacht brengen. De huisaccountant van de notaris speelt daarin een belangrijke rol. Wij houden als het ware metatoezicht.”

Dat metatoezicht richt zich op een aantal essentiële randvoorwaarden zoals de betalingsorganisatie, de bewaringspositie en de AO/IC. “In het bestuurlijk overleg met de beroepsorganisatie licht het BFT-bestuur het beleid toe. Dit geldt ook voor het jaarverslag. Deze informatie vormt voor de beroepsorganisatie input voor de interne kwaliteitsverbetering binnen de kantoren”, aldus Blok. In het jaarverslag over 2002 komt bijvoorbeeld naar voren dat de ontwikkeling in de financiële situatie bij 52 van de 346 onderzochte notarissen ongunstig was. Het BFT doet in beginsel zelf geen integraal boekenonderzoek bij notarissen maar baseert zich primair op documenten die de notaris moet opstellen en door zijn accountant kritisch zijn bekeken. Op basis van de ontvangen verantwoordingsinformatie en andere tussentijds verkregen informatie voert het BFT een risicoanalyse uit.

Risicoanalyse

Blok: “Die risicoanalyse kun je alleen uitvoeren als je de verplicht in te dienen stukken tot je beschikking hebt. De notaris zelf is verantwoordelijk voor de tijdige indiening daarvan, en voor welke accountant hij kiest. De accountant dient bij de jaarstukken minimaal een beoordelingsverklaring en een administratiemededeling af te geven. Bovendien moet elke notaris voor 1 mei de verplicht door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie voorgeschreven privé-vermogens- en inkomensstaat indienen. Deze gegevens zijn van belang om inzicht te krijgen in het notarieel aansprakelijk vermogen en voor de risicoanalyse.”

Als uit de verantwoordingsdocumenten geen risico’s blijken, dan is een onderzoek op korte termijn in principe niet noodzakelijk. Bij kantoren die een relatief klein vermogen hebben of blijkens de administratiemededeling een kwetsbare organisatie, is sprake van een verhoogd risico. “Eens in de vijf jaar moet bij elke notaris een onderzoek plaatsvinden”, vertelt Sipkema. “Maar bij sommige notarissen vindt elk jaar een onderzoek plaats. We vragen dan elk kwartaal of per maand verantwoordingsinformatie! Dan is sprake van verscherpt toezicht.”

Achterwege

Per jaar doet het BFT ruim driehonderd eigen onderzoeken bij notarissen. Die leveren een duidelijke rode draad op. Zo slagen vele notarissen er niet in de verantwoordingsinformatie tijdig in te dienen en vaak is de informatie niet conform de door de KNB verplichte modelstaten. Als de organisatie niet op orde is, moet een accountant daarvan melding maken. Dat blijft in de praktijk wel eens achterwege. Sipkema daarover: “Vroeger konden notarissen hun onderneming sturen op het aantal aktes dat iedere maand werd opgesteld. Daar had hij een vast beeld van en daarmee dus een redelijk beeld van zijn omzet. Dat is nu voorbij, een notaris wordt nu ook sterk afgerekend op zijn ondernemerschap. Daarvoor heeft hij adequate cijfers nodig, zoals kwartaal- en maandrapportages.”

Derdenrekening

Eén van de belangrijkste aandachtsgebieden voor het BFT is de bewaringspositie. Doorgaans staat er veel geld op de derdenrekening. Daartegenover staan de schulden aan cliënten. Het saldo van gelden op de derdenrekening en schulden aan cliënten mag niet negatief zijn. Blok: “Het komt voor dat notarissen een negatief saldo hebben. Dat mag natuurlijk niet. Daarnaast ontbreekt regelmatig managementinformatie, waardoor de notarissen hun bewaringspositie niet goed kunnen bepalen. Ook technische tekortkomingen, zoals het salderen van posten waar dat niet mag, komen we vaak tegen. Een notaris is naast dienstverlener in feite ook een soort bank: hij heeft immers geld, en soms ook goederen, van derden in beheer. Dat moet goed georganiseerd worden. Men realiseert zich vaak niet dat zelfs bij een klein kantoor de jaarlijkse geldstroom al snel honderd miljoen euro bedraagt.”

Belangrijk is dan dat de functies in het betalingsproces goed gescheiden zijn. Het BFT constateert regelmatig dat een administrateur de hele betalingsafhandeling voor zijn rekening neemt. Functiescheiding en interne controle ontbreken.

Tuchtrecht

Het BFT acht de preventieve rol van groot belang en benadert de notarissen positief. Bij sommige bevindingen acht het bureau echter tuchtrechtelijke maatregelen noodzakelijk. In 35 gevallen is een klacht ingediend bij de Kamer van Toezicht. “Als ook na verscheidene rappellen de indienplicht niet of niet volledig wordt nagekomen of er is sprake van ernstige bevindingen, dan moet je actie ondernemen”, aldus Blok. “Zo niet, dan komen de effectiviteit en geloofwaardigheid van het toezicht in het geding. Alle klachten zijn overigens gegrond verklaard.”

Ook als een accountant niet goed functioneert, onderneemt het BFT actie. Zo is een beoordelingsverklaring die is gebaseerd op de minimaal voor die verklaring vereiste werkzaamheden voor Blok eigenlijk niet voldoende. “Een accountant moet zich concentreren op de kritische processen in het notariaat, vooral gezien de risico’s die er voor accountants aan kleven. Hij zal zich van die processen goed op de hoogte moeten stellen, de wet- en regelgeving goed in zijn vingers moeten hebben. Naast het door de KNB uitgegeven Vademecum voor het notariaat vormt de website van het BFT (www.bureauft.nl) een belangrijke informatiebron. Als hij dan tekortkomingen tegenkomt, moet hij dat ook duidelijk uiten. Soms blijkt uit de BFT-onderzoeken dat de accountant belangrijke organisatorische tekortkomingen niet in de administratiemededeling meldt.”

Constructief

Over dit soort zaken voert het BFT constructief overleg met de beroepsorganisaties NIVRA en NOvAA. Het bureau heeft met voldoening kennis genomen van de initiatieven van de beroepsorganisaties om te komen tot een uitbreiding van de voorlichting aan de bij de controle op notariskantoren betrokken accountants, zegt Blok.

In zijn beoordeling van de organisatie kan de accountant natuurlijk altijd de rapportage opvragen die het BFT bij dat kantoor heeft uitgebracht.

Ook het BFT-jaarverslag kan voor de accountant een belangrijke bron van informatie zijn voor mogelijke valkuilen. Blok verwacht van een accountant anno 2003 niet alleen dat hij de notarisbranche kent en de ontwikkelingen blijft volgen, maar ook dat hij - op basis van risicoanalyse - actief inspeelt op de zwakke plekken in de organisatie van het notariskantoor en daarover actief communiceert met zijn cliënt. “Alleen zo kan het maatschappelijk vertrouwen in het functioneren van notarissen en gerechtsdeurwaarders worden gehandhaafd.”