Magazine 01 november 2004

Controleren mag geen kunstje worden

Een toenemend aantal wetten, regels en richtlijnen moet de betrouwbaarheid van financiële informatie versterken. Maar accountants houden hun eigen verantwoordelijkheid, met bijbehorende risico’s. Valt alles wel dicht te timmeren? Is alles controleerbaar? Waar loeren welke gevaren? ‘Regelgeving tast belangrijke zenuwen aan.’

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 3, 2004

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Rondetafel over controlerisico’s

De diverse boekhoud- en beursschandalen van de afgelopen jaren hebben nogal wat wetten, regels en richtlijnen opgeleverd, zowel voor controlerende accountants als hun opdrachtgevers. Internationaal en nationaal. Sarbanes-Oxley, de code Tabaksblat, aangescherpte beroepsregels en de Wet Toezicht Accountantsorganisaties, hebben alle tot doel de betrouwbaarheid van financiële informatie te waarborgen. Maar niet de gehele werkelijkheid is met regels dicht te timmeren, de accountant houdt zijn eigen verantwoordelijkheid.

Nu de grootste stofwolken zijn opgetrokken, is daarom de kernvraag: Speelt de accountant adequaat in op controlerisico’s? Deze vraag is tevens het hoofdthema van de Accountantsdag op 2 december 2004. Marcel Pheijffer, John van Kollenburg en Willem van Wijngaarden, nauw betrokken bij de inhoudelijke vormgeving van die Accountantsdag, buigen zich over de verschillende facetten van dit ‘probleem’.

Is het groeiende stelsel van wetten en regels nu een vloek of een zegen voor het vak?

Pheijffer: “Ik signaleer een duidelijke neiging om in deze periode overregulering te creëren. Geprobeerd wordt om op allerlei vlakken oplossingen voor problemen te bedenken door ze te juridiseren. Die juridisering biedt de buitenwereld vooral een schijnzekerheid. Bovendien zit er het gevaar in dat er wordt gezocht naar mogelijkheden om uit de regels te ontsnappen. Maar het allerbelangrijkste is nog dat juridisering eigenlijk helemaal niet past bij het karakter van het accountantsvak. Professionele oordeelsvorming is en blijft de kern van het vak, en dat laat zich niet in wetten en regels vastleggen. Neem bijvoorbeeld risicoanalyse in de controle: als je probeert om dat in strakke cijfermatige modellen onder te brengen, dan is het gevaar levensgroot dat je de essentie mist. Je moet als accountant zelf blijven nadenken.”

Van Kollenburg: Het zelfstandig nadenken dreigt te verdwijnen naarmate de hoeveelheid regelgeving toeneemt. Die regelgeving werkt soms dus verlammend op de beroepsgroep, en tast belangrijke zenuwen van de accountant aan. Zeker als die regels ook niet altijd consistent zijn. Natuurlijk neemt de complexiteit van de wereld toe, en daar zijn regels voor nodig. Maar de regels mogen niet de overhand krijgen boven de professionele oordeelsvorming.”

Signalen

Van Wijngaarden: “Het is essentieel dat een accountant gevoel ontwikkelt met zijn klant en diens omgeving. En dat staat eigenlijk los van de vraag wat regels en wetten van hem vragen. Zorg als accountant dat je weet wat er werkelijk gebeurt bij een klant, en waar de pijnpunten zitten, zonder jezelf al te veel te verliezen in theoretische bespiegelingen over risico’s, de invulling van geavanceerde controlemodellen en het formeel dichttimmeren van je dossier. Hoe belangrijk dat ook allemaal mag zijn, ik vind het nog belangrijker dat de accountant scherp let op alle signalen om hem heen. Hij moet bij wijze van spreken ook regelmatig een praatje gaan maken met de mensen in het magazijn en kijken of een factuur wel gevouwen is om de echtheid te controleren.”

Accountants moeten zich dus sceptischer opstellen en meer inzicht krijgen in hun klant, om een kwalitatief goede controle uit te voeren?

Pheijffer: “Accountants maken regelmatig de fout om te weinig achter de papieren werkelijkheid te kijken. Het motto ‘ken uw klant’ houdt niet in dat je een paspoort of een uittreksel van de Kamer van Koophandel in je dossier hebt, maar dat je weet wat hem drijft. Op een congres in Praag verhaalde een spreker over een interessante analyse van de klantkennis van een accountant. In het kort kwam het erop neer dat een accountant in het eerste jaar van de controle zich vooral verwondert over wat er bij zijn nieuwe klant gebeurt. In het tweede jaar begint hij het te begrijpen. In het derde jaar heeft hij het door. En in het vierde jaar verlaat hij het team. Dat is natuurlijk in algemene zin te kort door de bocht gesteld, maar het geeft wel de kern van het probleem aan: de deskundigheid en klantkennis is en was niet altijd goed.”

Van Wijngaarden: “We moeten ook weer niet denken dat er nu van alles mis gaat. Ik ben ook trots op wat de beroepsgroep de afgelopen jaren heeft bereikt. Ik denk dat 95 procent van de wetten en regels prima uitpakt. Maar tegelijkertijd stel ik vast dat het hier en daar beter moet in de praktijk. Er wordt geklaagd over de grote tijdsdruk die voortvloeit uit de aanhoudende druk op de controlebudgetten. En in collegezalen hoor ik controleleiders klagen over dossiers die moeten worden gevuld.”

MKB

Pheijffer: “Ik schrik ook van wat ik tijdens colleges hoor en teruglees in scripties van studenten. Voorbeeld: een student schrijft over een klant die de laatste jaren zodanig is gegroeid dat hij inmiddels valt in de categorie bedrijven met een wettelijke controleplicht. De klant vindt dat echter niet nodig en dringt er op aan het maar bij een samenstellingsopdracht te houden. De accountant gaat daarin mee. Dat is gewoon een economisch delict. Het maakt bovendien duidelijk dat incidenten niet alleen bij grote beursfondsen plaatsvinden, maar ook in het midden- en kleinbedrijf. Daarom vind ik het ook te betreuren dat er in de wettelijke regeling en de toezichtstructuur een schisma wordt aangebracht tussen PIE en non-PIE. Ook in het midden- en kleinbedrijf komt ellende voor. Ik denk zelfs dat de risico’s daar vaak groter zijn.”

Van Wijngaarden: “De maatschappelijke impact van een incident in het MKB is natuurlijk onvergelijkbaar met bijvoorbeeld Enron, Parmalat, Ahold of Shell. Maar als je bedoelt dat een klein bouwbedrijf dezelfde risico’s kent als een grote, ben ik het daar helemaal mee eens. De cultuur verschilt niet wezenlijk.”

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat regels niet gaan overheersen en het accent in het controlewerk weer daar komt waar het hoort: op de materiële elementen en goed professional judgment? Met andere woorden: hoe ontsnappen we aan de formalisering, en borgen we de kwaliteit?

Pheijffer: “Ik denk dat de formalisering de komende jaren alleen maar groter zal worden, nu toezichthouders de dossiers ingaan. Zij zullen naast materiële toetsen zeker ook formele toetsen gaan uitvoeren, en zich dus ook richten op de vraag of het op papier allemaal goed is gegaan.”

Van Wijngaarden: “Dat ben ik niet met je eens. De AFM (Autoriteit Financiële Markten, red.) zal juist ook in materiële zin beoordelen, dus ik heb uit die hoek geen vrees voor formalisering.”

Durven loslaten

Kollenburg: “Er is een standaardaanpak in ons vak geslopen die we moeten durven loslaten. Wat dat betreft heeft de vooruitgang van de technologie ons als accountants niet alleen maar goede dingen gebracht. We kunnen inmiddels met moderne informatietechnologie onze controleteams faciliteren met goede tools, templates en dergelijke om de controleaanpak te vergemakkelijken. Maar hoe gemakkelijker je het mensen maakt, hoe minder ze zelf geneigd zijn om na te blijven denken. Er wordt immers voor je gedacht.

Overigens zie ik de ontwikkelingen op het gebied van corporate governance juist als een grote kans op dit gebied. Van de accountant wordt straks verwacht dat hij tot een oordeel komt over de interne beheersing van organisaties. Door accountants juist niet te veel handvatten te geven, moet hun eigen denkproces worden gestimuleerd. Deze stimulans bevordert de creativiteit.”

Van Wijngaarden: “Volgens mij is de kwaliteit de afgelopen jaren duidelijk toegenomen. Ik leid dat onder meer af uit de houding die accountants innemen ten opzichte van vaktechnische ondersteuning. Het veld vraagt steeds meer en vaker om vaktechnische expertise bij bepaalde issues. Vroeger was er een afwerende houding ten aanzien van allerlei nieuwe ontwikkelingen in het vak. Nu moedigen accountants in het veld ons juist aan om vaktechnische handvatten aan te reiken en uitleg te geven over nieuwe regels of interpretaties.”

Politieagent

Pheijffer: “De omvang en de macht van de afdelingen vaktechniek op de grote kantoren groeit, en dat bevestigt dus ook het beeld dat het veld behoefte heeft aan ondersteuning. Individuele accountants krijgen steeds sterker de verplichting om vaktechnisch gezien het juiste te doen. Bovendien is het niet alleen een kwestie van moeten: ze willen het zelf ook graag.”

Van Wijngaarden: “In het onderwijs leg je natuurlijk de basis voor kwaliteit. Wat dat betreft is het goed om te zien dat het profiel van studenten ook verandert. Vroeger kozen studenten alleen voor accountancy omdat dat zo’n spannend vak was waarin ze zo lekker konden adviseren. Nu beseffen ze ook heel goed dat een accountant ook bereid moet zijn af en toe als een politieagent op te treden.”

Pheijffer: “Juist voor een beroep waarbij professionele afweging de kern van het vak is, zijn zaken als integriteit en ethiek essentiële elementen in de opleiding. Daar komt dan ook steeds meer de nadruk op te liggen, en een recente standaard van het IFAC geeft daar een nieuwe impuls aan.”

Aansprakelijkheid

Zijn de risico’s voor accountants en accountantskantoren zelf nog wel te overzien, nu accountants steeds vaker aansprakelijk worden gesteld?

Pheijffer: “De juridisering heeft als neveneffect dat er angsthazengedrag ontstaat bij accountants. Ze gaan hun handelen te veel afstemmen op die aansprakelijkheid. De regels hebben wat dat betreft niet altijd het gewenste effect. Een duidelijk voorbeeld daarvan is de richtlijn persoonsgebonden onderzoeken. Die is op een aantal onderdelen echt te rigide.”

Van Wijngaarden: “De houding ten aanzien van de accountant verandert over de hele linie. De incidenten van de afgelopen jaren hebben laten zien dat hij ook kan worden aangesproken. Er wordt dus steeds gemakkelijker naar de accountant gewezen.”

Van Kollenburg: “Aansprakelijkheid hoort ook gewoon bij ondernemerschap, en bij het verkennen van nieuwe markten. We willen als beroepsgroep al jaren een verbreding van onze assurance dienstverlening, en die krijgen we ook, nu we in het kader van corporate governance ons oordeel moeten gaan uitspreken over de interne beheersing van organisaties. De maatschappij wil kennelijk dat we daar wat over gaan zeggen, en dat is een fikse nieuwe uitdaging. Aan ons nu de taak om te bewijzen dat we de middelen en technieken hebben om dat goed te doen.”

Bredere assurance

Is het gevaar niet levensgroot dat door die bredere assurance een nieuwe verwachtingskloof ontstaat, terwijl accountants toch al moeite hebben om al te hoge verwachtingen bij het publiek in te dammen?

Van Kollenburg: “Ik denk dat de verwachtingskloof wat betreft de accountantscontrole van jaarrekeningen de laatste jaren aanmerkelijk kleiner is geworden. We staan nu wat betreft interne beheersing voor een nieuwe opgave, en moeten de juiste communicatiemiddelen inzetten om de match tussen de mate van verwachtingen en de geleverde zekerheid helder over te brengen.”

Van Wijngaarden: “Dat de verwachtingskloof verandert is overigens heel normaal: de wereld om ons heen verandert voortdurend, en de verwachtingen eveneens. De verwachtingskloof is dus per definitie dynamisch.”

Grote broek

Kunnen we van de accountant in zo’n wereld eigenlijk nog wel verwachten dat hij adequaat kan controleren? Is een concern als Ahold met al zijn internationale dochters niet per definitie te onoverzichtelijk en complex? Kan de accountant wel een oordeel uitspreken over ingewikkelde derivaten, over de omvang van oliereserves etc.?

Pheijfer: “Dé accountant in het algemeen kan dat inderdaad niet. De opleiding omvat niet al die verschillende expertisegebieden, en dat zou ook onmogelijk zijn. Daarom is het belangrijk dat er bij opdrachtaanvaarding kritisch wordt nagegaan of er wel de juiste kennis en ervaring in huis is om een bepaalde opdracht goed te kunnen vervullen. Op dat punt zijn de regels ook veel strikter geworden. Accountants trekken nogal eens een te grote broek aan en nemen opdrachten aan zonder na te gaan of ze wel voldoende geëquipeerd zijn.”

Van Wijngaarden: “Vroeger werd daar ook wel goed naar gekeken hoor. Artikel 11 van de GBA speelde altijd al een belangrijke rol. Overigens is die specialistische expertise ook in het midden- en kleinbedrijf vaak hard nodig. De problematiek is daar niet wezenlijk anders.”

Van Kollenburg: “Er zijn altijd mensen die hun actieradius overschatten, maar volgens mij loopt dat in de praktijk niet zo’n vaart. Dat heeft alles te maken met de voorzichtige aard die onze beroepsgroep nu eenmaal eigen is. We blijven terughoudend, en dat is op het punt van opdrachtaanvaarding mooi meegenomen.”

Subsidieverklaringen

Hoe groot zijn de risico’s van controleopdrachten waarbij de normen niet geheel helder zijn, of waarbij van een accountant dingen worden gevraagd die helemaal niet kunnen? Criticasters wijzen in dat kader bijvoorbeeld op allerlei subsidieverklaringen die vaktechnisch op of over het randje gaan.

Van Wijngaarden: “Onduidelijke normen zijn absoluut een grote bron van potentiële risico’s. Overigens speelt ook hier de voorzichtige aard van accountants een belangrijke rol. In het algemeen zijn accountants uiterst terughoudend met het afgeven van verklaringen als de normen niet helder zijn of als er zaken gevraagd worden die vaktechnisch niet kunnen. Toch zijn er hele legers accountants die verklaringen tekenen die tekstueel gezien niet door de beugel kunnen. Ook bij de grote kantoren. Ik let daar zelf heel scherp op bij bijzondere verklaringen. Vaak schrijft de opdrachtgever dan een bepaalde tekst voor die je als accountant moet tekenen. Ik heb laatst een standaard voorgeschreven tekst aangepast zodat het vaktechnisch weer verantwoord was. Maar je staat als individu dan wel in een moeilijk krachtenveld: de meerderheid van je collega’s zeurt niet en tekent gewoon.”

Pheijffer: “Ik vind het mooi als een accountant zo’n statement durft te maken. Daarmee laat je zien dat je maatwerk levert. Er is te veel confectie in het vak en te weinig maatwerk. Er zou ook eigenlijk veel vaker een toelichtende paragraaf bij de accountantsverklaring in de jaarrekening moeten worden opgenomen.”

Rolverdeling

Van Wijngaarden: “Het onderliggende probleem van veel bijzondere verklaringen is dat de partij die zo’n verklaring vraagt, de behoefte heeft om zijn risico’s in te dekken en zijn bordje schoon wil hebben als het niet goed blijkt te zijn. Voor dat doel wordt dan een tekst geformuleerd, waar je als accountant niet mee uit de voeten kunt.”

Van Kollenburg: “En de druk om daar wel voor te tekenen is vaak heel groot. Om een duidelijk signaal af te geven heb ik een keer twee verschillende verklaringen afgegeven. De ene verklaring was opgesteld conform de eisen van de vragende partij. De andere verklaring was zo opgesteld dat het vaktechnisch helemaal klopte.

In mijn opinie is ook de rolverdeling vaak de kern van het probleem. Het zou zo moeten zijn dat de gecontroleerde de verantwoording opstelt en dat de accountant daarbij een verklaring afgeeft. In de praktijk wordt echter aan de accountant gevraagd de verantwoording zelf op te stellen. De wettelijke toezichthouder geeft dan aan hoe de tekst van de verklaring moet luiden. We moeten op dat punt stelliger worden en duidelijk maken dat accountants alleen verklaringen kunnen afgeven bij door anderen afgelegde verantwoordingen.”

Van Wijngaarden: “We moeten dat als collectief oppakken. De beroepsorganisaties kunnen en moeten op dat punt een belangrijke rol spelen.”

Personalia

Marcel Pheijffer is directeur van de accountantsopleiding NIVRA-Nyenrode en hoogleraar forensische accountancy aan Universiteit Nyenrode en Universiteit Leiden.

John van Kollenburg is vennoot van BDO Accountants & Adviseurs en hoogleraar accountancy aan de Universiteit van Tilburg.

Willem van Wijngaarden is partner van Van Elderen accountants/belastingadviseurs en bestuurslid van het Koninklijk NIVRA.
(NB. In het magazine staat per abuis vermeldt dat Willem van Wijngaarden partner is van Ebben.Slaats.De Jonge Accountants & Belastingaviseurs en verbonden is aan de AVANS Hogeschool.)