Magazine 01 mei 2008

Signaleren van fraude

Externe auditors zijn minder dan hun interne collega's in de positie om vroegtijdige signalen van fraude waar te nemen. Desondanks zouden zij er wel iets meer aandacht voor mogen hebben, blijkt uit een studie van de Algemene Rekenkamer.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 5, 2008

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Als fraude wordt ontdekt, komt vrijwel altijd het functioneren van toezichthouders en controleurs ter discussie te staan, schrijven onderzoekers van de Algemene Rekenkamer in het onlangs veschenen studierapport ‘Signaleren van fraude’. Kennelijk bestaat de verwachting dat zij fraude kunnen voorkomen of in ieder geval een belangrijke rol kunnen spelen bij het ontdekken ervan. “Uit onze analyse blijkt echter dat de rol van toezichthouders en controleurs bij de signalering van fraude beperkt is.”

De reden is volgens de onderzoekers dat de taak c.q. taakopvatting van toezichthouders en controleurs over het algemeen niet specifiek is gericht op fraudebestrijding. Bovendien blijkt uit de analyse van de bekende gevallen van fraude bij de overheid dat de toezichthouders en controleurs soms niet de ernst van de signalen onderkennen die naar voren kwamen uit de controle.

Media

Als accountants of toezichthouders tekortkomingen signaleren tijdens controles, krijgen deze in de meeste gevallen pas aandacht als er concrete aanwijzingen zijn dat er is gefraudeerd. Merkwaardig genoeg heeft het doorgaans onvoldoende effect als zij wél wijzen op risico's of mogelijke indicaties van fraude. Dat verandert pas als er bijvoorbeeld berichten in de media verschijnen.

De Algemene Rekenkamer gaat in het rapport na hoe kan worden bevorderd dat ambtenaren, managers en anderen beter omgaan met frauderisico's en fraudesignalen. Daarvoor analyseerden de onderzoekers enkele bekende gevallen van fraude bij de overheid in Nederland, de Verenigde Staten en Engeland. Verder neusden zij in de literatuur en luisterden ze naar 21 deskundigen, onder wie Rens Rozekrans van KPMG en André Mikkers van PricewaterhouseCoopers.

Kritischer

De Nederlandse fraudegevallen moeten de lezers bekend voorkomen: Ceteco, het gemeentelijk havenbedrijf Rotterdam, de bouwfraude, de hbo-fraude en de fraude met ESF- subsidies. Minder bekend is waarschijnlijk de fraude met noodhulp aan de slachtoffers van de orkanen Katarina en Rita in de Verenigde Staten. Na de inmiddels spreekwoordelijke boekhoudfraudes in het bedrijfsleven zijn de regels voor externe accountants zo aangepast dat zij een gestructureerde risicoanalyse moeten uitvoeren, informatie moeten inwinnen bij de bestuurders en toezichthouders van de onderneming, beheersmaatregelen moeten evalueren en gericht cijfers moeten beoordelen. De accountant moet zich, kortom, kritischer opstellen. De experts die aan dit onderzoek hebben meegewerkt, vragen zich echter af of de accountant ook daadwerkelijk voldoende aandacht besteedt aan het signaleren van fraude.

Preventieve rol

Volgens de onderzoekers is de rol van toezichthouders en controleurs vooral preventief. Ze moeten een risicoanalyse uitvoeren, de waarborgen voor interne controle beoordelen en kijken hoe het systeem voor het melden van mogelijke fraude werkt.

Verder moeten zij - tot op zekere hoogte - speuren naar fraudesignalen. Aanwijzingen voor fraude zijn bijvoorbeeld creatieve verslaglegging, het ontbreken van documenten, kopieën in het dossier in plaats van originelen, onmogelijke of onwaarschijnlijke combinaties van gegevens, onverklaarde of onverklaarbare administratieve verschillen, buitensporige afwijkingen van trends en patronen en ongebruikelijke (financiële) transacties.

Interne en externe auditors

Voor het vroegtijdig signaleren van deze aanwijzingen verkeren auditors - en met name externe auditors - niet in de beste positie. Die taak ligt volgens de experts veel meer op de weg van al dan niet direct betrokken individuele ambtenaren en medewerkers, en in iets mindere mate op die van het lagere management. Daarna komen de interne controleurs c.q. interne accountants in beeld.

Voor de externe controleurs en accountants ligt een geringe rol voor de hand, even groot als die van bijvoorbeeld commissarissen, bestuurders, politici en interne vertrouwenspersonen. De interne auditor is in dit opzicht een belangrijker speler dan de externe accountant, omdat hij meer diepgang kan bereiken.

De deskundigen schrijven aan de accountantscontrole weinig potentie toe om fraude te ontdekken. Meer zien zij in meldingen van klokkenluiders, klanten, leveranciers of anonymi.

Daarbij wijzen zij erop dat ook voormalige medewerkers een belangrijke bron van informatie kunnen zijn. Verder zien de experts in direct toezicht, interne controle en gericht onderzoek belangrijke instrumenten om fraude te signaleren.

Alerter managers

De rekenkamer legt de bal vooral bij het management. Managers moeten alerter zijn op signalen die afzonderlijk niet van grote betekenis lijken, maar in combinatie wel degelijk relevant zijn. Verder moeten zij zorgen voor goede meldprocedures en bescherming voor werknemers die overwegen om fraudes te melden.

Maar ook controleurs moeten waakzaam zijn, signalen van fraude ‘voldoende indringend communiceren’ en zo nodig zelf nader onderzoek instellen. Bij het speuren naar signalen kunnen zij frauderisicoanalyses maken, risicoprofielen hanteren en systemen testen op fraudebestendigheid. Ook het koppelen van databestanden kan fraude aan het licht brengen. Maar de privacyregels leggen daarbij wel beperkingen op.

Conferentie in najaar

Het hierboven besproken studierapport is bedoeld om de zintuigen van betrokkenen meer op scherp te zetten. In het najaar organiseren de Algemene Rekenkamer en het ministerie van Binnenlands Zaken en Koninkrijksrelaties een conferentie om het bewustzijn verder aan te wakkeren.

Studierapport ‘Signaleren van fraude’ is te downloaden via www.rekenkamer.nl.