Magazine 01 mei 2006

Op scherp

Medio dit jaar wordt de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) van kracht. Welbeschouwd bevat deze weinig nieuws ten opzichte van het reeds bestaande bouwwerk van wetten en regels. Toch moet er nog wel het een en ander gebeuren. Hoe bereiden kantoren zich voor?

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 9, 2006

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Wat doen kantoren aan de Wta?

Er is iets merkwaardigs aan de hand met de Wta. Wie de vakbladen een beetje trouw tot zich neemt, wordt al een paar maanden overvoerd met artikelen over de gevolgen van deze nieuwe wet. Het lijkt hét thema van 2006 te zijn voor accountantskantoren. Wie echter een rondje gaat bellen met ingewijden en woordvoerders van kantoren, ziet een heel ander beeld opdoemen. Het duidelijkst is René Rademakers, partner bij Van Oers Accountants, in antwoord op de vraag wat er bij zijn kantoor de komende tijd nog moet gebeuren voor de Wta: “Niks.”

Weliswaar nuanceert Rademakers dat beeld even later. Van Oers - 180 medewerkers, en ongeveer 125 controleopdrachten - investeert in een IT-project dat ervoor moet zorgen dat de compliance-functie efficiënt aansluit op de werkprocessen; en enkele details van de wet leveren ook bij Van Oers wel degelijk weerbarstige vraagstukken op. Maar de kern van zijn antwoord blijft overeind staan: “De Wta stelt dezelfde eisen ten aanzien van de kwaliteit van onze diensten als de Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1, die al van kracht was. De Wta brengt ons op dat punt dus geen nieuws.”

Bewijsvoering

Een van de belangrijkste - en moeilijkste - onderdelen van de Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1 is de eis van de expliciete bewijsvoering in het dossier. ‘Niet gedocumenteerd is niet gecontroleerd’, is het leidende motto.

Dat is nu eenmaal een kenmerk van deze tijd, meent Willem Bourgonje, voorzitter van Joanknecht & Van Zelst (120 medewerkers en een focus op controlewerk). “Als accountant moeten we nu al onze gedachtesprongen en redeneringen vastleggen op papier. Ik vind het alleen maar goed dat de accountant zo’n basisattitude heeft.”

Het ontwikkelen van die attitude is niettemin eigenlijk de grootste revolutie in het vak. Het dossier moet tegenwoordig dusdanig goed zijn dat een accountant die niet bij de uitvoering van de opdracht was betrokken, zonder aanvullende toelichting kan vaststellen dat er een deugdelijke grondslag voor de verklaring of rapportering is.

Een hardnekkige misvatting in de praktijk is dat dit alleen geldt voor wettelijke controleopdrachten. De werkelijkheid is dat de Richtlijn
Kwaliteitsbeheersing 1 van toepassing is voor alle assurance-opdrachten en daaraan verwante opdrachten, dus ook voor vrijwillige controles en beoordelings- en samenstellingsopdrachten. En zowel voor RA’s als AA’s.

Nerveus

De documentatie-eisen leveren alle kantoren de nodige hoofdbrekens op, al wil niet iedereen dat met zoveel woorden zeggen. Het is volstrekt duidelijk dat het nakende toezicht van de Autoriteit Financiële Markten mensen op scherp zet, en ook wat nerveus maakt.

Logisch, meent Paul Dinkgreve van accountantskantoor JAN©, een nieuwe combinatie van kantoren met 135 medewerkers. “De branche krijgt te maken met normhandhaving. Het is maar afwachten hoe dat toezicht in de praktijk zal uitpakken, en dat creëert een boel onzekerheid. Daarom is er zoveel aandacht voor de invoering van de Wta.”

De wat grotere kantoren ontwikkelen brochures en voorlichtingstrajecten om de essentie goed tussen de oren van mensen te krijgen. De Wta lijkt op de welbekende stok achter de deur om de dossiers op orde te krijgen.

Roadshows

Ruud Vergoossen, voorzitter Directoraat Vaktechniek van Ernst & Young Accountants, wil die formulering niet gebruiken: “Het doet een groter beroep op de discipline. Ons dagelijks werk verandert door de Wta en Bta (Besluit toezicht accountantsorganisaties, red.) niet. Bij Ernst & Young hanteerden we de International Standards on Auditing altijd al als minimumstandaarden. Het kwaliteitsbouwwerk ontwikkelt zich voortdurend. Een voorbeeld daarvan is dat de resultaten van de interne kwaliteitstoetsingen nu ook expliciet worden meegenomen bij de beoordeling van medewerkers.”

Ook Mazars gebruikt het voorjaar om de discipline bij de medewerkers op scherp te stellen. Hoofd Directoraat Vaktechniek Anton Dieleman onderkent nadrukkelijk de noodzaak van het documenteren van de werkzaamheden: “We ontwikkelen een brochure en doen een aantal roadshows in het land. Voor ons is de herziening van de compliancefunctie een van de belangrijkste wijzigingen. Tot nu toe was dat feitelijk een onderdeel van het Directoraat Vaktechniek, en nu organiseren we dat apart in de Commissie Kwaliteit en Compliance, die ook andere taken en bevoegdheden krijgt.”

Papierwinkel

Dieleman schat dat het al gauw een paar duizend uur werk kost om te voldoen aan de eisen ten aanzien van compliance: het legt dus druk op de bedrijfsvoering.

Ook andere kantoren bezinnen zich op werkbare manieren om de compliance - het toezicht op het hele controleproces van acceptatie tot aan afronding controle - zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, onder meer door ICT-oplossingen. Dinkgreve stopt er de laatste maanden veel tijd in en verkeert bovendien in de bijzondere omstandigheid dat hij nog midden in het integratieproces van de beide kantoren zit. “De nieuwe wettelijke eisen, en de voortdurende ontwikkeling daarvan, waren een van de belangrijkste argumenten voor de fusie. Het levert veel werk op, en een flinke papierwinkel. Soms moet je open deuren expliciet vastleggen. En je moet bijvoorbeeld ook vastleggen waarom offertes niet doorgaan.”

Lastenverzwaring

The devil in the detail dus. Een van die lastige details van de Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1, volgens Rademakers: “Het is praktisch gezien nogal lastig om bij samenstelopdrachten elk jaar een expliciete afweging te maken over de integriteit van de opdrachtgever. Het blijft toch vaak niet meer dan een gevoel. Er is nu nog weinig guidance over hoe we daarmee om moeten gaan.”

Een detail van een heel andere orde is de informatievoorziening die de Autoriteit Financiële Markten vraagt van kantoren die een vergunning aanvragen. Ook bij de grote kantoren vergt het voldoen daaraan wel wat aanpassing van de systemen, omdat ze de AFM straks moeten rapporteren over welke werkzaamheden ze precies bij hun cliënten hebben gedaan en welke fees daarvoor in rekening zijn gebracht. Met name de bepaling dat dit niet alleen voor de eigen organisatie geldt, maar ook voor alle aangesloten partijen in het (internationale) netwerk wekt wrevel. KPMG staat bijvoorbeeld op het standpunt dat dit een onevenredige lastenverzwaring oplevert.

Vergunning?

Voor de grote en middelgrote kantoren is de afweging óf ze een vergunning moeten aanvragen bij de Wta niet moeilijk. Rademakers (Van Oers Accountants): “De discussie is niet of je een vergunning moet aanvragen, maar of je een accountantskantoor wilt blijven. Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1 geldt immers niet alleen voor wettelijke controles.”

Bij de kleinere kantoren heerst nog veel onzekerheid, en die komt voor een deel voort uit onbegrip over de werking en reikwijdte van de Wta (zie pagina 20).

Arie Hak, vennoot van HakBaak (35 medewerkers, twee RA’s), kent geen twijfel: “Als je geen vergunning aanvraagt wordt je een B-accountant.”

Geert de Jonge is eenpitter met een RA in opleiding als medewerker. Hij heeft zich uitstekend in de materie verdiept, maar weet nog niet of hij voor een vergunning gaat. De afweging is meer dan een eenvoudige rekensom waarin de kosten van de vergunning worden afgezet tegen de mogelijk extra opbrengsten uit wettelijke controles. De Jonge: “Strikt noodzakelijk is het niet, want wij voeren nu nog geen wettelijke controles uit. De vraag is echter of je daarop voorbereid wilt zijn als het op je pad komt. Een vergunning aanvragen om er alleen maar wat mee te pronken - en dat lijkt te gaan gebeuren - vind ik niet zinnig.”

Samenwerking

Het is voor kleine kantoren overigens prima mogelijk om door samenwerking te voldoen aan de eisen van Wta en/of Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1, meent De Jonge: “Er is al enkele jaren een duidelijke beweging dat kleine kantoren steeds meer gebruik gaan maken van elkaars expertise. Ik ben zelf bijvoorbeeld een kleine honderd uur per jaar kwaliteitsbeoordelaar bij collega’s.”

Er speelt voor De Jonge nog een ‘detail’ door de discussie heen: kan een kantoor dat op dit moment geen wettelijke controles uitvoert eigenlijk wel een vergunning aanvragen? Immers, hoe kan de AFM dan toetsen of zij zich aan de richtlijnen houden? De Jonge: “Minister Zalm heeft gezegd dat het wel kan. Dus daar reken ik maar op.”

Ten slotte zijn er ook nog kantoren die de invoering van de Wta aangrijpen om de structuur op de schop te nemen. Soms gaat dat alleen om wat formele aspecten, zoals het zorgen dat de meerderheid van de zeggenschap in handen is van RA’s, of het wat nader definiëren van de bestuursverantwoordelijkheden.

Opsplitsing

In andere gevallen gaat het verder. Alle controleopdrachten van Van Oers worden bijvoorbeeld in een nieuwe vennootschap ondergebracht. Rademakers: “Dat heeft niets te maken met het indekken tegen risico’s maar is een logisch uitvloeisel van de huidige praktijk, waarin we de controleopdrachten ook al met een aparte groep medewerkers uitvoeren. We kunnen ons er extern specifieker mee profileren.”

HakBaak heeft dezelfde afweging ook gemaakt, maar ziet af van een juridische opsplitsing. Belangrijkste reden, volgens vennoot Arie Hak: “De Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1 geldt ook voor samenstelopdrachten, en ook voor AA’s.” Dinkgreve van JAN© onderschrijft dat van harte: “Ik vind afsplitsing persoonlijk onzin.”

‘Op scherp’

Dat woord neemt niemand in de mond over het gehele bouwwerk van Wta, Bta en Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1. Hak: “Het zet ons op scherp, omdat we er een politieagent bij krijgen. Het is zeker een verzwaring, maar alles bij elkaar zeker niet onwerkbaar. En uiteindelijk gaat het om het terugwinnen van vertrouwen, en daar sta ik achter.”

Bourgonje is het daar van harte mee eens. “Ik zou alleen graag wat meer aandacht voor integriteit zien in de opleiding. We moeten niet de illusie hebben dat we met regels alles kunnen dichttimmeren.”

Anatomie van de Wta

Wat moeten kantoren die een vergunning aanvragen bij de Autoriteit Financiële Markten op orde hebben? De hoofdlijnen in willekeurige volgorde:

Kwaliteit

De voorwaarden die Wet toezicht accountantsorganisaties en Besluit toezicht accountantsorganisaties stellen, komen voor 95 procent overeen met die van de Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1. De hele organisatie van een kantoor dat een vergunning aanvraagt bij de AFM moet dan ook werken overeenkomstig Richtlijn Kwaliteitsbeheersing 1. Er is na het doen van de aanvraag geen gedoogperiode waarin nog kan worden gewerkt aan de implementatie. Het hebben van kwaliteitshandboeken is niet voldoende: de kantoorstandaarden moeten ook worden nageleefd.

Naast de strenge eisen aan de bewijsvoering (zie hoofdartikel) is van belang dat bij wettelijke controles van een organisatie van openbaar belang (OOB) een kwaliteitsbeoordeling door een onafhankelijke beoordelaar verplicht is.

Bestuurders

De Wta stelt specifieke eisen aan de betrouwbaarheid en deskundigheid van de personen die verantwoordelijk zijn voor het dagelijks bestuur van de organisatie. Benoeming van een bestuurder kan straks pas gebeuren nadat de AFM heeft laten weten dat diens betrouwbaarheid boven elke twijfel is verheven. Kantoren moeten bovendien een afweging maken welke accountants zij bij de AFM aanmelden als extern accountant - deze groep mag wettelijke controles uitvoeren. De praktijk zal waarschijnlijk veelal zijn dat alle accountants worden aangemeld, anders ontstaan er binnen één kantoor twee typen accountants met verschillende wettelijke bevoegdheden.

Structuur

Er zijn verschillende opties voor de structuur. Een kantoor kan in zijn geheel opteren voor een vergunning, maar kan bijvoorbeeld ook besluiten tot het afsplitsen van een organisatie waarin de wettelijke controles worden uitgevoerd. Dat laatste kan een kostenvoordeel opleveren, beperkt de aansprakelijkheid voor een deel van de organisatie, en biedt mogelijkheden voor meer ‘vrijheid van handelen’ voor belastingadviseurs of andere professionals.

Nadeel is dat de structuur minder doorzichtig wordt en dat ook de afsplitsing (eenmalige) kosten met zich mee brengt. Het kiezen van de juiste structuur heeft veel praktische gevolgen voor bijvoorbeeld statuten, managementovereenkomsten etc.

Compliance

Compliance is in de terminologie van de Wta nadrukkelijk iets anders dan kwaliteitsbeheersing. Compliance betekent dat kantoren de naleving van het hele stelsel van wetten, regels, richtlijnen en codes moeten waarborgen. Ook zaken als debatten en discussies over integriteit, en het toetsen van de kennis van medewerkers horen daarbij.
Transparantie

Het Bta eist de instelling van een klachten- en incidentenregeling. Ook moet de accountantsorganisatie die wettelijke controles bij OOB’s verricht een transparantieverslag publiceren op de website, met onder meer een lijst van die OOB’s, een beschrijving van de structuur van het kantoor en het kwaliteitsbeheersingssysteem, en informatie over de grondslag van de beloning van externe accountants.