Magazine 01 maart 2007

IAD gekeurd

De interne auditdienst van ABN AMRO is sinds kort gecertificeerd op basis van normen van IIA, NIVRA en IFAC. Hoe en door wie? En wat zijn de praktische voordelen?

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 7, 2007

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Kwaliteitstoetsing kennen we momenteel vooral op het gebied van externe accountantsorganisaties. Op basis van de Verordening Toetsing Kwaliteit van het NIVRA toetst het College Toetsing Kwaliteit de kwaliteit van openbare accountantskantoren. “Omdat de werkomgeving van een interne accountantsdienst wezenlijk anders is dan die van openbaar accountants kon het NIVRA deze toetsing bij IAD's niet goed doen”, zegt Peter Diekman, directeur Group Audit bij ABN AMRO.

Waarom nu toch een certificering voor een IAD?

“Omdat we één van de grote internal auditafdelingen van Europa zijn. En omdat we vinden dat de internal auditfunctie van een grote bank een voorbeeldfunctie heeft.”

Een extra drive was het feit dat IIA Inc, de moederorganisatie van het Nederlandse Instituut van Internal Auditors, stelde dat alle grote internal auditafdelingen voor 2007 gecertificeerd moesten zijn.

Vijf niveaus

Voordat de toetsing door een externe partij plaatsvindt, moet er natuurlijk wel wat te toetsen zijn. “Dat betekent allereerst een verantwoordelijkheid voor ABN AMRO zelf”, stelt Rob Sweitser, hoofd Group Audit Noord Amerika. “Het hele kwaliteitsbouwwerk van de internal auditafdeling, met beleid en procedures, dient te zijn ingericht volgens de richtlijnen van de IIA.”

Sweitser onderscheidt hierbij vijf niveaus. Het eerste niveau betreft procedures voor een auditmanager ten aanzien van de review en evaluatie van alle werkzaamheden van het controleteam, inclusief een quality control checklist. Als tweede niveau is er het zogeheten second readership waarbij een van de opdracht onafhankelijke auditmanager in de praktijk vaak specialisten zijn oordeel geeft over de kwaliteit van een rapport. Een interne, onafhankelijke self assessment is het derde niveau voor het kwaliteitsbouwwerk. Daarbij worden niet alleen geselecteerde controledossiers maar alle afdelingsbrede maatregelen die daarmee samenhangen beoordeeld.

Het vierde niveau is de kruiselingse beoordeling, waar de IAD van de ene regio de IAD van een andere regio beoordeelt op onder meer interne consistentie en lerend vermogen. Tot slot is er het vijfde niveau: een externe en onafhankelijke toetsing van de kwaliteit.

Externe partij

De afgelopen jaren zijn deze niveaus bij ABN AMRO doorlopen en was het in 2006 tijd voor een toetsing door een externe partij, PricewaterhouseCoopers. “Behalve dat we voldoen aan de normen van de IIA, vonden we het ook belangrijk te voldoen aan de normen van het NIVRA en daarmee ook van het IFAC (International Federation of Accountants, red.)”, vertelt Diekman. “We hebben expliciet aan PricewaterhouseCoopers gevraagd om ons hierop te beoordelen.” Daarnaast wilde Group Audit weten hoe de afdeling er kwalitatief gezien internationaal voorstond en werd PricewaterhouseCoopers gevraagd richting te geven aan toekomstige ontwikkelingen binnen de afdeling.

Onderzoek en uitslag

Het onderzoek kende verschillende fases, vertelt Sweitser. “PricewaterhouseCoopers begon met een enquête onder het senior management, gevolgd door diepte-interviews, waarna het zelfde proces bij Group Audit werd doorlopen.” De derde fase betrof de beoordeling van relevante documenten binnen de afdeling, zoals de zogeheten audit manual, het boekwerk waarin alle interne procedures bij ABN AMRO zijn vastgelegd, en rapporten van toezichthouders. Als laatste beoordeelde PricewaterhouseCoopers de work papers, de rapporten die worden geschreven op basis van controleopdrachten en waar de interne accountants het merendeel van hun tijd aan besteden.

Regio's

Sweitser: “PricewaterhouseCoopers selecteerde rapporten uit alle belangrijke regio's. Zowel uit Nederland, Noord-Amerika en Brazilië als uit de UK, Frankrijk, Singapore en Hong Kong.”

Uit de beoordeling bleek dat Group Audit van ABN AMRO aan alle normen van IIA, NIVRA en IFAC voldoet. Bovendien bleek uit het benchmarkonderzoek dat de bank kwalitatief goed scoort vergeleken met goed presterende internal auditafdelingen van andere grote concerns.

Diekman: “We hadden een dergelijke uitslag verwacht maar het is toch van belang dat een externe partij dit na een grondige beoordeling ook uitspreekt.” Diekman wijst er verder nog op dat de certificering niet voor onbepaalde tijd is. “Over enkele jaren doet PricewaterhouseCoopers een nieuwe beoordeling en wordt bepaald of we de certificering houden.”

Efficiency voordeel

Een duidelijk praktisch voordeel van de certificering is dat externe accountants meer en duidelijker gebruik kunnen maken van het werk van de interne accountant. Dat levert volgens Diekman efficiencyvoordelen op.

“De externe accountant heeft met deze certificering een gedocumenteerde basis om te steunen op het werk van Group Audit. Er is op deze manier een betere afstemming van de werkzaamheden mogelijk tussen de externe en de interne accountant. Dit leidt uiteindelijk tot lagere kosten.”

Verder biedt de certificering een geconsolideerde kwaliteitsstandaard voor interne gebruikers, zoals de hogere managementlagen en het audit committee. Diekman: “Het Assurance-niveau voor deze gebruikers neemt toe. Dit is vooral belangrijk omdat regels als SAS 65 en RAC 610 en de toetsing door toezichthouder De Nederlandsche Bank dit niet bieden.”

Keuze

Of de voordelen opwegen tegen de kosten van de certificering is volgens Diekman moeilijk te zeggen. “Het is vooral een kwestie van een keuze maken. De auditafdeling van een financiële instelling zorgt er mede voor dat het vertrouwen in de instelling hoog blijft. Dat is een zware verantwoordelijkheid en dus is een hoge kwaliteitsstandaard nodig.”

Desalniettemin beveelt hij ook internal auditafdelingen van andere ondernemingen certificering aan. Vooral IAD's van grote ondernemingen kunnen volgens hem veel van het proces leren. “Je wordt als afdeling kritischer op jezelf en daardoor kun je ook echt doen waaraan je je hebt gecommitteerd.”

‘Bureau Vaktechniek’

Een nieuwe ontwikkeling bij de interne auditdienst van ABN AMRO is het opzetten van het zogeheten independent professional practices department.

Rob Sweitser: “Je kunt het zien als een bureau vaktechniek bij accountantsorganisaties.” In de eerste plaats is de afdeling verantwoordelijk voor het onderhoud van de audit manual, vooral om te checken of deze is afgestemd op de richtlijnen van IIA en IFAC. Verder coördineert de afdeling de permanente educatie voor de medewerkers van de IAD, onderhoudt ze de contacten met organisaties als IIA, NIVRA en de Nederlandse Vereniging van Banken en voert ze de regie over de quality assurance review. Tot slot is de afdeling een vraagbaak voor alle interne accountants bij ABN AMRO.

Sweitser: “De vragen die op dit moment leven liggen vooral op het terrein van consistentie in operationele uitvoering van de interne richtlijnen.”