Magazine 01 juni 2008

XBRL: routekaart voor accountants

De open informatiestandaard XBRL is belangrijk en onontkoombaar, vertellen experts al jaren in koor. Wat moet een accountantskantoor in de praktijk precies doen met het thema? 'de Accountant' peilde de stemming tijdens het Nederlands Taxonomie Event van mei 2008 en presenteert de tien meest gestelde vragen.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 6, 2008

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

1 XBRL staat zo'n beetje synoniem voor lastenverlichting. Hoe staat het daarmee?

De toenmalige ministers Zalm en Donner zagen XBRL in 2006 inderdaad als een soort wondermiddel om de administratieve lasten te verminderen. De gedachte daarachter was en is prima: een gemeenschappelijke taal die zowel door de fiscus, de Kamer van Koophandel, het CBS als andere partijen wordt gebruikt leidt natuurlijk tot een aanzienlijke versimpeling. Het kabinet koppelde destijds ook een bedrag aan de plannen: XBRL zou een besparing mogelijk maken van 350 miljoen euro. Later kwam er kritiek op dat cijfer omdat de aannames op drijfzand waren gebaseerd.

Momenteel is er vooral discussie over waar die besparing dan vandaan zou moeten komen:

• Bij de ondernemer, menen sommigen. Een ondernemer hoeft straks immers niet langer allerlei formulieren en aangiftes in te vullen, maar kan met een druk op de knop vol doen aan de informatiebehoefte van de verschillende instanties. Dat scheelt tijd.
• Bij de accountant, menen anderen. Daarbij wijzen ze er vooral op dat de fiscale aangiften gaan samenlopen met de jaarrekening. Dat zou de accountant werk schelen en dus zou de rekening ook wel wat omlaag kunnen. De realiteit is dat veel accountants - los van XBRL - al een flinke efficiencyslag hebben gemaakt.
• Bij de banken, zo wordt ook duidelijk. Naar verluidt zijn er nu Nederlandse banken die dertig tot veertig miljoen euro per jaar kwijt zijn aan het overtikken van informatie uit jaarrekeningen. Als ze dat voortaan automatisch kunnen inladen, kunnen ze dus hele afdelingen opheffen en verbetert de kwaliteit van de gebruikte data.
• En hoe zit het met de overheid zelf? Ook bij de Kamer van Koophandel zit nu bijvoorbeeld nog veel handmatig werk. Onduidelijk is wie straks de financiële voordelen krijgt als dat werk niet meer nodig is.

2 Wat heeft een accountant nodig om straks goed om te gaan met XBRL?

Een accountant die voor zijn cliënt XBRL-rapportages wil opstellen, moet beschikken over een softwarepakket dat hierop is voorbereid. Technisch gezien is dat niet zo moeilijk, en de komende tijd zullen steeds meer softwareleveranciers hun pakketten erop voorbereiden. Gerard Bottemanne, onafhankelijk softwareonderzoeker, claimt dat nu nog geen enkel pakket volledig klaar is voor XBRL. Leveranciers delen die visie echter niet. Feit is dat er regelmatig stappen worden gezet door de leveranciers om hun pakketten af te stemmen op de eisen van XBRL.

Een van de belangrijke onderwerpen in dit verband is het aspect van de digitale handtekening: wanneer XBRL informatie wordt ingediend bij een instantie moet volstrekt duidelijk zijn dat de ondernemer, en niet de accountant, deze informatie indient. Ook als de accountant die informatie wel ‘klaarzet’ in bijvoorbeeld een internetomgeving voor zijn klant, zodat deze met een paar muisklikken de informatie kan verzenden. Dit alles vergt nadere afspraken rondom het gebruik van de digitale handtekening, en Jan Pasmooij van het NIVRA vertelde dat het NIVRA hiermee druk doende is.

Terzijde: het is bij dit alles wel de vraag of er in zo'n situatie nog veel toegevoegde waarde is voor een rapportgenerator. Bij het rapporteren onder XBRL is immers de rubricering en layout niet relevant: het gaat om het verzenden van data met de juiste XBRL labels en contextuele informatie, die door de ontvangende partij rechtstreeks kan worden verwerkt en zelf naar believen kan worden gerubriceerd.

3 Moet ik nu wel of niet investeren in software voor XBRL?

Het is moeilijk te zeggen of u zich beter als trendsetter of trendvolger kunt opstellen.

Een zeer relevante ontwikkeling in dit kader is de zogenaamde samenval van commerciële en fiscale jaarrekening. Op 15 mei 2008 is het wetsvoorstel in de Tweede Kamer goedgekeurd. Het voorstel richt zich op de harmonisatie van verschillen tussen de statutaire jaarrekening en de fiscale aangifte: de jaarrekening zal dan op basis van fiscale grondslagen kunnen worden ingediend.

Deze samenval is onlosmakelijk verbonden met XBRL: XBRL maakt het immers mogelijk om op basis van één datadefinitie zowel de commerciële jaarrekening als de fiscale aangifte in te dienen. Als het zover is, zou het dan ook wel eens hard kunnen gaan: ondernemers zullen het dan een vanzelfsprekendheid vinden dat hun accountant kan omgaan met de vereenvoudigde eisen. De accountant die dan niet mee kan in die ontwikkeling kon dan zelfs wel eens rap out of business raken.

Tijdens het congres presenteerde de werkgroep Fiscale Jaarrekening van het Nederlands Taxonomie Project (NTP) het rapport ‘Verkorte Winstaangifte Vennootschapsbelasting’ aan staatssecretaris van Financiën Jan Kees de Jager. In dat rapport staat onder meer dat de omvang van de jaarlijkse aangifte vennootschapsbelasting door kleine rechtspersonen met ongeveer 75 procent kan worden gereduceerd. Deny Dijkgraaf van accountantskantoor BDO gaf namens de werkgroep aan dat men ook de winstaangifte voor eenmanszaken, VOF's en bijzondere doelgroepen zoals stichtingen onder de loep gaat nemen.

4 Levert XBRL ons kantoor geld op?

Nee. XBRL is vooral de aanleiding om eens kritisch te kijken naar waar de toegevoegde waarde van de accountant nog zit. Kantoren die zich zodanig organiseren dat het opstellen van jaarrekeningen en aangiften een fluitje van een cent is, krijgen ruimte voor andere diensten. Want het echte administratieve werk dat gepaard gaat met het opstellen van jaarrekeningen en aangiften levert straks namelijk nauwelijks meer wat op, al lijkt nog niet iedereen dat echt te beseffen. Wanneer de informatiedefinities goed zijn bepaald in de administratie, is het eigenlijk een kwestie van het boeken van de basisstukken en vervolgens met een druk op de knop de rapportage in XBRL formaat klaarzetten.

5 Waar verdient de accountant in de mkb-praktijk dan straks zijn geld nog mee?

Met diensten en adviezen rondom de rapportages. Adviezen over een betere bedrijfsvoering bijvoorbeeld. Of met intelligente software die op basis van de administratieve data en/of brancheinformatie allerlei benchmarks, prognoses en andere informatie maakt die voor de ondernemer relevant is. Niet voor niets waren tal van aanbieders van dergelijke producten aanwezig tijdens de Expo van het evenement om daar hun waren aan te prijzen.

Dat heeft op zich overigens niet alleen met XBRL te maken: het is een ontwikkeling die sowieso al aan de gang is. De de standaardisatie door XBRL maakt vergelijkingen en hergebruik van gegevens wel eenvoudiger. De waarde van het echte samenstelwerk vermindert, en dus moet de accountant op andere terreinen waarde zoeken.

Overigens ter nuancering hiervan: banken blijken volgens Jan Pasmooij wel degelijk waarde te hechten aan ‘het kaftje’ van de jaarrekening, al kunnen ze het hoe en waarom daarvan niet helemaal rationaliseren. De naam en reputatie van een accountantskantoor voegt dus wel degelijk nog steeds waarde toe aan de informatie van zijn cliënt. Banken beseffen wel degelijk dat de accountant een aantal werkzaamheden verricht om tot zijn samenstellingsverklaring te komen.

6 De waardeketen zou op zijn kop gaan. Moet ik me zorgen maken?

Zie ook de vorige vraag. Potentieel is er echter nog meer aan de hand. Een bank zou als gevolg van de standaardisering van financiële informatie vrij eenvoudig het domein van de accountant kunnen betreden, zeker nu er ook steeds meer mogelijkheden ontstaan om de boekhouding automatisch te koppelen aan bankmutaties en zelfs aan elektronische facturen. En ook softwarebedrijven zouden het accountantsdomein kunnen betreden. Dan zou de keten inderdaad op zijn kop gaan.

Navraag tijdens het evenement bevestigde dit beeld. Men wil geen namen van partijen noemen die hiermee bezig zijn, wel dat het om ‘realistische scenario's’ gaat.

7 Gaat een accountant straks de XBRL-informatie certificeren?

Absoluut. De accountant controleert nu ‘bevroren informatie’, in de vorm van een jaarrekening. Straks gaat het veel meer om het controleren van de juistheid van de gehanteerde datadefinities - de XBRL-labels - en het proces van de informatieverwerking en rapportage. Essentieel is in elk geval dat de accountant moet meekijken bij het ‘mappen’ van de grootboekrekeningen naar de XBRL-definities. Daarbij is overigens softwarematige ondersteuning voorhanden. Op termijn kan de accountant overigens ook controlewerkzaamheden van andere partijen overnemen. Banken zouden bijvoorbeeld willen weten of de juiste XBRL-labels zijn gebruikt en bij de aanlevering aan de Belastingdienst zou de accountant ook al een aantal basiscontroles kunnen uitvoeren, zodat de aangifte direct kan worden afgedaan. Gesprekken daarover zijn gaande.

Hoe dan ook zijn er nieuwe vormen van assurance nodig, want een handtekening onder een papieren jaarrekening is straks niet meer nodig en/of mogelijk. Tijdens het evenement werd dan ook ingegaan op nieuwe vormen van assurance, wat ook ontwikkeling vergt in de regelgeving. Jan Pasmooij toonde zich namens het NIVRA optimistisch dat er op dit punt nu snelheid zal ontstaan, vooral omdat er vraag naar deze assurance komt. Hij verwees daarbij naar de banken, die graag zekerheid willen over de XBRL-informatie die zij gebruiken, en naar de Amerikaanse toezichthouder SEC, die hoog inzet op XBRL en daarbij assurance ook een essentiële rol toedicht. Saillant detail is daarbij overigens dat het in beleidsdocumenten van de SEC geen vanzelfsprekendheid is dát de accountant hier een rol heeft te vervullen.

Een ding werd glashelder tijdens de discussies: de huidige intensieve discussies over de samenstelverklaring in de huidige vorm zijn eigenlijk niet meer dan een achterhoedegevecht. Want die hele verklaring bestaat straks eenvoudig niet meer bij XBRL-informatiestromen.

8 Steeds meer mensen praten over standard business reporting. Wat is dat?

Standard business reporting, of kortweg SBR, is eigenlijk een veel betere term dan XBRL. SBR gaat namelijk over een uniformering en standaardisering van financiële informatie, waarin XBRL niet meer dan een techniek is. Waar het in essentie om gaat is dat diverse systemen nu niet met elkaar kunnen praten. Vergelijk het met twee mobiele bellers - eentje die belt via KPN, de andere via Vodafone - die niet met elkaar zouden kunnen communiceren omdat de telefoonmaatschappijen andere datadefinities hanteren. Tot dit moment is deze idiote situatie een goed gebruik in de wereld van de financiële informatie. SBR is het werkveld dat zich bezighoudt met het verbeteren daarvan. Het zou goed zijn om deze term wat meer te gaan gebruiken en de besmette term XBRL te mijden. De XBRL-gemeenschap lijkt zich te weinig te realiseren dat men zich impopulair maakt onder accountants en ondernemers door onnodig moeilijke woorden te gebruiken. Tijdens een van de sessies presteerde iemand het om de woorden interoperabiliteit, semantiek en instance document in één volzin te vatten. Is het dan gek dat accountants - die zich nu massaal hadden aangemeld voor deze sessie, want zelfs in de deuropening van het zaaltje stonden nog mensen - niet zo makkelijk zijn over te halen om aan de slag te gaan met XBRL?

9 Softwarebedrijven zijn niet per definitie blij met XBRL. Hoe zit dat?

Een aantal softwarebedrijven profileert zich nadrukkelijk met XBRL. Reeleezee en Creaim zijn bijvoorbeeld trendsetters op dit gebied. Andere bedrijven vragen zich af wat XBRL betekent voor hun business. Caseware realiseert zich bijvoorbeeld dat het aanbieden van rapportgeneratoren op termijn misschien weinig lucratief meer is, al ziet men op andere gebieden wel kansen.

Er speelt echter onderhuids ook nog iets anders. Traditioneel hebben aanbieders van financiële software een sterke zogenaamde vendor lock in. Dat betekent dat wie deze pakketten eenmaal aanschaft, vrij stevig zit vastgeklonken aan deze leverancier voor updates en aanvullende modules. Het overstappen naar een andere leverancier is lastig en tijdrovend. In de toekomst kan dat een fluitje van een cent worden als de ‘diepere’ versie van XBRL, XBRL Global Ledger (GL), wordt gehanteerd. XBRL GL standaardiseert namelijk de vastlegging, uitwisseling en rapportage van alle grootboekgegevens op transactieniveau. De consequentie daarvan is dat het overstappen van bijvoorbeeld Unit 4 op Exact ongeveer even moeilijk wordt als het overstappen van Vodafone op KPN. De kosten van het switchen dalen dan en dit zal de concurrentie tussen softwarebedrijven waarschijnlijk opdrijven.

10 Moet ik mijn cliënten nu al inlichten over XBRL?

Laten we eerlijk zijn: Het zal uw cliënt worst wezen of hij al dan niet gaat XBRL'en. Ondernemers zijn geïnteresseerd in gemak en willen zo weinig mogelijk tijd bezig zijn met hun administratie. Vermijd dus moeilijke termen als XBRL, taxonomie of instance document, maar laat wel zien hoe u hem/haar helpt om die efficiency te bereiken. Want linksom of rechtsom, ondernemers zullen de komende jaren steeds meer gaan inzien dat het samenstellen van jaarrekeningen een koud kunstje wordt. U kunt ze dan ook maar beter voor zijn door daarbij te helpen.

Over XBRL

XBRL - of voluit eXtensible Business Reporting Language - is een open standaard voor het uitwisselen van bedrijfsinformatie. Ondernemingen, overheden, toezichthouders en accountants hebben er wereldwijd mee te maken. XBRL draagt bij aan een gemakkelijkere, snellere en goedkopere uitwisseling van informatie. In een maatschappij waar informatie de belangrijkste brandstof is, is dat natuurlijk een aantrekkelijke eigenschap.

De Nederlandse overheid is een warm voorstander van XBRL. Het terugdringen van de administratieve lasten was een van de belangrijkste motieven achter het Nederlandse Taxonomie Project (NTP), waarin onder meer de ministeries van Justitie en Financiën, de Raad voor de Jaarverslaggeving, het Centraal Bureau voor de Statistiek en de Belasting dienst samen afspraken hebben gemaakt over een Nederlandse taxonomie voor financiële gegevens. De administratieve lasten van bedrijven worden teruggedrongen doordat zij hun informatie - zoals financiële jaarverslaggeving, belastingaangifte en statistische informatie - digitaal kunnen aanleveren in XBRL-formaat. Het grote voordeel voor ondernemingen is dat gegevens nog maar één keer hoeven te worden vastgelegd.