Magazine 01 juni 2007

'Volkomen controle kan, maar willen we ook?'

Volgens Marc van Hilvoorde is betaalbare 'volkomen controle' ('de Accountant' mei 2007, pagina 32) heel goed mogelijk, mits accountants, klanten en softwareleveranciers maar samenwerken. De vraag is meer of de partijen wel echt willen.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 10, 2007

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Ruud Veenstra pleit al jaren voor een andere controleaanpak: een ‘spijkerharde’ op steekproeven gebaseerde volkomen controle in plaats van de volgens hem ‘boterzachte’ op risico-inschattingen gebaseerde huidige aanpak. Volgens hem is dat mogelijk en niet te duur.

Accountants die spreken of schrijven over volkomen controle - what’s in a name? - bedoelen niet altijd hetzelfde. Volkomen controle lijkt al heel dicht aan te liggen tegen ‘volledige controle’. Maar als we ervan uitgaan dat volkomen controle betekent dat er wat exacter iets kan worden gezegd over de juistheid en volledigheid per jaarrekeningpost, is al heel snel duidelijk dat hier geen enkel probleem ligt.

Het is inderdaad zeer wel mogelijk een volkomen controle uit te voeren. Dat was vroeger al mogelijk, nu en in de toekomst.

Het relevante deel van de stelling betreft de efficiency. Kunnen we als accountant kleinere materialiteitsgrenzen hanteren, meer zekerheid geven en daar toch niet meer geld voor vragen?

Als de accountant zijn leaseauto naar de garage brengt voor een servicebeurt, ziet hij dat de monteur de auto aan een computer koppelt om een eerste indicatie te krijgen hoe het er met zijn auto voorstaat. De gegevens worden uitgelezen en de computer geeft het antwoord.

Een onhandige monteur doet hier vijftien minuten over. Snel, efficiënt en goedkoop. Wonderlijk dat een accountant hier naar kan kijken zonder het gevoel te hebben dat het met zijn eigen werkzaamheden ook niet wat makkelijker zou kunnen.

Wat dit voorbeeld wel duidelijk maakt, is dat er een aantal randvoorwaarden nood-zakelijk is om gegevens uit te lezen die snel een indicatie geven van de status van de onderneming. Een volkomen controle veronderstelt namelijk dat de accountant meer doet met beschikbare data: meer gegevensgericht dan systeemgericht controleert.

De garagehouder heeft genoeg aan één computerprogramma om alle gegevens voor een specifiek merk uit te lezen. De auto beschikt over een standaardaansluiting waarmee de standaardgegevens worden aangeboden aan de computerapplicatie.

Om dit ook voor accountants mogelijk te maken zijn dus gestandaardiseerde gegevens nodig. De accountant moet met hetzelfde programma al zijn klanten kunnen aftappen. Al zijn klanten moeten over eenzelfde aansluiting beschikken waarop de computer kan worden aangesloten, en de gegevens moeten op eenzelfde wijze kunnen worden geïnterpreteerd.

We hebben het hier over gegevensstandaarden. En standaarden bestaan bij de gratie van samenwerking; tussen accountants, softwareleveranciers en hun klanten. Maar zijn de accountants wel geïnteresseerd in samenwerking? Veel niet heel efficiënte werkzaamheden worden natuurlijk toch op de rekening netjes verantwoord en vervolgens betaald.

Er zijn de softwareleveranciers wel geïnteresseerd in samenwerking? Want als gegevens makkelijk kunnen worden afgetapt, kunnen de gegevens ook makkelijker van het ene systeem naar het systeem van de concurrent stromen.

En zijn de klanten wel geïnteresseerd in samenwerking? Ik ben benieuwd hoe hetmanagement van een onderneming reageert op de accountant die zegt: “Vorig jaar kwam ik met tien man controleren, dit jaar met drie mensen met een doos met software onder de arm. En de rekening zal per volgend jaar met veertig procent gaan dalen. Maar dan moet u wel de volgende aansluiting realiseren.”

Ik zie deze accountant nog niet met gejuich binnengehaald worden. Daarnaast blijft natuurlijk ook de vraag of ondernemingen wel echt transparant willen zijn. Ik kan mij zelfs voorstellen dat er maatschappelijke, Nederlandse belangen zijn om dat niet te willen zijn. In ieder geval niet transparanter dan de buitenlandse concurrentie.

Maar het goede nieuws is dus, dat een efficiënte en volkomen controle nog dit jaar zou kunnen worden ingevoerd als accountants, softwareleveranciers en hun klanten vandaag beginnen met samenwerken. De praktijk is echter vergelijkbaar met de rij auto’s in de ochtendspits. Als iedereen tegelijkertijd het gaspedaal helemaal indrukt, en we dus allemaal honderd gaan rijden is de file weg zonder dat we brokken maken. In werkelijkheid echter trekt de accountant op, hij remt af voor zijn klant die wel heel veel afstand houdt tot zijn voorganger, en vervolgens moet de softwareleverancier achter ons ook weer in de remmen om niet tegen de accountant aan te botsen. Ondertussen hoort de accountant op de radio dat de files langzaam beginnen op te lossen.

Noot
Marc van Hilvoorde is werkzaam bij de Belastingdienst en lid van het Wildschut-overleg. Dit stuk is geschreven op persoonlijke titel.