Geen off- maar onshoring
In het artikel over uitbesteding van financiële administratie (‘de Accountant’, mei 2005) worden outsourcing en offshoring over één kam geschoren, evenals bulken specialistisch werk. Voor bulkverwerking is outsourcing echter vaak gunstig, maar offshoring juist niet, stelt Vincent Tophoff. De hogere beheerskosten doen de ‘exotische’ loonvoordelen al snel verdampen.
Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 10, 2005
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Vincent Tophoff
Outsourcing is al zo oud als de weg naar Rome. Stel je voor dat je strikt zou vasthouden aan alles zelf doen. Voordat je aan het werk kan moet je eerst een boom omhakken voor de verwarming en water putten voor koffie. Je moet een duizendpoot zijn om al die klussen te klaren waar normaal gesproken een monteur of een adviseur voor komt opdraven. Je zit bij de pakken neer als je je realiseert hoeveel externe onderdelen er zitten in het product dat je onder jouw naam op de markt brengt. Kortom, het grootste deel van de output van bedrijven is al door derden voorgekookt.
In dit licht is het op zijn zachtst gezegd merkwaardig dat veel organisaties tot op de dag van vandaag hun financieel-administratieve (bulk)processen volledig zelf blijven uitvoeren. Verklaarbaar is het wel: om het aan de accountant over te laten bleek vrijwel altijd fors duurder uit te pakken, nog daargelaten of die het beter en sneller kon en al helemaal afgezien van het mogelijke collisiegevaar met de controle. Accountants zijn dure denkers die je niet met bulkverwerking moet opzadelen. Dit geldt echter ook voor de meeste interne financials. Maar dat een paar stukjes van de financiële administratie wat lastiger zijn, is toch geen reden om dan ook maar alle bulk aan deze overgekwalificeerde en dure krachten over te laten? Splitsing in specialistisch werk en bulkverwerking is dus gewenst.
Iedereen die wel eens met een schop een berg zand heeft afgegraven die door een shovel was opgericht, weet dat juist gereedschap onontbeerlijk is. De meeste informatiesystemen zijn voor bulkverwerking echter totaal ongeschikt! Wat voor een expert moet je wel niet zijn en hoeveel screens moet je door voordat je slechts één transactie hebt doorgevoerd? Laat staan dat het systeem een beheerste werkstroom afdwingt, managementinformatie over het procesverloop en de uitkomsten oplevert, of een automatische koppeling legt tussen transactie en onderliggend boekstuk.
Een modern workflow managementsysteem dat speciaal is gericht op data entry en information processing daarentegen kan enkele honderden boekstukken per medewerker per uur verwerken, voor enkele centen tot dubbeltjes per boekstuk, binnen 24 uur verwerkt en met een ijzeren greep op zowel de goede als de foute of ontbrekende transacties. Zet dit eens af tegen de prestaties van veel ‘eigen’ administraties. Zelf ander gereedschap aanschaffen is een optie, maar wellicht is het nog beter om (onderdelen van) de financieel-administratieve (bulk)verwerking uit te besteden.
In het artikel wordt outsourcing als remedie tegen slecht georganiseerde processen een grote ‘valkuil’ genoemd. Ten onrechte! Deze mythe wordt in stand gehouden door dure financiële managers, accountants en leveranciers van ‘doe-het-zelf’-hard- en software die in het eindeloos sleutelen aan de interne processen (‘BPR-en’) een goudmijn hebben gevonden. Met name vanwege bovengenoemde factoren krijgen ze het echter nooit optimaal. Een (bulk)verwerkingsorganisatie met de juiste mensen, middelen en methoden, krijgt zelfs de meest ontspoorde processen weer in het gareel, voor een fractie van de kosten, veiliger en sneller, omdat het voor zo’n externe leverancier kerntaken zijn. In tegenstelling tot wat het artikel beweert zal een dergelijk beheerst proces, ook al is het extern, eerder minder dan meer werk voor de controlerend accountant met zich mee brengen. Zeker als de externe verwerker SAS 70 gecertificeerd is.
Een andere vraag is echter of de verwerking dan ook maar gelijk naar India moet verhuizen. Zulke offshoring is een afweging van kosten en opbrengsten. Doorgaans nemen met offshoring de directe loonkosten af en de beheerskosten toe. Voor specialistisch werk dalen de loonkosten echter veel sneller dan voor bulkverwerking, terwijl de beheerskosten juist voor bulkverwerking snel stijgen. Bij goed georganiseerde bulkverwerking zijn de directe loonkosten per boekstuk slechts een fractie van bijvoorbeeld de herstelkosten van eventuele fouten. Als daarvoor een dure manager naar India op en neer moet vliegen, dan is de winst op de loonkosten snel verdampt. Dit nog afgezien van de extra accountantskosten omdat die zich volgens het artikel ook zo nodig ter plaatse een oordeel moet vormen omtrent de AO/IC.
Tussen de Randstad en India liggen gelukkig ook nog relatief goedkope gebieden zoals Noordoost Nederland met een groot aanbod van goedgeschoolde, Nederlands sprekende werknemers en uitstekende ICT-voorzieningen. Niet voor niets springen de shared service centers daar als paddestoelen uit de grond. Onshore outsourcing dus. Niks geen hype, maar een serieuze trend, gebaseerd op een nuchtere Hollandse afweging tussen kosten en opbrengsten.
Noot
Vincent Tophoff, registeraccountant, is verbonden aan INTE-Q Integratiemanagement BV.